Indkøbsordre procestrin

Indkøbsordre procestrin

indkøbsordrer (POs) er centrale for indkøbsprocessen og spiller en vigtig rolle i styringen af forretningskøb. I dette indlæg definerer vi, hvad en indkøbsordre er, beskriver, hvilke oplysninger den indeholder, fremhæver de vigtigste fordele ved at bruge POs og forklarer de vigtigste trin i indkøbsordreprocessen. Men først, besvare spørgsmålet ‘ Hvad er en indkøbsordre?’ville være et godt sted at starte.

Hvad er en indkøbsordre?

en indkøbsordre er den officielle bekræftelse af en ordre sendt fra en køber til en sælger af varer eller tjenesteydelser. Det er et dokument, der sendes fra en køber til en leverandør, der godkender et køb.

hvilke oplysninger indeholder en indkøbsordre?

mens nogle oplysninger kan variere, inkluderer indkøbsordrer generelt navnet på det firma, der køber varerne eller Tjenesterne, ordredato, leveringsdato, beskrivelse og mængde af varerne eller Tjenesterne, priser, leverandørkatalognumre, en postadresse, betalingsbetingelser, fakturaadresse og et indkøbsordrenummer (eller PO-nummer).

hvorfor bruger virksomheder indkøbsordrer?

indkøbsordrer bruges af flere grunde:

1. de sætter klare forventninger – indkøbsordrer gør det muligt for købere at afklare deres nøjagtige behov for leverandører. Dette hjælper ikke kun med at sikre, at du går af på højre fod, men begge parter kan bruge det som en formel kontrol, hvis ordrer ikke leveres som forventet.
2. De hjælper med at administrere ordrer – mange virksomheder udpeger bestemte personer til at administrere lager, hvilket typisk inkluderer behandling af indgående ordrer. Disse personer er typisk i indkøb, finansiere, eller operationer. Indkøbsordrer giver disse personer officiel dokumentation for indgående eller afventende leverancer, så de kan spore og administrere ordrer mere effektivt.
3. De hjælper med forretningsbudgettering – når en indkøbsordre er oprettet, kan købere straks indregne disse omkostninger i virksomhedens budgetter. Virksomheder drager fordel af at have klare optegnelser over nøjagtigt, hvor mange penge der bruges, og hvor de skal hen.
4. de er juridisk bindende – vi bliver ofte spurgt, om en indkøbsordre er en juridisk bindende kontrakt. Svaret er nu officielt Ja, indkøbsordrer er juridiske dokumenter, pr 2014 retssag, MidAtlantic International Inc. vs. AGC Flat Glass North America Inc. I dette tilfælde fastslog en føderal domstol, at indkøbsordrer er en eksigibel kontrakt mellem to parter. I mangel af en formel kontrakt kan en indkøbsordre kun fungere som et juridisk bindende dokument, efter at det er accepteret af sælgeren.
5. de er en vigtig del af revisionsspor – revisorer er på udkig efter økonomiske uoverensstemmelser. De vil være særligt interesserede i varer og tjenester, der kommer ind og betalinger går ud. Udstedelse, behandling og registrering af indkøbsordrer er en fantastisk måde at holde revisorer glade på.

fordelene ovenfor er rettet mod købere, men POs er også vigtige dokumenter for leverandører. Leverandører bruger dem til ordreudførelse og betalingsbehandling.

har virksomheder altid brug for indkøbsordrer?

hvorvidt virksomheder har brug for indkøbsordrer afhænger af flere faktorer, men generelt er det en god forretningspraksis at holde tingene i orden i gældsforpligtelser.

i dagens verden sker kommunikation med lysets hastighed. Ordrer foretages i forbifarten over telefonen, via e-mail, og endda gennem sms. Forudgående formel bekræftelse af en ordre betyder, at du eller din leverandør kan glemme vigtige ordreoplysninger.

nogle institutioner kræver ikke en indkøbsordre for visse varer. Vi vil illustrere ved hjælp af kravene i en lille privat universitet, som er opført på sin hjemmeside. POs er ikke påkrævet for følgende udgifter:

• interdepartementale afgifter (boghandel, print værelse, etc.). Disse gebyrer faktureres månedligt i stedet.
• refusion af rejseudgifter. En check anmodning formular bruges i stedet.
• fornyelse af årlige medlemskaber og abonnementer. En anmodning om refusion af udgifter kræves i stedet.
• bestilling af Kontorartikler online fra universitetets udpegede leverandør.

i alle andre tilfælde siger universitetet klart, at de kan nægte betaling uden autoriserede indkøbsordrer.

hvad er indkøbsordreprocessen?

følgende er trinnene i indkøbsordreprocessen. Bemærk, at indkøbsordreprocessen er en del af en bredere indkøbsproces, der omfatter alt fra at identificere behovet for en vare eller tjeneste til betaling. Læs vores blogindlæg om hele indkøbsprocessen her. Mange virksomheder vil implementere et indkøbsordresystem.

• Trin 1: Køber opretter indkøbsrekvisition-indkøbsordreprocessen starter med en indkøbsrekvisition, et dokument, der oprettes af køberen og sendes til den afdeling, der styrer økonomien til godkendelse af indkøbsordre. Overvej dette den del af processen, hvor du får tommelfingrene op til at købe de varer og tjenester, du ønsker. Du bestiller faktisk ikke noget, du får godkendelsen til at gøre det. Godkendere kan vælge at godkende, afvise eller markere din anmodning om yderligere diskussion. Hovedforskellen mellem indkøbsrekvisitioner og indkøbsordrer er, at en indkøbsrekvisition handler om tilladelse, og indkøbsordrer handler om køb. Læs vores blogindlæg om indkøbsrekvisitioner vs. indkøbsordrer for en detaljeret beskrivelse af disse to dokumenter.
• Trin 2: køber udsteder indkøbsordre-når indkøbs-eller indkøbsafdelingen har godkendt indkøbsrekvisitionen, udsteder den en indkøbsordre til sælgeren. I det væsentlige placerer POs ordren. Indkøbsordrer oprettes typisk ved hjælp af “>indkøbsordreprogram som PLANERGY, som gør det muligt for virksomheder at spore POs og indsende dem elektronisk.
• Trin 3: sælgeren godkender, afviser eller sender PO til diskussion – sælgeren gennemgår indkøbsordren grundigt og holder øje med mængder, priser, det samlede skyldige beløb og vilkår og betingelser. Når sælgeren godkender indkøbsordren (normalt via e-mail eller ved hjælp af et e-indkøbsprogram), forbereder de de varer eller tjenester, der skal leveres. Hvis de ikke har en vare, der købes, eller hvis der er andre bekymringer med ordren, markeres den og sendes tilbage til køberen for yderligere diskussion.
• Trin 4: køber registrerer indkøbsordre – det sidste trin i indkøbsordreprocessen består i, at køberen registrerer PO. Som tidligere nævnt er arkivering af indkøbsordrer en god vane i tilfælde af en revision.

når disse trin i indkøbsordreprocessen er afsluttet, leveres og inspiceres varerne eller Tjenesterne. Derefter udsteder sælgeren en faktura til købers økonomiteam, hvis efter bedste praksis tre-vejs matchning af fakturaen mod PO og leveringsdokumenter, betaling foretages, og transaktionen er afsluttet. Dette ville fuldføre den fulde Procure-to-Pay proces.

hvordan adskiller en indkøbsordre sig fra en faktura?

mens de kan synes ens, indkøbsordrer og fakturaer er helt anderledes. En faktura anmoder om betaling for et køb og sendes fra sælgeren til køberen. De indeholder de samme oplysninger som i indkøbsordren, samt et fakturanummer, leverandørens kontaktoplysninger, eventuelle kreditter eller rabatter for tidlige betalinger, betalingsplan og det samlede beløb, der skyldes sælgeren.

de vigtigste forskelle mellem de to dokumenter er, at en indkøbsordre beder om oprettelse af en faktura. En indkøbsordre sendes fra køber til sælger, mens en faktura sendes fra sælger til køber. Hertil kommer, at indkøbsordren officielt “ordrer” god eller tjenester fra en leverandør, mens fakturaen anmoder om betaling for ordren.

hvorfor skal du automatisere indkøbsordreprocessen?

indkøbsordreprocessen er vigtig, men i mangel af et e-indkøbssystem er det utvivlsomt manuelt og tidskrævende. Virksomheder implementerer ofte et manuelt indkøbsordresystem til at administrere dette oprindeligt – en indkøbsordreformular med godkendelsessignal ofte via telefon eller e-mail, Dette er ofte kombineret med et regneark til sporing af indkøbsordre. Der er mange problemer med en manuel indkøbsproces, herunder at være tilbøjelig til menneskelige fejl. Med et system som PLANERGY bliver hele processen mere effektiv gennem automatisering. Her er hvorfor du skal automatisere denne proces:

• Alle indkøbsdokumenter er centraliseret på et sted, tilgængeligt overalt – henvisninger til indkøbsrekvisitioner og POs er langt mindre smertefuldt med en e-indkøbsløsning. Du kan få adgang til alle de detaljer, du har brug for, når du har brug for dem – et sted.
• automatiserede leverandørkataloger gør indkøbsrekvisitioner lettere – du kan oprette købsanmodninger ved hjælp af en standardiseret formular online ved hjælp af vores automatiserede leverandørkataloger. Der er ingen grund til at Tommelfinger gennem forældede papirleverandørkatalogbøger for varer eller tjenester. Online kataloger gør det nemt at finde den vare, du leder efter, til den rigtige pris fra foretrukne leverandører, samtidig med at manuel dataindtastning reduceres. Du kan også gemme varer for større besparelser og gøre køb mere praktisk.
• godkendelser sker hurtigere – at få godkendt indkøbsrekvisitioner er hurtigere og lettere med et automatiseret system. Du kan sende dem direkte til den ansvarlige for at godkende dem gennem systemet, der reducerer flaskehalse. Opsætning af en arbejdsproces for godkendelse er lige så let som at klikke på en knap. Når denne person er udpeget som godkender, vil de straks begynde at modtage automatiske godkendelsesanmodninger, som udløser oprettelsen af en indkøbsordre. Godkendelser kan styres på farten-ikke mere at holde op ordrer.
• indkøbsordrer er nemme at oprette og dele – ligesom indkøbsrekvisitioner, indkøbsordrer styres også nemt via e-indkøbsprogram. Du behøver ikke længere bekymre dig om formatet for indkøbsordrer, fordi det hele er forudbefolket. Derudover kan du sende dem til leverandører i ethvert format.
• mere synlighed i spend – med e-indkøbssystemer kan du styre den fulde Procure-to-Pay livscyklus og få adgang til indsigt og analyser, der kan hjælpe dig med at styre forretningsudgifter mere effektivt. Relevante teammedlemmer kan se virkningen af indkøbsrekvisitioner, før du godkender dem, og budgetter opdateres automatisk, når en indkøbsordre er sendt.
• se ordrestatus et overblik – at kunne se status for alle dine ordrer et sted er en enorm fordel ved at automatisere indkøbsordreprocessen. Du kan nemt se vigtige øjeblikke i PO-processen, som hvilke indkøbsrekvisitioner der er godkendt eller afvist, og hvilke indkøbsordrer der er sendt.
• reducer fakturagodkendelsescyklustider – økonomiafdelingen kan bruge mindre tid på at jagte bekræftelse en faktura skal betales og strømline fakturering ved at matche mod godkendt POs med fuld synlighed på revisionssporet. Ingen grund til at trave gennem et papirspor, når indkøbsordrestyring er digital!

indkøbsordreprocessen er vigtig for virksomheder. Udvikling og vedligeholdelse af en professionel PO-proces er fantastisk til at opbygge optimale leverandørrelationer, holde et revisionsspor og holde sig til budgetter, blandt andre værdifulde fordele. Automatisering af it kan hjælpe med at strømline kommunikationen og minimere den økonomiske risiko.