24 Fragen, die Sie bei der Planung eines Community-Outreach-Programms stellen sollten – # 24 ist möglicherweise das wichtigste!
Die Kirchen sind berufen, die Verlorenen zu erreichen und den Bedürftigen zu helfen. Oft geschieht dies durch ein Community-Outreach-Programm. Um ein Community-Outreach-Programm zu erstellen, muss Ihre Kirche einige erste Planungen durchführen.
Um ein erfolgreiches kirchliches Ereignis zu haben – ob es sich um Gemeindearbeit, eine Bibelschule oder ein kirchliches Geschäftstreffen handelt, ist Organisation und Planung unerlässlich!
Stellen Sie ein Team zusammen und beginnen Sie mit dem Planungsprozess. Nehmen Sie dazu diese 21 Fragen und beantworten Sie sie. Dokumentieren Sie Ihre Antworten und beginnen Sie mit der Erstellung eines Handbuchs für Ihre Reichweite.
24 Fragen zum Erstellen eines Community Outreach-Programms
Wer ist im Planungsteam?
Identifizieren Sie Personen, die Ihnen bei der Planung einer erfolgreichen Outreach-Veranstaltung helfen können. Bitten Sie um Hilfe von Menschen, die eine Leidenschaft und ein Interesse an Outreach haben.
Versuchen Sie, 6-8 Personen zu finden, die Ihnen helfen und sich verpflichten können, die Details der Veranstaltung zu planen. Arbeiten Sie, um Hilfe von Menschen zu erbitten, die in Organisation, Marketing, Freiwilligenaufsicht begabt sind und den Erreichten dienen.
Wen wollen wir erreichen?
Sie müssen Ihren Fokus auf eine bestimmte Gruppe beschränken. Bestimmen Sie, welche Bevölkerungsgruppe Sie erreichen möchten, da dies einen Großteil der anderen Planungselemente der Reichweite bestimmt.
Fühlen Sie sich zum Beispiel berufen, kleine Kinder, Jugendliche, junge Familien, leere Nester oder ältere Menschen zu erreichen?
Oder möchten Sie Obdachlose, Menschen in Armut, Inhaftierte oder Kranke erreichen? Wenn Sie mehr als eine Gruppe ansprechen möchten, priorisieren Sie, mit welcher Gruppe Sie beginnen möchten.
Warum versuchen wir diese Gruppe zu erreichen?
Sobald Sie die Gruppe festgelegt haben, auf die Sie abzielen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie die Frage beantworten können: Warum zielen wir auf diese Gruppe ab?
Es kann sein, dass Ihre Gemeinde eine große obdachlose Bevölkerung hat, in der Sie das Evangelium verbreiten möchten.
Oder vielleicht möchten Sie in das Leben von Kindern säen mit der Hoffnung, dass es ihre Zukunft verändern wird.
Das Warum ist genauso wichtig wie das Wer, also stellen Sie sicher, dass Sie diese Frage beantworten können.
Was sind die Bedürfnisse derer, die wir erreichen wollen?
Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was Ihre Reach-Community benötigt. Machen Sie keine Annahmen finden Sie heraus, was die wirklichen Bedürfnisse sind.
Zum Beispiel habe ich mit einer Organisation zusammengearbeitet, die davon ausging, dass eine Bevölkerung eine grundlegende Gesundheitsversorgung benötigt; auf die Frage jedoch – die Kinder brauchten einfach Schuhe!
Wie können wir diese Anforderungen logistisch erfüllen?
Ok angenommen, Sie haben festgestellt, dass Sie ein Mittagessenprogramm für die Armen starten möchten. Sie müssen über Dinge nachdenken wie:
- Wo können wir das Essen verteilen
- wo können wir das Essen zubereiten
- Welche Vorräte und Materialien werden für die Verteilung benötigt
- Wie viele Freiwillige brauchen wir, um die Verteilung zu verwalten
- Wie können wir Lebensmittel und Vorräte transportieren
- Welche Gesundheitsstandards müssen wir erfüllen?
Wann ist der beste Zeitpunkt, um diesen Einsatz zu planen?
Timing ist alles, also stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Reichweite zu einem Zeitpunkt planen, der gut zu Ihrer Zielgruppe passt.
Erkundigen Sie sich bei lokalen Community-Events, um sicherzustellen, dass die von Ihnen veranstaltete Veranstaltung nicht mit einer jährlichen Community-Veranstaltung in Konflikt steht, die Ihr Publikum entführen könnte.
Wie können wir die Reichweite vermarkten?
Bestimmen Sie den besten Weg, um die Veranstaltung zu vermarkten. Zum Beispiel, wenn Sie eine ältere Bevölkerung erreichen, nutzen Sie die Dienste, die sie nutzen, um Ihnen zu helfen, das Wort zu verbreiten.
Dies kann über Arztpraxen, Seniorenclubs oder Seniorentageseinrichtungen erfolgen.
Erstellen Sie zielgruppenspezifische Marketingmaterialien. Zum Beispiel unterscheiden sich die Tools, mit denen Sie Teenager vermarkten, stark von den Tools, mit denen Sie eine ältere Bevölkerung vermarkten würden.
Finden Sie die bevorzugte Kommunikationsmethode heraus und erstellen Sie Materialien, die höchstwahrscheinlich ihre Aufmerksamkeit erregen.
Welche Aktivitäten werden wir während der Öffentlichkeitsarbeit durchführen?
Bestimmen Sie die Aktivitäten für die Veranstaltung. Wenn Sie beispielsweise lokale Familien erreichen möchten, erstellen Sie Veranstaltungen, an denen Kinder gerne teilnehmen.
Machen Sie eine Liste mit Aktivitäten wie Schminken, Hindernisparcours oder Hüpfburg.
Welche Bereiche müssen organisiert werden?
Brainstormen Sie operative Bereiche wie:
- Einrichtung einrichten / abreißen
- Ausrüstung und Zubehör
- Marketing
- Überwachung und Schulung von Freiwilligen
- Budget
- Aktivitäten
Wie ist die Organisationsstruktur der Reichweite?
Erstellen Sie ein Organigramm für die Reichweite. Identifizieren Sie jeden Bereich der Reichweite. Weisen Sie dann eine Aufsichtsperson, Teamleiter und stellvertretende Leiter für jeden Bereich zu.
Bestimmen Sie nun die Anzahl der Freiwilligen, die für die logistische Seite des Einsatzes benötigt werden.
Wie hoch ist das Budget für die Öffentlichkeitsarbeit?
Sie haben jetzt eine ziemlich gute Vorstellung davon, wen Sie erreichen möchten und wie Sie sie erreichen möchten. Jetzt müssen Sie ein Budget für diese Reichweite erstellen. Um dies zu tun:
Raten Sie am besten, wie viele Personen Sie erreichen werden. Verwenden Sie Ihre Kontakte in der Community, um eine Nummer zu finden.
Bestimmen Sie als Nächstes die Kosten pro Person – Wenn Sie beispielsweise ein Mittagessenprogramm erstellen, wie hoch sind Ihre Kosten für jedes Mittagessen (einschließlich Vorräte) für jede Person, die Sie erreichen möchten
Fügen Sie 10% für die unerwarteten Ausgaben hinzu und berechnen Sie einen Dollarbetrag.
Woher kommt die Finanzierung?
Egal, ob Sie eine Kirche oder eine gemeinnützige Organisation sind, das Budget für Outreach-Veranstaltungen muss finanziert werden. Wird die Finanzierung aus dem Jahresbudget der Kirche kommen oder werden Sie die Finanzierung von externen Quellen erbitten.
Werden Sie beispielsweise mit lokalen Unternehmen zusammenarbeiten, um die Kosten für Lieferungen und Materialien auszugleichen?
Wenn ja, wie viel des Budgets kann von diesen Kosteneinsparungen absorbiert werden? Kann Ihre Organisation den Rest der Finanzierung unterstützen und wenn nicht, woher kommt sie.
Sie möchten andere Programme nicht gefährden, weil Sie sich nicht die Zeit genommen haben, die tatsächlichen Kosten für das Hosting einer Outreach–Aktivität zu berechnen.
Was sind die Stellenbeschreibungen für Freiwillige, um die Öffentlichkeitsarbeit zu erleichtern?
Erstellen Sie eine Liste aller zu erledigenden Aufgaben. Werden Sie spezifisch und beschränken Sie es auf kleine Aufgaben. Erstellen Sie eine Liste dieser Jobs und erstellen Sie eine Stellenbeschreibung für jeden Job.
Dies mag wie eine zeitaufwändige Aufgabe erscheinen, aber je mehr Sie auf Papier bringen können, desto weniger Fragen werden Sie während des Outreach beantworten. Fügen Sie in die Stellenbeschreibungen grundlegende Informationen ein wie:
- Was anziehen
- Anfangs- und Endzeit der Schicht
- Wo finde ich benötigte Vorräte
- An wen kann ich mich mit Fragen wenden
- Antworten auf erwartete Fragen der Kontaktgruppe
- Spezifische Aufgaben des Jobs
- Bereich einrichten anweisungen sowie Anweisungen zum Aufräumen nach der Veranstaltung
Welche Ausbildung müssen die Freiwilligen absolvieren?
Erfolgreiche Outreach-Veranstaltungen erfordern eine Ausbildung von Freiwilligen. Zu diesem Training gehören Informationen wie:
- Ziel der Veranstaltung
- Do’s and Don’ts
- Verhaltenserwartungen
- Servicestandards – dh: Pünktlich erscheinen, schnell auf Anfragen reagieren usw ….
Welche Vorräte werden benötigt?
Nehmen Sie sich Zeit, um zu überlegen, welche Vorräte benötigt werden. Die meisten Vorräte sind leicht zu denken, aber versuchen Sie, an die Dinge zu denken, die Sie möglicherweise benötigen, die möglicherweise nicht offensichtlich sind.
Dinge wie Büroklammern, Stifte, Papier, Marker oder alles, was die Kontaktaufnahme für Freiwillige erleichtert.
Wer bestellt die Vorräte?
Nachdem Sie nun wissen, welche Vorräte benötigt werden, identifizieren Sie jemanden, der diese Vorräte bestellt oder kauft.
Stellen Sie sicher, dass diese Person Zugang zu einer Kreditkarte oder Bargeld hat, um die Einkäufe zu tätigen. Wenn ein Freiwilliger gebeten wird, seine persönliche Kreditkarte für Einkäufe zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie ihm eine Spesenabrechnung zur Verfügung stellen, mit der er eine Rückerstattung erhalten kann.
Wo wird Veranstaltungsmaterial gelagert?
Haben Sie einen vorbestimmten Ort, um die Vorräte zu lagern, während sie geliefert werden. Verwenden Sie Freiwillige, um Kisten zu entladen und die Vorräte nach Kategorien zu organisieren.
Etikettieren und lagern Sie beispielsweise alle Küchenutensilien getrennt vom Auf- und Abbau.
Wenn Sie jemals nach einem Notfall oder einer Naturkatastrophe Spenden erhalten haben, wissen Sie, dass die Lagerung von Materialien eine Herausforderung sein kann.
Identifizieren Sie lokale Lagerschränke, leere Sattelzugmaschinen oder leere Lagerhallen. Sie können oft den Raum gespendet bekommen. Führen Sie eine kurze Liste von Personen, Unternehmen oder Organisationen, an die Sie sich wenden können, um bei temporären Speicheranforderungen zu helfen.
Weisen Sie jemanden zu, der die Lagerhaltung überwacht und die ein- und ausgehenden Materialien berücksichtigt. Sie möchten ein genaues Inventar darüber führen, was gespendet und was für die Berichterstattung nach dem Ereignis verteilt wird.
Lassen Sie sich nicht erwischen, ohne die Antwort auf Fragen wie: Wie viele Personen konnten Sie bedienen oder wie viele Flaschen Wasser haben Sie verteilt?
Wie transportieren wir die Vorräte?
Lieferungen von einem Ort zum anderen zu bewegen, kann eine logistische Herausforderung sein. Ermitteln Sie das Volumen Ihrer Lieferungen und identifizieren Sie einen geeigneten Transportprozess.
Wenn Sie zum Beispiel ein paar Leute haben, die bereit und in der Lage sind, ihre privaten Lastwagen oder Lieferwagen zu benutzen, planen Sie sie ein. Wenn nicht, müssen Sie möglicherweise Zugang zu einem Sattelzug und jemanden finden, der ihn an Ihre Outreach-Site liefert.
Wo werden wir die Lieferungen inszenieren?
Versorgung und Veranstaltungen gehen Hand in Hand – unabhängig davon, welche Art von Öffentlichkeitsarbeit Ihre Kirche leistet. Erstellen Sie eine Karte der Outreach-Site und bestimmen Sie bestimmte Bereiche, in denen die Vorräte für die Verteilung bereitgestellt werden sollen.
Wenn Sie beispielsweise eine Fütterungsaktion durchführen, legen Sie fest, welche Vorräte in der Küche und welche an den Serviertischen sein müssen, damit Freiwillige leicht auf das zugreifen können, was sie benötigen.
Was ist der Aufbauprozess für die Reichweite?
Nachdem Sie die Vorräte an Ihren Outreach-Standort geliefert haben, erstellen Sie einen Prozess, um sie einzurichten. Verwenden Sie Ihre Karte, um zu zeigen, wo Vorräte bereitgestellt werden, und fügen Sie den Stellenbeschreibungen der Freiwilligen Anweisungen zur Einrichtung hinzu.
Das Ziel wäre, dass Freiwillige zeigen, ihre Vorräte finden und sie für die Reichweite einrichten – ohne Fragen zu stellen.
Wer beaufsichtigt die Freiwilligen?
Wenn jemand während der Veranstaltung herumläuft, können unerwartete Probleme schnell gelöst werden.
Identifizieren Sie einen leitenden Freiwilligen als Roaming-Supervisor aller Freiwilligen. Lassen Sie diese Person die Ansprechpartner für zusätzliche Lieferungen sein, technische Probleme beheben oder Anweisungen geben und Fragen von Freiwilligen beantworten.
Was ist nach der Veranstaltung abzureißen und aufzuräumen?
Jeder ist bereit, nach einem erfolgreichen Einsatz nach Hause zu gehen. Es muss jedoch ein wenig bereinigt werden, nachdem alle Outreach-Empfänger verschwunden sind.
Erstellen Sie einen Abrissprozess mit einer Karte, die Freiwilligen zeigt, wie sie übrig gebliebene Vorräte einpacken, wo sie sie ablegen und wie Sie sie wieder in einen gemeinsamen Lagerbereich bringen. Identifizieren Sie einen leitenden Freiwilligen, der alle Fragen beantworten und sicherstellen kann, dass alle Vorräte und Materialien an einem vorgegebenen Ort aufbewahrt werden.
Wie erfolgt die Reinigung von Verbrauchsmaterialien?
Einige Verbrauchsmaterialien für Outreaches können wieder verwendet werden. Erstellen Sie ein Inventar dieser Arten von Verbrauchsmaterialien und einen Prozess, um sie nach jedem Ereignis zu bereinigen.
Zum Beispiel sind Zelte, Tische, Stühle, Kühler nur ein Beispiel für Vorräte und Materialien, die nach einer Outreach-Veranstaltung gereinigt, abgewischt oder getrocknet werden müssen.
Was haben wir gelernt?
Nehmen Sie sich die Zeit für eine Nachbesprechung nach einer erfolgreichen Öffentlichkeitsarbeit und dokumentieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse. Verwenden Sie diese wertvollen Informationen, um Ihre nächste Reichweite zu verbessern.
Wenn Ihnen beispielsweise Vorräte fehlten, die das Ereignis möglicherweise erleichtert hätten, notieren Sie es und fügen Sie es einer stehenden Vorratsliste hinzu. Oder wenn ein Team von Freiwilligen Frustration über einen Prozess zur Erledigung ihrer Arbeit zum Ausdruck gebracht hat, besprechen Sie, wie Sie ihn beim nächsten Mal verbessern können. Halten Sie detaillierte Notizen und überprüfen Sie sie, wenn Sie den Planungsprozess für die nächste Reichweite beginnen.
Kirchen investieren Zeit und Ressourcen in die Öffentlichkeitsarbeit, weil sie verstehen, wie wichtig es ist, etwas zu bewirken. Kleine Gesten, die einer verletzten Gemeinschaft helfen können, können dazu führen, dass jemand der Liebe Christi ausgesetzt ist und oft zu dramatischen Veränderungen im Leben führt. Und ist es nicht das, wozu die Kirche berufen ist?
An welchen Arten von Gemeindeaktionen nimmt Ihre Kirche teil?
