4 Möglichkeiten, anderen zu helfen, prägnanter zu sein
Es ist wieder passiert. Trotz Ihrer Bemühungen, dies zu vermeiden, sitzen Sie in einem Online-Meeting fest und hören dem Mann zu, der 15 Minuten braucht, um etwas zu erklären.
Wenn jemand endlich ein Wort bekommt, hört er ein bisschen zu, unterbricht aber plötzlich, als er merkt, dass er es vergessen hat „, Ein weiteres Detail.“ Fünf Minuten später redet er immer noch und du denkst an all die besseren Dinge, die du tun könntest.
Wenn wir darauf stoßen, ist die Standardantwort für viele von uns, sich über die Person zu beschweren oder Strategien zu entwickeln, wie sie behoben werden können. Die Frage, die mir oft gestellt wird, ist:
Wie kann ich diesen Kerl dazu bringen, prägnanter zu sein?
Die schlechte Nachricht? Nicht viel, es sei denn:
- Sie sind sich des Problems voll bewusst.
- Sie wollen wirklich besser werden.
Selten sind diese beiden Dinge wahr. Ich habe gesehen, wie viele Führungskräfte Zeit und Ressourcen verschwendet haben, um Menschen zu „reparieren“.
Hier ist die bessere Nachricht: Sie stellen die falsche Frage.
Es ist wahrscheinlicher, dass Sie die Nadel mit Einzelpersonen bewegen, wenn die Organisation als Ganzes eine prägnante Kommunikation schätzt. Wenn das der Fall ist, werden mehr Menschen Maßnahmen ergreifen, um es zu unterstützen. Hier sind vier Möglichkeiten, Ihr Team in prägnanter Kommunikation zu führen:
Zentrieren Sie die Personen auf das Publikum
Die meisten Personen öffnen bei der Vorbereitung einer Präsentation, eines Berichts oder eines Briefings eine leere PowerPoint-Präsentation und fragen sich: „Was soll ich in diese Präsentation einfügen?“ Sie werden diese Frage auch Kollegen und Ihnen stellen.
Es ist die falsche Frage. Wenn Sie es hören, ist es eine unmittelbare Gelegenheit zum Coaching, auch wenn Sie ein Peer sind oder der fragenden Person untergeordnet sind.
Eine viel bessere Frage ist: „Was muss Ihr Publikum hören?“ Sobald sich die Strategie auf die Bedürfnisse des Publikums konzentriert, bietet dies den Rahmen für das, was gesagt werden muss. Wenn es nicht auf ein Publikumsbedürfnis eingeht, ist es fremd.
Wenn die Antwort auf diese Frage nicht klar ist, befähigen die besten Führungskräfte die Menschen, eine Antwort auf diese Frage zu finden, bevor sie etwas anderes tun.
Besprechungsschweine rufen
Sie können (und sollten) nicht in jede Interaktion eintreten, aber wenn Sie ein Meeting durchführen, geben Sie den Ton an. Wenn jemand anfängt, weiter und weiter zu gehen, trainiere, indem du sagst:
Das klingt nicht nach Details, die jeder braucht. Damit wir an unserer Agenda festhalten können, was ist das Endergebnis, das wir alle wissen müssen?
Sei freundlich, aber fest. Nachdem Sie dies in einigen Besprechungen gehört haben, Die meisten Leute werden mit prägnanteren Nachrichten auftauchen.
Dies setzt natürlich voraus, dass Sie eine Agenda haben. Wenn nicht, fangen Sie hier an: Vier Praktiken für die Leitung eines effektiven Meetings.
Meetings vorzeitig beenden
Auf den ersten Blick mag dies nichts mit Prägnanz zu tun haben, aber es spricht Bände für die Teamkultur. Führungskräfte, die jeden Moment eines jeden ständigen Meetings ausfüllen, verpassen die Gelegenheit zu demonstrieren, dass sie das kuratieren, was am wichtigsten ist.
Natürlich müssen sich Teams treffen, um die beste Arbeit zu leisten, und diese Zeit sollte gut genutzt werden. Wenn Sie gelegentlich ein Meeting vorzeitig beenden oder alles zusammen überspringen, zeigen Sie allen, dass Sie auch eine prägnante Kommunikation schätzen.
Stilstandards anwenden
Praktisch jede globale Unternehmensmarke hat Standards für die Verwendung von Logos, Farben, Schriftarten und Grafiken in der Kommunikation. Jede bedeutende akademische Einrichtung verwendet einen beliebten Styleguide für die Formatierung von Dokumenten, um eine konsistente Formatierung und Benutzerfreundlichkeit für die Leser zu gewährleisten.
Sie können auch die Erwartung an eine prägnante Kommunikation mit Ihrem Team stellen. Wichtige Standards für hochkarätige Aktivitäten können formuliert werden, wie zum Beispiel:
- Kundenberichte können bis zu fünf Seiten lang sein.
- E-Mails an unsere Lieferanten sind 500 Wörter oder weniger.
- Wir behandeln alle geplanten Tagesordnungspunkte.
Beachten Sie, dass diese Standards beschreiben, was angestrebt und nicht vermieden werden soll. Natürlich wird es Ausnahmen geben, aber Sie geben den Ton an, damit der Standard in den meisten Situationen erfüllt wird.
Wenn alles andere fehlschlägt, versuchen Sie dies
Selbst die gesündeste Kommunikationskultur wird nicht immer die schlimmsten Täter beeinflussen. Wenn Sie das oben Genannte versucht haben und immer noch in Schwierigkeiten geraten, finden Sie hier 6 Gewohnheiten, um zu verhindern, dass Menschen Ihre Zeit verschwenden.