Sådan Leder du et konferenceopkald / 16 Tips til at erobre dit næste møde
“Hallo? Kan du høre mig?”
“Åh, undskyld, du går først.”
“Nej, du går først!”
” Undskyld, hvem taler nu?”
konferenceopkald er en udfordring. Når du har flere personer, der er afhængige af lyd, går du glip af de rige visuelle signaler, der kan hjælpe et møde med at køre problemfrit.
selvom videokonferencer hurtigt overgår lyd, er der stadig lejligheder, hvor det gode ol ‘ telefonopkald er en bedre mulighed, såsom:
- når du arbejder hjemmefra eller et andet sted, hvor du ikke vil have invasionen af privatlivets fred for alle, der ser din baggrund
- til kortere møder
- til møder med færre mennesker
- til møder “på farten”, såsom under pendling
- når internetforbindelse/båndbredde er et problem, og deltagernes forbindelse ikke kan understøtte video Godt
selvfølgelig kommer lydkonferenceopkaldet med unikke udfordringer, såsom:
- det er svært at tyde, hvem der taler.
- det er svært at vide, hvornår man skal tale.
- du er muligvis begrænset til de visuelle hjælpemidler, du kan bruge til en præsentation.
på grund af konferenceopkaldets unikke udfordringer er det desto vigtigere at komme forberedt. Nedenfor er nogle tip til, hvordan man leder et konferenceopkald uden hovedpine.
før konferenceopkaldet
Vælg den rigtige app til internetkonferencer.
selvom du helt sikkert kan lede et konferenceopkald, der er rent lyd, kan det være nyttigt og mere engagerende at supplere opkaldet med en skærmdeling. Der er mange apps til internetkonferencer, der giver dig mulighed for at gøre dette.
du kan f.eks. være vært for et lydopkald, men stadig være i stand til at dele din skærm. Sådan gør du:
- når du planlægger dit Forstørrelsesmøde, skal du sørge for, at værtens video og deltagernes video er “slået fra.”Under “Avancerede indstillinger” skal du sikre, at” Aktiver venteværelse ” er markeret.
- når deltagerne ankommer, afholdes de i venteværelset. Det betyder, at du kan vælge, hvornår du vil indrømme dem til det faktiske møde (de kan ikke automatisk deltage). Dette vil sikre, at der ikke er nogen af den akavethed hos mennesker, der kommer ind på forskellige tidspunkter og introducerer sig selv, afskærer andre mennesker. Du kan indrømme alle til mødet, når du er klar, og derefter introducere dig selv og deltagerne ad gangen.
- når alle er optaget, og introduktioner er forbi, kan du bruge tavlefunktionen eller dele, hvad der er på din skærm.
Slet deltagerlisten.
med konferenceopkald, jo færre deltagere, jo bedre. Med for mange mennesker på et lydopkald kan det blive forvirrende, fordi du skal skelne mellem så mange stemmer. Hvem du vælger at invitere, sørg for, at de virkelig har brug for at være der. For resten kan du blot sende dem noter fra mødet.
Tildel en notetaker.
som leder har du hænderne fulde administrerende højttalere og sørger for, at mødet kører problemfrit. Anmod om, at en anden tager noter, så du kan sende disse mødereferater til alle efter opkaldet.
Indstil en mødefrist.
ingen kan lide et møde, der trækkes unødigt ud, men det er endnu værre, når mødet foregår via lyd, fordi uden stimulering af at se ansigter, har disse tendens til at blive kedelige hurtigt.
hvis du er vært for et lydkonferenceopkald, skal du holde det på 30 minutter og ikke længere end en time.
Opret dagsordenen.
skitsere, hvem der vil tale, hvad de skal tale om, og i hvilken rækkefølge. Med de udfordringer, der er forbundet med lydopkald, er det vigtigt, at du tæmmer kaoset ved at bestemme, hvem der skal præsentere, og hvornår.
hvad angår formatet, er det bedre at få alle til at give hele deres præsentation først og derefter åbne gulvet for spørgsmål. Dette vil reducere forvirring og reducere antallet af gange folk taler over hinanden.
del dagsordenen og mødedetaljerne med alle via e-mail.
nu hvor du har bekræftet deltagerlisten og oprettet dagsordenen, skal du sørge for at dele den med alle tilstedeværende i god tid før mødet. Dette giver deltagerne tid til at forberede sig, hvis de præsenterer og gør sig bekendt med rækkefølgen af præsentanter.
Giv alle de oplysninger, de skal bruge for at deltage i opkaldet. Dette inkluderer linket, opkaldskoden og adgangskoden. Sørg for at sende det til dem i god tid, og måske sende det igen 30 minutter før mødet.
ud over dagsordenen og mødeadgangsoplysningerne skal du dele nogle mødepegere, de skal følge, såsom:
- før du ringer ind, skal du sørge for at være i et roligt miljø. Baggrundsstøj fra flere linjer kan gøre det meget vanskeligt for alle at høre. For at sikre den bedste lydkvalitet skal du bede deltagerne om at installere en støjreducerende app, såsom Krisp, på forhånd for at eliminere den støj, de ikke kan undgå i deres rum.
- annoncer dig selv, når du deltager i mødet (så længe du ikke er forsinket). Dette forslag afhænger meget af den type app, du bruger. Nogle, som GoToMeeting, vil ringe en klokke, når nogen kommer ind. Andre har en mulighed, hvor appen automatisk annoncerer deltagerens navn, når de deltager i opkaldet. Og endnu andre, som for eksempel, vil lade dig som vært holde deltagere i et venteværelse, og det vil vise en liste over nuværende deltagere, så det er måske ikke nødvendigt at annoncere sig selv.
lav et tørt løb med din valgte konferenceapp.
ny teknologi har en måde at overraske os på. Du vil begrænse overraskelser så meget som muligt. Når du har valgt en konferenceapp til dit konferenceopkald, skal du teste dens funktioner. Inviter et par betroede kolleger til at deltage i et testkonferenceopkald, så du kan gøre dig bekendt med formatet og funktionerne.
Test linket og opkaldskoderne på forhånd. Intet ødelægger et møde, ligesom deltagere ikke kan få adgang til det.
under opkaldet
Husk dit ansvar som leder.
som konferenceopkaldsleder er det Dit job at introducere alle, flytte dem fra emne til emne osv.
når folk kommer ind, skal du enten sørge for, at de er i et venteværelse, eller sørg for at anerkende dem offentligt ved at sige noget som: “det ser ud til, at Janet er tilsluttet. Hvordan går det, Janet?”
hvis der ikke er noget venteværelse, vil du sandsynligvis sidde på opkaldet med nogle mennesker i et par minutter, mens du venter på, at alle ankommer. Så folk ikke tror, de har mistet forbindelsen, sørg for at sige noget som, “vi venter stadig på et par flere mennesker. Vi vil vente et minut mere for at give dem tid til at deltage.”
Vær heller ikke bange for at starte en venlig samtale, før du dykker ned i mødets kød (så længe du har ekstra tid!).
når alle er tilmeldt, skal du starte mødet ved at meddele, hvem du er, hvem der ellers er på opkaldet, og hvad formålet med mødet er. Du kan også gennemgå nogle grundregler, såsom:
- “efter hver præsentation, jeg ringer ind og åbner gulvet for spørgsmål. Vent venligst, indtil præsentationen er forbi, og jeg har meddelt, at det er&en tid til at sige noget. Dette er således, at ingen utilsigtet afskærer nogen.”
- ” jeg beder alle venligst slå jer selv fra, hvis I ikke taler i øjeblikket. Du kan finde mute-knappen … ”
- hvis appen er ny for deltagerne, skal du give dem et kort overblik over programmet og vise dem, hvor de kan finde bestemte funktioner.
Vær opmærksom på dagsordenen.
hold dagsordenen for dig på alle tidspunkter, så du har en bedre ide om, hvem der taler næste gang, og hvornår du skal afslutte eventuelle spørgsmål & A sessioner. Du skal også henvise til det for at overgå mere glat. For eksempel, “Okay, alle sammen, der afslutter spørgsmålene om vores økonomi i 1.kvartal. Lad os nu gå videre til marketingplaner for vores kommende produktlancering.”
Dæmp dig selv efter behov.
Bliv dæmpet, når du ikke taler, og bed andre om at gøre det samme. Afhængigt af din konferenceapp kan du som vært muligvis dæmpe folk, som du finder passende.
vide, hvornår at kime i.
- hvis du har et spørgsmål eller en kommentar til en bestemt person, skal du altid adressere dem ved deres navn først, så de ved, at du taler til dem.
- hvis en ide eller et spørgsmål kommer til dig, mens nogen præsenterer, skal du tage noter og vente på, at højttaleren er færdig, før du ringer ind.
- hvis folk går forbi deres taletid, er du velkommen til at afbryde, når deres tid er op til at flytte mødet sammen.
- hver gang en præsentator er færdig med at tale, skal du takke dem, opsummere det, der blev sagt, og spørge, om der er spørgsmål eller kommentarer.
Giv alle en chance for at tale.
nogle mennesker har det ikke godt med at tale op under et konferenceopkald versus et personligt møde, så prøv at opmuntre disse mennesker. På samme tid ønsker du ikke at sætte dem på stedet eller genere dem.
når samtalen dør ned i slutningen af et emne, hvis du bemærker, at nogen ikke har sagt et ord, kan du spørge:”, Er der noget, du gerne vil tilføje?”Hvis de siger nej, skal du hurtigt gå videre.
afslutning af opkaldet
- under hele mødet, chime ind for at give et møde nedtælling, såsom, “Vi har fem minutter til at afslutte her.”Dette sikrer, at tingene kører efter planen, og mødet går ikke over tid.
- hvis der er tid tilbage, kan du åbne gulvet for eventuelle afsluttende bemærkninger eller spørgsmål.
- inden du afviser alle, skal du opsummere, hvad der blev besluttet, og skitsere de næste trin. Vær sikker på at takke alle for at deltage.
- når opkaldet er udført, skal du sende mødereferater og handlingstrin til deltagerne via e-mail.
Cure dit konferenceopkald elendigheder
Ja, konferenceopkald er en udfordring—men de er ikke noget, du ikke kan håndtere. Med disse tip til, hvordan du leder et konferenceopkald, erobrer du let dit næste møde.