Sådan gennemføres en disciplinær høring – inklusive gratis skriftlig advarselsskabelon
hvis du driver en lille virksomhed og har et problem med et medlem af dit team, skal din første anløbshavn altid være en afslappet chat. Meget af tiden, det er alt, hvad der kræves for at udjævne et problem. Men nu og igen skal du tage mere formelle handlinger – det er her en disciplinær procedure kommer ind. I dette indlæg vil vi tage dig gennem en trinvis vejledning om den fulde disciplinære proces samt give nogle praktiske ‘skriftlige advarselsskabeloner’.
hvad er en disciplinær høring?
en disciplinærhøring er en del af den større disciplinærproces, din virksomhed skal følge, hvis du nogensinde har brug for at tackle uacceptabel adfærd på arbejdspladsen.
‘uacceptabel adfærd’ kan betyde et par ting i denne sammenhæng – enten en medarbejders adfærd på arbejdspladsen eller deres evne i deres rolle.
‘adfærd’ ville betyde forkert eller uacceptabel adfærd.
‘kapacitet’ handler derimod mere om arbejdsydelse. Mens nogle virksomheder vælger at håndtere præstationsproblemer via en disciplinær procedure, er det normalt meget mere effektivt (for ikke at nævne mere retfærdigt og mere civiliseret) at gå ned ad ruten for en præstationsforbedringsplan i stedet.
Husk – når folk siger ‘en disciplinær’, henviser de normalt til selve disciplinærmødet, men strengt taget er dette møde kun en del af en fuld disciplinærprocedure.
lad os nedbryde, hvad det betyder.
disciplinærproceduren
din virksomheds disciplinærprocedure skal være tydeligt beskrevet enten i dine ansættelseskontrakter eller i din virksomhedshåndbog.
at have en veldefineret disciplinær procedure er virkelig vigtig for enhver lille virksomhed. Hvis du nogensinde har brug for at lade nogen gå på grund af et disciplinært problem, men processen blev dårligt håndteret eller dårligt kommunikeret, så er du åben for en ansættelsesdomstol, hvor medarbejderen kunne for uretfærdig afskedigelse.
at fastlægge en ordentlig disciplinærpolitik i din virksomhedshåndbog (og derefter holde sig til den) hjælper dig med at holde dig på højre side af Storbritanniens ansættelsesret.
før vi udarbejder en fuld disciplinær procedure, er det værd at bemærke, at mange problemer kan sorteres uformelt i lang tid, før en fuld disciplinær er nødvendig. Det har muligvis kun brug for en hurtig chat for at ordne en fejlkommunikation eller misforståelse – så husk det, før du gennemgår en fuldstændig disciplinær proces.
en ordentlig disciplinær proces skal indeholde et par vigtige trin:
- en disciplinær efterforskning
- et indledende disciplinært brev, der beskriver de spørgsmål, der skal diskuteres
- et møde for at diskutere spørgsmålet (disciplinærhør)
- en disciplinærbeslutning
- en chance for at appellere disciplinærbeslutningen
nogle af disse trin synes sandsynligvis enkle nok, men andre har brug for lidt mere at forklare, hvad.
lad os tage et kig.
Sådan gennemføres en disciplinær undersøgelse
når det er muligt, er det god praksis at lade undersøgelsen udføres af en person, der ikke er direkte involveret i problemet – en anden leder, for eksempel eller et medlem af personaleafdelingen (hvis din virksomhed har en). Denne person vil fungere som’disciplinærofficer’.
du skal også fortælle medarbejderen, at du har åbnet en undersøgelse mod dem.
en god disciplinær undersøgelse bør opnå et par ting:
- Find ud af, om der er en sag at svare
- Følg en retfærdig proces, der sørger for, at alles side af historien høres
- Saml detaljer om påstandene og beviserne for resten af disciplinærproceduren
- hjælp arbejdsgiveren med at beslutte, om de skal tage yderligere disciplinære handlinger
når man udfører en undersøgelse, er det vigtigt at indsamle så mange oplysninger, som om spørgsmålet, som du kan. Det kan betyde en registrering af relevante e-mails eller udsagn fra andre medarbejdere.
hvis de – når disciplinærofficeren har samlet alle beviser – føler, at der ikke er nogen fortjeneste ved at fortsætte efterforskningen, kan de lukke den ned.
men hvis de mener, at der er en disciplinærsag at besvare, bør de gå videre til planlægning af disciplinærhør. Du skal invitere medarbejderen til høringen pr.
Sådan skriver du et disciplinært brev (inklusive disciplinært brevskabelon)
når disciplinærundersøgelsen er afsluttet, er det tid til at sende disciplinærbrevet til medarbejderen. Dette brev er beregnet til at underrette dem om de spørgsmål, du vil diskutere under disciplinærhør, hjælpe dem med at forstå, hvad der vil ske på dette møde, og give dem rimelig tid til at forberede sig. Vi anbefaler at give medarbejderen mindst et par arbejdsdage varsel.
det skal også angive, hvornår og hvor det vil blive afholdt, hvem der ellers vil være der, og hvad de mulige resultater af dette møde kunne være.
medarbejderen har ret til at medbringe en ledsager til deres disciplinærmøde – det kan være en kollega eller en fagforeningsrepræsentant. Dette brev er et godt tidspunkt at fortælle dem, så de kan organisere det.
når du er i disciplinærhør, er det dog værd at huske, at deres ledsager ikke kan besvare spørgsmål på medarbejderens vegne. De kan støtte dem og konferere med dem, men kan ikke besvare spørgsmål til dem.
brug for hjælp til at skrive dit disciplinære brev? Klik nedenfor for at hente vores gratis disciplinære brev skabelon.
Sådan gennemføres en disciplinær høring
første ting først – hvis du skal foretage en disciplinær høring, så prøv at gøre det et sted privat og uden for hørevidde fra resten af virksomheden. Hvis det er muligt, kan det endda være en ide at gøre det uden for normal kontortid for lidt ekstra privatliv.
dette handler ikke om at holde disciplinærproceduren hemmelig, men for at sikre, at det ikke er en unødigt stressende eller pinlig oplevelse for medarbejderen. Husk – det bedste tilfælde er, at I begge kan fortsætte med at arbejde sammen, når dette er slut.
under den disciplinære høring skal du:
- Forklar den klage, du har over medarbejderens adfærd
- gå gennem de beviser, du har indsamlet om denne adfærd
- giv dem en chance for at fortælle deres side af historien
- Beslut om næste skridt – og hvilken disciplinær handling du skal tage næste.
denne disciplinære handling kan betyde et af følgende:
- ingen handling
- skriftlig advarsel
- endelig advarsel
- degradering eller afskedigelse
i den næste del af dette indlæg ser vi på disse muligheder og nedbryder nøjagtigt, hvad de betyder. Vi giver dig også adgang til nogle gratis skriftlige advarselsskabeloner, der hjælper med at holde din disciplinære proces på solid fod lige fra starten.
når du er i færd med at beslutte, hvad der skal gøres, skal du også tage hensyn til eventuelle formildende omstændigheder, som medarbejderen bringer frem.
ingen handling
hvis du er tilfreds med den forklaring, din medarbejder giver dig ved disciplinærhør, kan du godt beslutte, at du ikke behøver at tage yderligere handlinger. I dette tilfælde skal du blot informere medarbejderen om, at de ikke har noget yderligere at bekymre sig om.
skriftlig advarsel (inklusive skriftlig advarselsskabelon)
en skriftlig advarsel fungerer som en formel meddelelse til medarbejderen om, at deres adfærd skal ændres. En skriftlig advarsel skal indeholde følgende:
- detaljerne i den adfærd, der er blevet anset for uacceptabel
- hvilke ændringer er nødvendige, med en tidsplan for forbedringer
- Hvad kan der ske, hvis disse ændringer ikke foretages
hvis du har brug for hjælp til at sammensætte din egen skriftlige advarsel, kan du finde vores gratis skriftlige advarselsskabelon lige nedenfor.
endelig advarsel (inklusive endelig advarselsskabelon)
hvis du allerede har givet en medarbejder en skriftlig advarsel, og deres adfærd ikke er forbedret, er det sådan, du eskalerer disciplinærprocessen. Det lader medarbejderen vide, at deres adfærd skal ændres, eller at der skal træffes mere alvorlige handlinger.
hvis du har brug for at få adgang til en gratis endelig advarselsskabelon, kan du finde en her.
degradering eller afskedigelse
hvis det konstateres, at medarbejderen har begået grov forseelse, eller hvis deres adfærd ikke er forbedret efter både skriftlige og endelige advarsler, har deres arbejdsgiver ret til at afslutte medarbejderens kontrakt.
medarbejderens ret til at appellere
enhver medarbejder har ret til at appellere afgørelsen om deres disciplinære høring, hvis de føler, at beslutningen er uretfærdig eller resultatet for alvorligt.
hvis de vælger at appellere afgørelsen, skal du foretage en anden undersøgelse og overveje sagen for anden gang – helst med en anden person, der fungerer som ‘disciplinærofficer’.
har du brug for at køre en disciplinær proces og ikke sikker på, hvor du skal begynde? Vores HR-rådgivningstjeneste kan hjælpe.
vores professionelle rådgivere er CIPD-kvalificerede og har specialiseret sig i at hjælpe små virksomheder med at overvinde deres HR-udfordringer. For at finde ud af, om HR-rådgivning passer til din virksomhed, skal du bare planlægge et opkald.