Sådan planlægger du en prisceremoni i 12 trin

Sådan planlægger du en prisceremoni i 12 trin

uanset om du er fundraising, anerkender ekspertise i din branche eller blot siger ‘tak’ til dine medarbejdere, er prisceremonier en strålende måde at bringe alle sammen til en aften med god sjov.

det kræver noget at organisere en Oscar-værdig prisudstilling, men for at hjælpe dig har vi opdelt processen i 12 let handlingsmæssige trin.

de 12 trin er:

• valg af det rigtige navn
• skrivning af en kort
• Indstilling af et budget
• valg af dommere
• valg af spillested
• valg af tema
• valg af pris sange
• tilvejebringelse af værdi
• underholdning af dine gæster
• løb en lodtrækning
• booking af et band
• promovering af din prisuddeling

sådan ruller du den røde løber ud og arrangerer en killer-prisoverrækkelse. Glem ikke at tjekke vores checkliste for planlægning af prisuddelingen i bunden af dette indlæg også!

Navngiv din prisoverrækkelse

før du kommer i gang med at organisere dit arrangement, er det tid til at komme med nogle prisuddelingsnavneideer. Dette sikrer, at alt, hvad du gør, har et fortællingstema og holder alle dine dokumenter i orden. Så hvordan kommer du op med et navn til din prisoverrækkelse? Nogle ideer kunne være:

Tjek konkurrent prisoverrækkelser

før du kan bestemme et navn, skal du kontrollere, at ingen andre har det. Brug andre prisceremonier i din branche til at støtte dig i at skabe et engagerende og effektivt navn. Hvis din prisoverrækkelse f. eks. er for medarbejderengagement, vil Søgning i dette hjælpe dig med at se, at der findes eksisterende priser som:

“UK Medarbejderengagementspriser”

“Engagementspriser”

“Engager priser”

…. og så videre!

brug af lignende søgeord vil gøre din prisoverrækkelse lettere synlig – men du vil ikke forveksles med en anden begivenhed. Du kan vælge at gå til en curveball og opbygge dit brand, så det bliver øjeblikkeligt genkendeligt.

Brainstorm søgeord, der vedrører din prisoverrækkelse

for at få balancen, begynde brainstorming søgeord, der passer til din ceremoni. Dette kan være nøgleord relateret til din branche, dit emne eller de mennesker eller produkter, du fejrer. “De britiske Startup-priser” gør, hvad der står på tin; men et navn som “Rising SaaS Startup-priser” er mere iørefaldende og vil appellere til et specifikt publikum.

Test et arbejdsnavn

hvis du er kommet med 3-4 prisoverrækkelsesnavneideer, som du kan lide, kan du prøve dem for størrelse. At spotte et logo, oprette en hjemmeside eller endda skrive en e-mail ved hjælp af hver navneide kan hjælpe dig med at færdiggøre den, der passer.

Skriv en brief

uanset hvilken type begivenhed du organiserer, er det et godt sted at starte at skrive en brief. I dit briefingsdokument skal du angive nøjagtigt, hvorfor du iscenesætter begivenheden. Hvad er dine vigtigste mål, og hvad håber du, at prisuddelingen opnår? Er det at øge bevidstheden om en sag, at øge medarbejdernes motivation eller at skaffe penge? Du bør også bruge brief til at udtænke målingerne af succes, du kan henvise til efter ceremonien. Dette kunne være et mål fundraising tal, eller mere kvalitativ, ligesom stor feedback fra alle dem, der deltog.

når du har identificeret dine vigtigste mål, vil dette hjælpe dig med at planlægge begivenhedsspecifikationerne, såsom antal og art af gæster, begivenhedsdato og placering samt indhold og tone.

Tilføj alle disse aspekter til din korte (fuld tjekliste nedenfor), og det vil være meget nemmere at sælge din ide til alle, der er involveret.

relateret: One page event plan

Indstil budgettet

det er også vigtigt at tænke på budgettet fra starten. Det er klart, at der ikke er nogen mening at planlægge champagne og østers, hvis dit budget kun strækker sig til cava og chips! Det beløb, du skal bruge, afhænger af den model, du vælger til din begivenhed. Vil det være fortjeneste med billetter, der sælges? Vil priserne blive sponsoreret for at hjælpe med at dække omkostningerne, eller kommer alt ud af det interne budget?

Nøgleomkostninger, du bliver nødt til at tænke på, inkluderer F & B (mad og drikkevarer), spillested og D priscor, underholdning og VIP ‘ er – hvis du vil have højt profilerede dommere, værter, højttalere eller specielle gæster, kan dette spise en betydelig del af budgettet.

du bliver også nødt til at tænke over omkostningerne ved at promovere dit arrangement og tilskynde kandidater til at komme ind – skal du betale for reklamer i branchemedier eller udvikling af en specialplatform, som deltagere kan registrere og/eller stemme på?

når du har en omtrentlig ide om, hvor meget det hele kommer til at koste, kan du udarbejde billetpriser eller sponsorpakker for at sikre, at du i det mindste dækker omkostningerne.

relateret: Hent din egen begivenhed budget templat

Vælg dine dommere

hvem du vælger som dommere vil påvirke den opfattede integritet af dine priser, så vælg omhyggeligt. Hvad kvalificerer disse personer til at dømme på dette område? Er de kendt og respekteret i deres branche? Hvad er deres resultater?

ud over dette er det vigtigt, at de kan dømme uafhængigt og retfærdigt og ikke ses som partiske over for nogen kandidat eller virksomhed. Du skal også implementere et afstemningssystem, hvis dommerne ikke kan træffe en enstemmig beslutning og klare kriterier for, hvordan vinderen vælges.

du kan også implementere en “People’ s choice” – pris eller kategori, hvor de, der deltager i arrangementet, kan vælge deres vinder. Dette giver deltagerne et element af kontrol og sikrer, at de er investeret i natten.

Brug dette trin til også at tænke over den type deltagere, du vil tilmelde dig, da dette vil gøre din markedsføring meget lettere senere på linjen.

Vælg et sted

dit budget og antallet af gæster vil være den største påvirkningsfaktor, når du vælger et sted, men udover dette skal du kigge efter et sted med en grad af ‘holdningsfaktor’. Af deres natur, prisudstillinger formodes at være spændende og glamourøse og skabe forventning før begivenheden. At vælge et unikt sted kan hjælpe med at øge interessen, så afvis ikke usandsynlige spillesteder – kreativ belysning og sæt dressing kan helt omdanne et rum.

bare sørg for at tjekke med din AV-leverandør, at rummet vil fungere fra et praktisk synspunkt med hensyn til akustik osv. og at ingen gæster vil have en blokeret udsigt over scenen. Selvfølgelig, det er betryggende, hvis lokalet har været vært for priser før, og du kan bede om at se fotos eller tale med arrangøren for at se, hvordan det hele fungerede.

relateret: 8 spørgsmål du skal stille et arrangementslokale, før du underskriver

Vælg et tema

at have et tema til din prisoverrækkelse er en anden måde at differentiere det på og få folk begejstrede. Sørg for at vælge noget inspirerende. Måske kunne det være old school glamour, den olympiske ånd eller fremtiden fantastisk?

ud over D priscor, invitationer og underholdning kan dit tema hjælpe med at inspirere dine specielle gæster. For eksempel, hvis du har en begivenhed med Ol-tema, kan du invitere en berømthedsperson til at tale, eller til et futuristisk tema, måske en inspirerende opfinder?

Vælg dine prissange

de sange, du vælger til en prisceremoni, vil have stor indflydelse på stemningen. Musik kan bruges til at introducere højttalere, annoncere vindere og fejre en kategori eller virksomhed, der indsamler deres præmie. Her er nogle gode sangideer til prisceremonier:

Upbeat prisceremoni sange:

• Katy Perry – fyrværkeri
• Florence – du har kærligheden
• Survivor – Eye Of The Tiger
• Jon Bon Jovi – Livin’ On A Prayer
• Macklemore & Ryan – kan ikke holde os

inspirerende prisoverrækkelsessange:

• Eminem – ikke bange
• Kanye Vest – stærkere
• rejse – Stop ikke med at tro’
• Jay – Encore
• Christina Aguilera – Fighter

følelsesmæssig prisoverrækkelse sange:

• Israel Kamakavito ‘ Ole – et sted Over regnbuen
• Eva Cassidy – sangfugl
• Natasha Bedingfield – uskrevet
• Demi Lovato – kriger
• manuskriptet – Hall of Fame

Tilføj værdi

ud over uddelingen af priser skal din begivenhed tilbyde ekstra attraktioner. Ikke alle vil gå væk med en gong, men de skulle komme væk og føle, at billetprisen ikke desto mindre var det værd.

facilitering af netværk er en god måde at tilføre værdi til dit arrangement. Muligheden for at møde det store og det gode i din industrisektor vil uden tvivl være en stor attraktion for gæsterne, så planlæg pauser, hvor de kan blande og blande sig.

samt en reception før middagen, overvej en stand-up dessertbuffet til efter ceremonien for at få alle til at tale.

du kan også overveje at give væk goody tasker til alle dem, der deltager. Hvis dine gæster er fra en bestemt branche, eller i en bestemt alder eller demografi, er dette en fantastisk metode til at erhverve sponsorer til dine tyvekoster. Det betyder også, at, vinder eller ej, dine gæster gå hjem med noget (og noget utroligt instagrammable også!).

relateret: ekspertguiden til bedre netværk ved begivenheder

underhold

dine gæster er kommet til en forestilling, så sørg for at give dem en! Det kan være lidt kedeligt for ikke-Vindere at læse en lang liste med prisvindernes navne og se, hvordan de får taget deres foto, så tænk over, hvordan du kan opleve sagen med creative AV og en engagerende Komprimer.

musik, video og lys skal alle komme sammen for at skabe et skuespil, og hvis du kan inkludere imponerende teknologi som projektionskortlægning eller endda hologrammer (budget tillader det!), vil du have publikum på kanten af deres pladser.

Kør en tombola

selvom det primære mål med din begivenhed ikke er at skaffe penge til velgørenhed, gå ikke glip af muligheden for at gøre noget godt for dit samfund. Du kan holde en tombola eller auktion med donerede præmier. Dette vil give sponsorer chancen for en råbe ud, samtidig med at hæve penge til en værdig sag.

annoncer om natten, hvor meget der er rejst for at fremskynde feel good-faktoren, eller gem de gode nyheder til opfølgningskommunikation.

relateret: 5 måder at gøre fundraising sjov med spil

Organiser festen

når den officielle forretning er ude af vejen, er det tid for alle at lade deres hår ned og ramme dansegulvet. Det er vigtigt at booke et godt band, der garanteret får publikum til at summende, så spørg rundt om anbefalinger.

ud over et band – hvis dit budget vil strække sig til det – arrangere nogle visuelle underholdning såsom en højenergi dansegruppe, aerial performers eller en close-up tryllekunstner. Dette hjælper med at holde opmærksomheden mellem dommerrunder og gør din ceremoni til en begivenhed i sig selv, selv uden for prisuddelingen.

sådan promoverer du din prisoverrækkelse

sociale medier tilbyder den perfekte platform til både at opbygge spænding omkring din ceremoni og dele alle overskrifterne om natten. Sørg for, at du har udarbejdet en liste over alle dine vinderes Kvidrehåndtag, og giv et teammedlem jobbet med at annoncere hver prismodtager online i realtid, som de sker. Dette vil give vinderne ekstra ære og hjælpe med at hæve profilen for din begivenhed.

glem ikke at oprette et dedikeret hashtag til dine priser, så dine gæster kan deltage i samtalen og dele billeder og nyheder fra aftenen. Denne form for’ social proof ‘ vil vise dine priser er en ikke-til-være-savnet begivenhed og skabe brummer til næste år.

hvis du ikke allerede gør det, skal du oprette en destinationsside eller tilmeldingsformular, hvor dine deltagere, gæster og dommere kan blive en del af en e-mailmarkedsføringsliste. Dette er en fantastisk kanal til at opbygge forventning op til begivenheden og minde alle om prisfristerne.

du vil også overveje online rejsen, for både deltagere i arrangementet og dem, der deltager i prisuddelingen. Er det nemt at indsende en post? Hvordan kan gæsterne tilmelde sig en billet, og invitere deres venner også? Opret en rejse og test det selv for at sikre, at det er så nemt som muligt for deltagerne at være på udstillingen.

relateret: 5 måder at skabe sociale medier brummer under og efter dit arrangement

konklusion & prisplanlægningscheckliste

der er meget at tænke på, når man planlægger en fantastisk prisuddeling, men det er en af de mest effektive og givende typer begivenheder, som kan hjælpe med at nå alle mulige forretningsmål.

fra at udvide din organisations rækkevidde og indflydelse til at motivere og inspirere medarbejdere eller generere betydelige indtægter, er priser værd at gøre.

for at gøre dit arbejde så nemt som muligt, tilbyder Eventbrite en række organisatoriske værktøjer. Spænder over invitationer til undersøgelser efter begivenheden, hjælper dig med at styre processen fra start til slut – uanset hvor ambitiøse dine planer er! Bare tjek vores checkliste for planlægning af prisuddeling nedenfor for at hjælpe dig i gang:

prisoverrækkelse planlægning tjekliste

Skriv en begivenhed brief herunder:

• begivenhedsnavn
• nøglemål
• målinger af succes
• antal deltagere
• type deltagere
• begivenhedens dato og placering
• begivenhedens Tone
• Ceremonietema

Set budgettet eller den ønskede indtægt for:

• mad og drikkevarer
• Venue
• D Larscor
• underholdning
• VIPs/dommere
• Promotion
• billetpriser
• sponsorpakker

vælg deltagere som:

• ceremoni dommere
• æresgæster
• typer af deltagere

Find et sted og adfærd:

• AV recce
• møde med spillestedets ejer

Design natten med:

• prisoverrækkelse sange
• netværk
• Goody tasker
• underholdning
• tombola

Markedsfør din ceremoni ved hjælp af:

• en strategi for sociale medier
• dedikeret hashtag
• e-mail-opdateringer
• blogindhold
• Tilmeld landingsside