Hvordan til at organisere arbejdsordrer: Lær vedligeholdelse bedste praksis
klar til at gøre overgangen til bedre arbejde ordrestyring? Her er fem måder at tage kontrol over dine vedligeholdelsesarbejdsgange og få alt til at fungere nøjagtigt som du vil.
men først en hurtig note: selvom det er muligt at se positive resultater fra nogle af disse trin uden hjælp fra CMMS-programmer, er virkeligheden, at moderne arbejdsordreprogrammer gør alt, herunder arbejdsordrestyring, forebyggende vedligeholdelsesplanlægning og MRO-lagerstyring, både mere pålidelig og mere effektiv.
endelig gør de rigtige CMM ‘ er bare dit liv lettere.
men for at starte, lad os se på nogle solide trin, du kan tage for at organisere dine arbejdsordrer.
1. Standardiser og centraliser dine arbejdsordredata
uanset hvilket system du bruger, alt fra gammeldags papirrester til lidt mere moderne regneark, er det altid bedst at sigte mod konsistens. Hvis du bruger papir, skal alt være på papir. Hvis arbejdsordrer starter som regneark, skal de ende som regneark.
med disse gammeldags systemer er der allerede mange chancer for, at data forsvinder, bliver forældede eller bliver beskadiget.
men hvis dine arbejdsgange får dig til at hoppe fra papir til regneark og derefter tilbage igen, åbner du dig selv for endnu flere muligheder for dårlige data. Hver gang en teknologi manuelt kopierer data fra papir til et regneark eller går den anden vej, risikerer du at få de forkerte tal.
og små fejl betyder noget. Hvis en teknologi lægger i, at de lukkede en arbejdsordre i April i stedet for Juni, er dine tal nu slukket i to månedlige rapporter. Og hvis en teknologi sætter 31. April som slutdato (en dato, der ikke findes, fordi April kun har 30 dage), kan arbejdsordrens data glide lige gennem revnerne.
og når du bruger en standard, er det meget lettere at holde alt sammen på et sted. Du kan stable alle dine papirarbejdsordrer i en bunke eller gemme alle dine regnearksarbejdsordrer i en fil.
2. Planlæg PMs og prioriter derefter on-demand arbejdsordrer
vedligeholdelsesafdelingen skal køre som et hospital, ikke et Busdepot.
hvad er forskellen?
nede på busstationen, når tidsplanen er indstillet, er der ingen ændring af det. Bus A er indstillet til at forlade klokken 10, og det er da det forlader. Det samme gælder alle de andre busser.
men op på hospitalet er tidsplanen mere elastisk. Jo da, der er patienter med aftaler for at møde læger, og i de fleste tilfælde, tingene går efter planen. Men hvis nogen ankommer i kritisk tilstand, flytter de øjeblikkeligt til linjens hoved. Faktisk springer de helt over linjen og ser straks en læge. Dine arbejdsordrer skal fungere på samme måde.
Start med at oprette og planlægge dine forebyggende vedligeholdelsesinspektioner og opgaver. Men når mere presserende arbejde dukker op, skal du være klar til at flytte din PMs rundt for at gøre plads.
den gode nyhed er, at PMs har tendens til at have vinduer, ikke deadlines. Det betyder, at når det er tid til at afslutte en PM, er der plads til at trække det op eller skubbe det lidt tilbage. I stedet for at gøre det i denne uge, kan du ofte sikkert vente til næste uge.
3. Kræv formelle, standardiserede anmodninger om arbejdsordre
men før du effektivt kan administrere din tidsplan, har du brug for en pålidelig måde at indsamle vedligeholdelsesanmodninger på. Mennesker på tværs af afdelinger, over hele anlægget, har brug for en enkel, pålidelig måde at oprette forbindelse til vedligeholdelsesafdelingen for at indsende vedligeholdelsesanmodninger.
men før vi ser på hvorfor, lad os rydde op i enhver mulig forvirring.
Hvad er forskellen mellem en vedligeholdelsesanmodning og en arbejdsordre?
forskellene kommer ned på, hvem der laver dem, og hvordan du bruger dem.
vedligeholdelsesanmodninger kommer ind fra hele anlægget, fra alle slags mennesker. Når nogen, og det kan være nogen fra administrerende direktør til en udstyrsoperatør, ser noget, der skal løses, indsender de en vedligeholdelsesanmodning. Ideen er, at med alle, der fungerer som ekstra sæt øjne omkring anlægget, vedligeholdelsesafdelingen ved med det samme, når der er et problem, som kan være alt fra et utæt Tryk i badeværelset på øverste etage til en fuld oversvømmelse i kælderen. Når vedligeholdelsesafdelingen godkender en anmodning, bruger de oplysningerne til at generere en arbejdsordre, som de derefter tildeler en vedligeholdelsestekniker.
nøglen til vedligeholdelsesanmodninger er at have et veletableret, letforståeligt system, så alle ved, hvordan man kontakter dig. Jo sværere det er for folk at nå dig, jo mindre sandsynligt vil de genere, hvilket fører dig til at gå glip af mange små problemer, der så har en chance for at vokse til store problemer.
og når der er store problemer, og folk ved, at de skal kontakte din afdeling, bruger de en forvirrende kombination af uforudsigelige, upålidelige metoder. Det efterlader dig grave gennem bunker af papir noter, e-mails og telefonbeskeder.
i stedet skal du oprette en enkel, direkte kommunikationslinje, så folk ved nøjagtigt, hvordan de kan nå dig med anmodninger.
4. Gør hver vedligeholdelsesarbejdsordre super tung
så, når du har dine vedligeholdelsesanmodninger, skal du generere arbejdsordrer fyldt med de kritiske datateknologier, der skal arbejde effektivt og lukke hurtigt. Jo mere de ved, før de starter, jo lettere er det for dem at afslutte.
hvad skal du medtage?
en effektiv arbejdsordre kommer med:
- omfattende historie om vedligeholdelse og reparation af aktiver
- trinvise instruktioner
- tjeklister
- tilknyttede MRO-dele og materialer
- skemaer, billeder og garantier
- steder på kort og grundplaner
målet er at få teknologien til at komme med en klar ide om, hvad de skal gøre, og hvad de skal gøre det. Hvis vedligeholdelsen eller reparationerne begynder at gå sidelæns halvvejs igennem, vil du have dem til at have det, de har brug for for at rette tingene ud.
5. Lav hver vedligeholdelsesarbejdsordre superlys
nu hvor du har pakket dine arbejdsordrer med nyttige data, skal du finde måder at gøre dem mobile på. Det er dejligt, at techs har masser af nyttige data med dem, men du vil ikke have dem til at skubbe rundt Trillebøre fulde af papir. Dine arbejdsordrer skal være datatunge, men også pæne og lette og lette at flytte rundt på.
der er et par muligheder her, men de har alle en ting til fælles: at få mobil betyder at gå digitalt. Der er bare ingen måde for dig at få techs de oplysninger, de har brug for, hvis du sidder fast og udskriver alt på papir. Det er dyrt og upraktisk.
en mulighed er at bruge regneark. Men problemet her er, at dine arbejdsordrer nu er for lette; fordi de ikke er bundet til hinanden, overføres ændringer, du foretager i en fil, ikke. Hurtigt har du en masse forskellige versioner af den samme arbejdsordre, og ingen er sikre på, hvem der har de mest opdaterede data. Dine data er simpelthen derude flyder rundt, løsnet.
den bedste måde at få pålidelige, tilgængelige data på er med en CMMS-løsning.
eksempler på effektiv styring af arbejdsordrer med CMMS
mange af ovenstående trin kan hjælpe dig, selvom du sidder fast ved hjælp af gammelt papir eller regneark. Men for at få mest muligt ud af trinene og tage fuld kontrol over dine arbejdsordrer, har du brug for en moderne CMMS-programløsning.
ved at holde trinene i tankerne, lad os se på, hvordan arbejdet ordrestyring gør dem lettere, mere effektive.
Sådan holder du styr på arbejdsordrer
hvis du vil holde styr på dine arbejdsordrer, skal du finde en måde at standardisere og centralisere dine data på. Med gamle metoder som papir og regneark risikerer du altid at miste eller ødelægge data.
en CMMS hjælper dig med at løse dette problem ved at gemme dine data i en central database, der holder alle dine oplysninger sikre, sikre og tilgængelige. Og fordi alt er på et sted, er det nemt at holde det hele opdateret. I stedet for flere versioner har du data, du kan stole på.
Sådan organiseres arbejdsordrer
når du har alle arbejdsordrer på stedet, kan du nemt flytte dem rundt og oprette PM-tidsplaner, som du derefter hurtigt kan justere for at give plads til on-demand-opgaver. CMMS gør det nemt med intuitive kalenderdashboards, der giver dig mulighed for at flytte arbejdsordrer rundt med simpel træk og slip.
Hvordan ved du, hvornår du skal tilføje on-demand arbejdsordrer? Med den enkle online vedligeholdelsesanmodningsportal ved alle nøjagtigt, hvordan man kontakter afdelingen. Alt hvad de skal gøre er at gå til siden og indtaste deres oplysninger. Og i modsætning til med en telefonbesked eller en e-mail, leveres onlineformularen med tilpasselige datafelter, så folk ved nøjagtigt, hvilke oplysninger de skal medtage i deres anmodninger.
sådan strømline arbejdsordrer
de sidste to trin gør dine arbejdsordrer tunge, men også lette. CMMS hjælper med begge dele.
brug af skabeloner, der kan tilpasses, med blot et par klik, kan du hurtigt tilføje alle de oplysninger, som techs har brug for for at arbejde effektivt. Og ved hjælp af vedligeholdelsesappen kan techs få adgang til alt fra hvor som helst ved hjælp af enhver internetforbundet mobilenhed. Al den hjælp passer lige i håndfladen.
hurtig, kortfattet oversigt
effektiv arbejdsordrestyring kan være kun få skridt væk, men du skal sørge for, at du bevæger dig i den rigtige retning. Start med at standardisere dine data, så alt er i samme format, hvilket reducerer dine chancer for at miste eller ødelægge data. Næste, oprette din tidsplan, men behandle PMs som aftaler på et hospital: hvis noget mere alvorligt dukker op, være klar til at omlægge PMs. Når du håndterer vedligeholdelsesanmodninger, skal du oprette og håndhæve en formel proces og derefter pakke hver arbejdsordre med de oplysninger, som techs har brug for for at fungere godt, og sørg for, at techs har adgang til disse oplysninger hvor som helst med en mobil vedligeholdelsesapp.
næste trin
klar til endelig at organisere dit arbejde ordrestyring? Det er på tide at implementere en moderne CMMS-løsning.
Hippo har mange måder at hjælpe dig på, uanset hvor langt du er i processen. Vi kan besvare dine spørgsmål om vedligeholdelsesstrategier (og alt andet relateret til vedligeholdelse), hjælpe dig med at booke en live demo eller endda sætte dig op med en gratis prøveperiode.