opbygning af et dokumentstyringssystem ved hjælp af Microsoft

opbygning af et dokumentstyringssystem ved hjælp af Microsoft

opbygning af et dokumentstyringssystem ved hjælp af Microsoft

at finde det rigtige system til at administrere dine dokumenter er afgørende for enhver virksomheds succes. Brug af et Microsoft document management-system kan hjælpe med at løse de typiske udfordringer, som virksomheder står over for, når de prøver at oprette en skalerbar arbejdsgang.

Hvad er et dokumentstyringssystem?

et dokumentstyringssystem er til styring af digitale filer som f.eks. I denne æra har vi brug for sikre, robuste og tilpassede programmer, der giver en god brugeroplevelse. Skift fra et ældre dokumentstyringssystem til et nyere system har potentialet til at forbedre ydeevnen og reducere omkostningerne.

typiske udfordringer med ældre dokumentstyringssystemer

har Microsoft et dokumentstyringssystem?

ja, det gør det. Microsoft Office 365 tilbyder forskellige programløsninger, herunder SharePoint, Microsoft Dynamics og OneDrive for document management. Enhver af ovenstående kan bruges afhængigt af hver organisations behov. Dette system hjælper os med at gemme, samarbejde og dele dokumenterne omkring forskellige platforme. Der er også forskellige måder, vi kan analysere systemets ydeevne på.

1. sikkerhed og tilladelsesstyring
   mange dokumentstyringssystemer giver ikke brugerne mulighed for at indstille begrænsninger for, hvem der kan se bestemte dokumenter. Nogle dokumenter skal kun kunne ses af bestemte brugere. Medlemmer fra en afdeling ønsker muligvis ikke, at en anden afdeling kan få adgang til deres filer. Eller en afdeling eller gruppe af brugere skal kunne have Tilføj / rediger tilladelse, mens en anden gruppe har skrivebeskyttet tilladelse.
2. Søg og filtrer
   når der er mange mapper og dokumenter, kan det være svært at finde det specifikke dokument, du leder efter. Mange søgesystemer til dokumenthåndtering er ikke konfigureret til at løse dette problem.
3. meddelelse og godkendelse
   nogle dokumenter, som HR-politik eller fakturaer, skal godkendes, før de kan ses af alle brugere. Desværre tilbyder de fleste dokumentstyringssystemer ikke denne funktion.
4. Dokumenthistorik
   foretag nogensinde ændringer i et dokument, kun for at skulle gendanne den sidste version, men kunne ikke? Mange brugere nævner manglende evne til at holde dokumenthistorikken og gendanne tidligere versioner et smertepunkt med ældre dokumentstyringssystemer.
5. teamsamarbejde
   der er typisk ikke en måde for teams at vedligeholde projektspecifikke dokumenter. Projekter skal kunne tildeles et team, der er i stand til at administrere dokumenterne blandt teammedlemmerne.
6. vedligehold mappestrukturen og navngivningen
   de fleste dokumentstyringssystemer bevarer den samme mappestruktur og navngivningskonventioner på tværs af hele rummet. Dette betyder, at brugerne ikke er i stand til at organisere eller navngive mapper på en måde, der giver mening for dem, da disse ændringer afspejles for alle andre brugere.

hvordan Core Microsoft-applikationer arbejder sammen for at understøtte dokumenthåndtering

SharePoint

SharePoint giver dit team et samarbejdsområde med dashboards, kalendere, opgaver, meddelelser og opdateringer. SharePoint-platformen holder disse placeret i en central portal, der er knyttet til virksomhedssider. Du kan konfigurere et SharePoint-sted, som hvert af dine teams kan få adgang til, med dashboards, der giver team-og firmameddelelser. Du kan også oprette en firmaportal, hvor søgbare virksomhedsdækkende biblioteker og meddelelser lever. Tildel hver medarbejder et sikkerhedsniveau for at give adgang.

for 10 år siden brugte virksomheder SharePoint til dokumentkonsolidering, Skype til øjeblikkelig kommunikation og Outlook til meddelelser og planlægning. SharePoint har udviklet sig til et robust dokumentdelingscenter med delte arbejdsområder, opbevaring og præsentation.

OneDrive

OneDrive er en online dokument/fillagringsplatform. Det bruges typisk af enkeltpersoner og forretningsteam, der har brug for en central placering til at gemme og få adgang til filer. Onedrives versionerings-og delingsfunktioner gør det nemt at arbejde sammen, så det er mere end blot et online arkivskab. Microsoft skelner mellem personlige og forretningsmæssige versioner af værktøjet.

OneDrive (for Business) indeholder nu alle de originale SharePoint-dokumenttilbud, herunder arbejdsprocesser, revision, skabeloner og versionskontrol. Hvad det ikke omfatter er dine marketing ressourcer, såsom hjemmeside og sociale medier forbindelser. Virksomheden ejer kontoen, og hver bruger tildeles en personlig konto under virksomhedens konto. Det er her individuelle dokumenter kan produceres og gemmes, før de deles med det bredere firmapublikum.

OneDrive tilbyder ikke muligheden for at offentliggøre dit indhold på internettet. Mens du kan sende links til dokumenter via e-mail, kan du ikke udgive disse dokumenter direkte på en hjemmeside fra OneDrive-platformen. Du kan gøre dokumenter synlige for dit team, men du skal bruge Office 365 eller en anden CMS/hjemmeside platform til at udgive dit arbejde offentligt.

blå

Udnyt fuldt administrerede filandele i skyen, der er tilgængelige via SMB-protokollen (industristandard Server Message Block). Monter fildeling samtidigt i skyen eller lokalt på MacOS. Plus, cache-filer deler på servere med synkronisering af filer for lokal adgangsydelse. Brug premium-aktier til præstationsfølsomme, io-intensive arbejdsbelastninger og standardaktier til pålidelig, generel fillagring

Dynamics 365

Dynamics 365 er en skybaseret løsning, der tilbyder alt hvad du behøver til CRM og ERP i en enkelt pakke

se forretnings-og kundedata et sted—på tværs af hundreder af kilder—for en enkelt 360-graders visning af din organisation.

Microsoft Teams

Microsoft Teams er designet til at konsolidere alle aspekter af samarbejde — ikke kun dokumenthåndtering og deling. Gennem Microsoft Teams er medarbejderne i stand til at spore deres instant messaging, e-mail, kalendere, projekter og mere.

Microsoft Planner

Microsoft Planner er en to-do-app, der følger med Office 365. Det bruges til personlig planlægning og teamarbejde med en simpel kortbaseret grænseflade.

Microsoft Planner giver et knudepunkt for teammedlemmer til at oprette planer, organisere og tildele opgaver til forskellige brugere og kontrollere opdateringer om fremskridt gennem dashboards. Det giver også et centraliseret sted, hvor filer kan deles og synlige for hele holdet. Som en Office 365-app kan du finde Planner i dit Office 365 home.

Planner integreres indbygget med alle de andre Office 365-applikationer, og det er meget effektivt at bruge et værktøj i Microsofts ‘økosystem’. Microsoft har skabt en suite af apps, der alle supplerer hinanden og arbejde smukt sammen. Brug af Planner betyder, at du nemt kan integrere dine opgaver i Outlook, vedhæfte og se opgavedokumentation ved at linke til SharePoint, diskutere et projekt i Teams, mens din planlægger er åben, hoppe på et videoopkald (med Teams, tidligere Skype for Business) og meget mere

fordele ved at bruge Microsoft-programmer til dokumenthåndtering

en effektiv dokumenthåndteringsløsning specificerer følgende:

1. hvilke typer dokumenter og andet indhold kan oprettes i en organisation
2. hvilken skabelon der skal bruges til hver type dokument
3. hvilke metadata der skal leveres til hver type dokument
4. hvor skal et dokument gemmes på hvert trin i dets livscyklus
5. Sådan kontrolleres adgangen til et dokument på hvert trin i dets livscyklus
6. Sådan flyttes dokumenter i organisationen som teammedlemmer bidrager til dokumenternes oprettelse, gennemgang, godkendelse, offentliggørelse og disposition

Microsoft leverer de bedste løsninger til alle over. Følgende er funktionerne og fordelene ved at bruge Microsoft som din DMS-partner. Det har leveret disse løsninger i mange år og er en af de førende virksomheder på dette område. Med cloud, on-premise eller hybrid, enhver struktur, du vælger, giver Microsoft en bedre løsning.

disse løsninger og fordele omfatter:

• mulighed for nemt at finde / søge efter de oplysninger, du har brug for
• mobilvenlig: Opret / rediger / Samarbejd når som helst, hvor som helst
• samlet sikkerhed: mere sikker end en lokal server
• mappe-og filniveau sikkerhed: Giv kun adgang til de mennesker, der har brug for det
• Compliance-friendly
• versionskontrol, så der ikke er forskellige iterationer af en fil, der flyder rundt
• Filhistorik, så du kan se, hvem der har foretaget hvilken ændring, hvornår
• let samarbejde med kolleger, entreprenører og klienter
• hurtig og sikker deling inden for eller uden for organisationen
• integration & kompatibilitet: Microsofts løsninger integreres nemt i mange andre systemer
• Document imaging/scanning giver dig mulighed for at spare fysisk plads ved at gemme dine filer online
• skalerbar: det vokser let med din organisation. Du kan ikke vokse det som en dokumenthåndteringsløsning
• skybaseret: du behøver ikke bekymre dig om servernes fysiske sikkerhed eller miste alle dine data, når alt er i skyen. Få adgang til de filer, du har brug for når som helst, hvor som helst du har en internetforbindelse
• Offline redigering: hvis du går et sted uden en internetforbindelse, kan du nemt tage dine filer med dig
• Spar på menneskelige ressourcer: du behøver ikke så mange IT-medarbejdere, som du ville gøre for en arv, on-site server

plus, migration fra ældre servere eller andre løsninger er let.

hvordan HingePoint hjælper vores kunder med at udnytte Microsoft-løsninger til deres Dokumenthåndteringsbehov

vi kan hjælpe dig med at implementere SharePoint som din dokumentlagringsløsning. Vi designer informationsarkitekturen (IA) baseret på dine unikke forretningskrav. IA dækker de krævede stedsamlinger, subsites, dokumentbibliotek, metadata, felter og mere.

Organiser dine filer i logiske kategorier for at hjælpe dig med at holde orden

vi sørger for at oprette biblioteker med foruddefinerede metadata for at sikre, at du finder det indhold, du leder efter, hver gang du søger og filtrerer.

vi kan implementere en arbejdsgang, der gør det muligt at indstille godkendelse og meddelelser på bestemte dokumenter. Hvis du har brug for et teamsite til samarbejde, kan vi oprette det. Vi kan også gøre dette sted til en skabelon, der giver dig mulighed for nemt at oprette separate rum til hver klient eller projekt, der holder den samme grundlæggende struktur.

hvis du vil tage teamsamarbejde til et andet niveau, kan vi hjælpe dig med at integrere Microsoft Teams. Dine teams vil være i stand til nemt at administrere alle dokumenter relateret til en diskussion et sted og finde det let i fremtiden.

håndtering af dokumenter, der vedrører projektopgaver? Vi kan hjælpe dig med at føje Microsoft Planner til ligningen for at spore statusopgaverne. Du kan nemt knytte dokumenter fra SharePoint til dine opgaver og binde ind i samtaler med Microsoft Teams.

Brug brugerdefinerede formularer til at håndtere teamanmodninger og oprette faner med brugerdefinerede rapporter for at overvåge den samlede fremgang.

som du kan se, er der mange måder, du kan strømline dine dokumenthåndteringsprocesser ved hjælp af Microsoft-værktøjer.

du kan endda bruge SharePoint til at administrere dokumenter, du bruger til at udgive indhold på din hjemmeside.

hvordan ville et bedre dokumentstyringssystem se ud for dig?

bruger din organisation stadig et dateret ældre dokumenthåndteringssystem til at administrere dine poster? Kom i kontakt med Hingepoint i dag, og se vores erfarne konsulenter kan gøre dit job lettere med et system, som dine brugere vil elske!