Tips til forberedelse af en mundtlig præsentation til modelresultater
mange analytikere og modeller er enige om, at offentlige taler ikke er deres foretrukne del af jobbet, og selvom det kan være sjovt at forestille sig din øverste ledelse i deres undertøj, er det sandsynligvis mere nyttigt at være forberedt ved at følge disse grundlæggende tip.
Kapitel 12
da den person, der har opbygget en finansiel model eller udført analysen af en bestemt situation, kender modellen bedst, bliver finansielle modeller ofte bedt om at kommunikere resultaterne af den finansielle model som en formel præsentation for bestyrelsen eller den øverste ledelse. Forståeligt nok finder mange detaljerede analytikere ofte, at det er en ganske udfordring at destillere deres 20 megabyte økonomiske model, der har taget uger at bygge ind i en 10-minutters præsentation!
selvom de fleste ledende medarbejdere måske ikke er interesserede i at se selve modellen, vil de måske gerne se levende og skiftende scenarier. Hvis modellen er bygget korrekt, vil du være i stand til at foretage en enkelt ændring af inputantagelserne, og publikum vil være i stand til at se virkningerne af disse skiftende scenarier i realtid. Sørg for, at du tester alle mulige input på forhånd—intet ser mindre professionelt ud end en #REF! fejl under en live følsomhedsanalyse.
skal jeg bruge Slide?
ikke alle præsentationer kræver, at du bruger
Følg disse grundlæggende regler for præsentationer:
- Vis kun en nøglebesked pr. Må ikke fortrænge det eller forsøge at formidle for meget på en gang.
- giv dem en mere detaljeret rapport at se igennem, men hvad du viser på skærmen skal være en meget kortfattet oversigt over denne rapport.
- sørg for, at skrifttypen er stor nok og klar på en dataprojektor. Test det på forhånd, hvis du kan—nogle gange ser farver godt ud på en skærm, men ser udvasket ud, når de projiceres på væggen.
- hvis du viser selve modellen på skærmen, skal du øge forstørrelsen, så dit publikum kan se tallene. Test dette på forhånd, og husk, at du kun kan vise en lille del af skærmen på denne måde.
- brug diagrammer og grafik til at vise din besked. Generelt vil output fra en model være numerisk, og diagrammer er en fantastisk måde at vise dette på. Forskning viser også, at publikums opmærksomhed og opbevaring af information øges markant, når grafik bruges i stedet for ren tekst i præsentationer.
vigtigst er det at være forberedt på spørgsmål vedrørende output, input, antagelser eller funktion af modellen. Sørg for, at du kan forsvare de antagelser, der er blevet brugt, eller den måde, noget er beregnet på. Hvis du ikke er fortrolig med nogle af antagelserne, sig det foran. Modeloutputtet er kun så godt som de antagelser, der er gået ind i det, så du skal sørge for, at publikum accepterer de vigtigste antagelser, før de accepterer modelresultaterne.
hvis du har mulighed for det, skal du bruge lidt tid sammen med de vigtigste publikummedlemmer på forhånd og gå dem gennem antagelserne og metodologien i modellen. De kan have nogle spørgsmål eller kommentarer, som du ikke har forventet, og det vil give dig en chance for at foretage ændringer eller forberede dine svar på sandsynlige spørgsmål på forhånd.
min Model er 30MB med 25 faner! Hvor skal jeg starte?
hvis du har en 10-minutters slot, hvor du skal formidle modelens høje niveau, har du sandsynligvis brug for omkring fire dias. Hvis vi har sammensat en business case for et nyt produkt, for eksempel output for en typisk finansiel model, kan omfatte:
- en oversigt over forventede pengestrømme eller rentabilitet. Hvis du har brug for at vise 20 år, skal du bare vise År 1, 5, 10, 15 og 20.
- vigtige antagelser. Brug din vurdering her til at vælge, hvilke antagelser der er vigtige. Vælg dem, der enten påvirker modellen mest, eller du er mest sikker på.
- scenarier analyse. På et dias vil du sandsynligvis komfortabelt kunne passe 4 5 scenarier, så vælg klogt. Som minimum skal du vise et bedste tilfælde, base-case og værste tilfælde. Se” scenarier og følsomhedsanalyse i en Business Case ” I kapitel 11 for flere detaljer om, hvordan du opretter disse.
- resultater af følsomhedstest. Vis resultaterne af tilpasning af en enkelt antagelse. For eksempel, hvis vi skulle få vores kundeoptagelsesbeløb forkert med 1 procent, vil dette medføre en ændring på $500.000 til NPV-og det er noget, publikum skal være opmærksom på!
hvis du har mere end 10 minutter, kan du muligvis vise selve modellen, hvis præsentationen mere er et værksted end en formel præsentation. I begge tilfælde skal du være i stand til at give hver person en sammenfattende rapport om de første par sider af modellen med mere detaljerede tal, end du har været i stand til at medtage i præsentationen. Hvis modellen er velskrevet, danner hver side sikkerhedskopieringsdata og kildeoplysninger for modellen og kan udskrives eller distribueres, hvis modtageren af de sammenfattende resultater anmoder om yderligere oplysninger.
Sammenfattende er output og præsentation af resultaterne lige så vigtig som resten af modelbygningsprocessen, fordi der ikke er nogen mening i at have fantastisk bygget model, som ingen af beslutningstagere kender til! Når en model er bygget, skal vi derefter vise dens resultater klart og kortfattet for at få dit budskab igennem, hvad enten det er via en skriftlig rapport eller mundtlig præsentation. Denne sidste fase af modelopbygningsprocessen får undertiden ikke så meget fokus af mange modeller, især dem, hvis færdigheder ofte er mere analytiske end visuelle.