Sådan holder du styr på betalinger og fakturaer

Sådan holder du styr på betalinger og fakturaer

regnskab, fakturering og sporing af betalinger er store bekymringer for SMV ‘ er, hvis pengestrømsstyring og økonomiske sundhed i høj grad drager fordel af at indføre de rigtige systemer. Vi undersøger de faktorer, der skal overvejes, når du vælger regnskabsprogrammer, samt de bedste fremgangsmåder, der skal implementeres for at holde styr på betalinger og fakturaer.

regnskabsprocesser og pengestrømsstyring er ikke, hvad de engang var. Digital transformation og praktiske innovationer har betydet, at opgaven med at spore betalinger og udstedelse af fakturaer stort set er blevet digitaliseret for mange små virksomheder, med al den bekvemmelighed, dette medfører.

selvom digitalisering betyder, at små og mellemstore virksomheder (SMV ‘ er) kan håndtere deres tilstrømning og udstrømning med større lethed, er dette ingen undskyldning for selvtilfredshed. At holde sig på toppen af betalinger og fakturaer er afgørende for enhver virksomheds succes, da det hjælper med at sikre en sund pengestrøm og forbedret økonomisk prognose. Med moderne regnskabsprogrammer og betalingssporingsfunktioner kan virksomheder drage fordel af større synlighed end nogensinde før, hvilket kan forbedre alt fra driftseffektivitet til leverandørrelationer.

men når det kommer til at vælge de rigtige midler til sporing af betalinger og behandling af pengestrømme, har nogle virksomheder svært ved at identificere den tjenesteudbyder, der passer bedst til deres behov. Vi ser på de kriterier, du skal huske på, når du vælger en regnskabsløsning, samt de bedste fremgangsmåder, der skal implementeres for at sikre fornuftig pengestrømsstyring, tilsyn og fakturasporing.

betalinger, fakturering og regnskab i dag

mens elektroniske betalinger nu betragtes som normen, fortsætter mange SMV ‘ er med at handle på mere traditionelle måder. For tech, eller tech-tilstødende, virksomheder, at foretage checkbaserede betalinger eller indsende papirfakturaer synes bestemt forældet. For nogle forbliver de imidlertid almindelige med varierende grad af udbredelse fra land til land. Mens Frankrig skal blive endnu en EU-nation for helt at udfase B2B-papirfakturering inden 2025, forbliver det allestedsnærværende i nogle dele af verden. Papirchecks opretholder også en betydelig tilstedeværelse i nogle territorier, såsom USA, hvor så mange som 42% af B2B-betalinger blev foretaget med check i 2019.

for indgående klientbetalinger består checkbaserede transaktioner traditionelt af at udstede en faktura og derefter vente på, at klientens check ryddes, med ringe eller ingen synlighed undervejs. I de længste tilfælde rydder checks ikke engang før den efterfølgende regnskabsperiode, hvilket kan komplicere afstemning og føre til uoverensstemmelser. Derimod er den praktiske karakter af elektroniske betalinger en stor fordel for alle interessenter, og på trods af asymmetrisk forsinkelse i e-betalinger og e-faktureringslandskab fortsætter digitaliseringen. Faktisk er dette fænomen kun intensiveret med Covid-19-pandemien og dens eftervirkninger.

moderne regnskabsprogrammer er også blevet formet af digital transformation. Efterhånden som en virksomhed vokser, bliver pengestrømsstyring stadig mere kompleks, og det kan være svært at holde styr på. Catering til dette behov for forenkling, en lang række brugervenlige regnskabsplatforme kæmper nu for virksomhedsejers opmærksomhed, lovende at i høj grad lette deres betalingsoperationer og bogføringsindsats gennem funktioner som:

• automatiske tilbagevendende fakturaer.
• ensartede e-fakturering skabeloner.
• meddelelser for sene klientbetalinger.
• generering af resultatopgørelse.

dette er blot nogle af de praktiske ting, der har gjort moderne regnskabsløsninger til et vigtigt aktiv for selv de mindste virksomheder. Med et væld af muligheder at vælge imellem, imidlertid, hvad skal SMV ‘ er passe på, når de vælger den til dem?

Sådan vælger du det bedste regnskabsprogram

mens automatisering af visse processer reducerer belastningen af arbejdsgangen for dem, der håndterer konti, kræver sporing af fakturaer og betalinger stadig standhaftig opmærksomhed og laserskarp nøjagtighed. Naturligvis oprettes ikke alle platforme og tjenester ens, hvor nogle tilbyder flere funktionaliteter end andre. Dette efterlader virksomhedsejere forsøger at finde ud af, hvilken tjeneste eller platform til at vælge, i overensstemmelse med deres egen virksomheds krav.

generelt set er der en række egenskaber, man skal huske på, når man vælger regnskabsprogrammer, selvom disse i vid udstrækning afhænger af virksomhedens størrelse og det tildelte budget.

virksomhedsejere bør stille sig selv følgende spørgsmål, når de udarbejder en shortlist:

er det skybaseret?

• det valgte regnskabsprogram skal være eksternt tilgængeligt.
• brug af programmer, der er hentet og gemt på et skrivebord, er upraktisk, restriktivt og begrænser brugervenligheden.
• den seneste udvikling har fremhævet behovet for at få adgang til vigtige systemer eksternt og til enhver tid. Regnskab er ingen undtagelse fra denne regel.

er det multi-user tilgængelig?

• de fleste regnskabsløsninger giver i dag mulighed for at give adgang til flere brugere.
• i større virksomheder er det nyttigt at give adgang til medarbejdere uden for regnskabsafdelingen, hvilket giver dem ansvaret for at indgive deres egne udgifter og indsende fakturaer.
• dette frigør båndbredde for dem i konti, så de kan fokusere på mere presserende spørgsmål.
• konfiguration af sådan adgang er dog afgørende. Ikke alle brugere skal have de samme rettigheder, da nogle oplysninger er følsomme og bør forblive beskyttet.

passer prisstrukturen til dine forretningsbehov?

• de fleste moderne regnskabsplatforme tilbyder en differentieret prisstruktur med forskellige planer og funktioner, fra “basic” og “Intermediate” til “premium” og “advanced”. Det er vigtigt at evaluere den plan, der bedst passer til dine forretningsbehov.
• større virksomheder har sandsynligvis brug for mere omfattende planer, men de bør nøje undersøge de funktioner, der følger med de ekstra udgifter. Hvis der for eksempel er for store begrænsninger for adgang til flere brugere med den grundlæggende plan, kan det være tilrådeligt at gå videre til niveauet ovenfor.

hvilke funktioner tilbyder det?

• antallet af tilbudte funktioner og deres praktiske anvendelser til din virksomhed er afgørende overvejelser. Hver funktions virkelige udbetaling skal være berettiget.
• overvej følgende:
  • genererer platformen automatisk tilbagevendende fakturaer?
  * kategoriserer det problemfrit udgifter?
  * kan det generere resultatrapporter med de integrerede data?
• dette er blot nogle faktorer, der skal tages i betragtning.

hvor sikkert er det?

• lagring af følsomme finansielle data kræver årvågenhed.
• virksomheder bør undersøge de slags brandvægge og kryptering, som tjenesten bruger.
• en god regnskabsplatform vil gøre disse oplysninger let tilgængelige.

er det omkostningseffektivt?

• omkostningseffektiv er ikke et spørgsmål om billig eller dyr.
• når du vælger et regnskabsprogram, skal virksomheder afveje de tilbudte funktioner og overveje, om de vil give ægte, daglig operationel fordel.
• svarer de forskellige funktionaliteter til ægte tid-og i sidste ende omkostningsbesparelser? Giver den øgede effektivitet et investeringsafkast?

bedste praksis for betalinger og fakturering

når du har valgt det program, der passer til din virksomhed og vænnet dig til dets forskellige funktionaliteter, bliver den daglige betaling enklere. Når det er sagt, er det værd at implementere en række bedste fremgangsmåder, der skal overholdes af regnskabspersonale eller faktisk enhver, der beskæftiger sig med regnskabs-eller fakturabehandling inden for virksomheden.

for indgående betalinger:

opfølgning på sene klientbetalinger

• selvom din valgte regnskabsplatform muligvis sender automatiske påmindelser eller endda e-mails, når en betaling er forsinket, anbefales det at følge op direkte, hvis du ønsker at sikre en rettidig løsning og opretholde gode relationer.
• hvis du får besked om, at en klientbetaling er forsinket, skal du foretage et høflighedsopkald for at undersøge, hvorfor den ikke er foretaget eller behandlet. I de fleste tilfælde vil der være en logisk forklaring, såsom en simpel udeladelse fra klientens side. I disse tilfælde vil de sætte pris på påmindelsen.
• følg op med en e-mail, vedhæft fakturaen igen, så de ikke behøver at gå gennem gamle meddelelser.

sørg for, at alle detaljer er klare og nøjagtige

• når du genererer fakturaer gennem dit regnskabsprogram, skal du sørge for at udfylde alle relevante felter. Fakturaens emne skal også være tydeligt for begge parter med et øjeblik.
• sørg for, at betalingsoplysningerne holdes opdaterede og tydeligt afmærkede, og foretag de nødvendige ændringer for automatisk genererede tilbagevendende fakturaer, hvis dine oplysninger er ændret.
• enhver troværdig regnskabsplatform tilskriver automatisk det korrekte nummer til hver ny faktura, men kontrollerer, at betalingsfristen er tydeligt synlig. Klarhed er afgørende for at undgå forsinkelser.

Kør rapporter, Observer mønstre, genoverveje økonomiske strategier

• mange regnskabsprogrammer kan generere resultatrapporter ved hjælp af de integrerede data. Dette sammenligner betalte og ubetalte fakturaer, der viser dig et nettoresultat, der giver dig mulighed for at evaluere tilstanden af din pengestrøm.
• over tid kan mønstre dukke op, så du også kan se, hvilke klienter der er serielle sene betalere. Dette kan kræve en ændring i betalingsbetingelserne.
• på mellemlang sigt vil Rapporter og analyser hjælpe dig med at udføre bedre pengestrømsprognoser og forfine fremtidige økonomiske strategier.

for udgående betalinger:

dokument og kategoriser

• Udnyt dit regnskabsprogram for at få et detaljeret overblik over de betalinger, du skylder, og hold styr på dine udgående betalinger på et separat regneark eller indbygget tilsvarende.
• ved hjælp af et intuitivt dashboard kan du mærke efter betalingstype, angive betalinger foretaget via din virksomheds nuværende konto eller kreditkort, fremhæve forfaldsdatoer og understrege betalingsbehandlingstider.
• jo mere detaljeret oversigt, jo større synlighed vil du have over regelmæssige omkostninger og udgifter.

brug et fakturahåndteringssystem

• dette kan komme som en del af dit valgte regnskabsprogram, eller det kan være separat. Det giver virksomheder mulighed for bedre at administrere fakturaer fra leverandører og leverandører.
• når de modtages, matches hver faktura med den tilsvarende indkøbsordre, og medmindre de af en eller anden grund er markeret, betales de automatisk.
• procesautomatisering og strømlining af denne art forbedrer driftseffektiviteten, mens de øgede analytiske kapaciteter, der leveres, giver nyttig indsigt til styring.

vælg en PSP, der lægger vægt på synlighed

• hos nogle betalingstjenesteudbydere (PSP ‘ er) kan synlighed over de betalinger, du foretager, mangle. Behandling af formidlende banker kan betyde, at elektroniske betalinger tager længere tid end forventet, med ringe synlighed over betalingsrejsen.
• nogle PSP ‘ er tilbyder større gennemsigtighed ved at angive betalingsstatus i realtid, hvilket giver virksomhederne mulighed for klart at kommunikere med kreditorer og leverandører over eventuelle logjams.

når det kommer til regnskabsprocesser og fakturering, har SMV ‘ er i dag ikke råd til at blive efterladt. At undlade at udnytte fordelene ved digitalisering er en alvorlig fejl. Moderne regnskabsprogrammer hjælper virksomheder med at lette belastningen af arbejdsgangene, holde styr på pengestrømmen og automatisere kedelige, gentagne opgaver og dermed øge driftseffektiviteten.

mens de fleste programmer indeholder funktioner som meddelelser om forsinket betaling og e-faktureringsskabeloner, er virksomheder nødt til at shoppe rundt, studere udvalget af muligheder, der tilbydes, og identificere den løsning, der er mest gavnlig for dem. Overdreven afhængighed af automatisering anbefales heller ikke, da virksomheder har brug for proaktivt at implementere bedste praksis. Dette vil sikre nøjagtig bogføring, konsekvent fakturasporing og sund pengestrømsstyring generelt.

med moderne innovationer, holde på toppen af betalinger er nemmere end nogensinde før. Ud over specialiserede regnskabsplatforme og fakturasporingsværktøjer kæmper nogle PSP ‘ er også for større synlighed, hvilket gør det muligt for deres erhvervskunder at spore betalingsstatus i realtid og derved udstyre dem med værdifuld information. Det betroede økosystem, dette skaber for virksomheder og deres modtagere, er noget, man seriøst skal overveje, når man vælger en betalingspartner.