Sådan bortskaffes gamle forretningsregistre sikkert
din virksomhed vil akkumulere papirarbejde hurtigt. Medarbejderoplysninger, skattepapirer, årsregnskaber, forretningsregistre og meget mere vil hurtigt udfylde dit arkiveringssystem. I disse dage valgte mange virksomheder at scanne visse papirer, men selv Elektroniske oplysninger akkumuleres. For at holde dine data sikre er det vigtigt at vide både, hvor længe du skal føre forretningsregistre, og hvordan du bortskaffer dem, når du har brug for det.
bekymringer om databeskyttelse med gamle forretningsregistre
når du har følsomme oplysninger, er der bekymringer om databeskyttelse. Hvis du har økonomiske eller andre forretningsdata i et arkivskab eller på din harddisk, er der en risiko for, at de kan blive kompromitteret. Harddiske kan mislykkes, papirkopier kan blive offer for brand eller vandskade, og der er altid risiko for tyveri. Da der er bekymringer om databeskyttelse ved opbevaring af gamle poster, er det vigtigt kun at beholde det, du har brug for.
hvor længe skal du opbevare gamle forretningsregistre
uanset om dine forretningsregistre er papirkopier eller elektroniske filer, skal du overveje, hvor længe du har brug for at opbevare disse poster. Rådgivning med din advokat eller skattespecialist er en god måde at vide, hvad du skal beholde, og hvad du kan bortskaffe.
Business selvangivelser og dokumentation
generelt anbefaler IRS, at du opbevarer disse dokumenter i 7 år. Dette skyldes, at der er en “periode med begrænsninger”, hvor en selvangivelse kan ændres af dig eller udfordres af IRS, og denne periode er normalt seks år fra arkivering. Selvom du muligvis kan bortskaffe bilag efter 7 år, kan det dog være fornuftigt at opbevare en endelig kopi af din virksomheds selvangivelse og korrespondance med IRS for at hjælpe med at forberede fremtidige afkast.
Arbejdsskatteposter
IRS foreslår, at du opbevarer poster vedrørende medarbejderskatter i mindst 4 år efter den dato, hvor disse skatter forfalder eller betales. Disse omfatter din EIN, løn, pensionsudbetalinger, dine medarbejderes personlige oplysninger og alt andet vedrørende beskæftigelsesskatter.
forretningsejendom
hvis du ikke længere ejer aktivet, skal du opbevare posterne, indtil begrænsningsperioden slutter. Eventuelle gerninger og titler skal opbevares, indtil du sælger eller bortskaffer ejendommen.
forretningsbøger
din CPA vil rådgive dig om, hvor længe du skal føre resultatopgørelser, årsregnskaber, kontrolregistre, årsrapporter, Bestyrelsesoplysninger, årlige mødereferater, forretningsdannelsesdokumenter, fakturaer og udgiftsrapporter og virksomhedsvedtægter. Mindst 7 år er den konservative anbefaling.
bankoplysninger
hvis posterne bruges til skatteformål, giver 7-års anbefaling mening. Men hvis udsagnene ikke har nogen skattemæssige konsekvenser, kan månedlige kontoudtog bortskaffes efter et år.
Sådan bortskaffes gamle Forretningsoptegnelser
når det er tid til at bortskaffe gamle forretningsoptegnelser, vil du sikre dig, at de ødelægges og ikke kan hentes og stjæles. Der er velrenommerede virksomheder, der kan hjælpe med makulering af papirkopier meget mere effektivt og sikkert end din office shredder kan, og nogle er også i stand til at ødelægge selve udstyret, når du har brug for at bortskaffe elektroniske data.
du ønsker ikke at tage en chance, når det kommer til vigtige oplysninger om din virksomhed. At tale med økonomiske og juridiske eksperter kan hjælpe dig med at beslutte, hvad du skal beholde, og hvad du skal ødelægge, og makuleringsfirmaer, som AccuShred, kan sikre, at når du er klar til at bortskaffe gamle poster i navnet på Databeskyttelse, er jobbet gjort rigtigt. Kontakt os i dag for at høre mere.