fantastiske møder: hvordan modereres en mødediskussion?
diskussioner er kernen i ethvert møde. Når det modereres, kan det blive et godt værktøj til at holde alle involverede og udveksle ideer på en ordnet måde. Imidlertid, venstre umodereret kan introducere kaos, konflikt, og demotivere deltagere, der kan føle sig uhørt, misforstået eller udelukket. Vi vil vise dig nogle principper og teknikker, der gør diskussionerne til et produktivt værktøj.
hvad er en diskussion? For enkelhedens skyld, lad os antage, at enhver aktivitet under et møde, der involverer to eller flere talere, er en diskussion. Du vil ikke komme på tværs af det i et opdateringsmøde, men beslutnings-eller brainstormingsmøderne vil i flertal bestå af diskussioner og ideudveksling.
hvornår diskussion skal være velkommen? Bare i betragtning af den kreative og konstruktive karakter af diskussionen som en aktivitet, er det synligt en god aktivitet i enhver kreativ og beslutningsbaseret kontekst. Hver deltager bringer deres unikke oplevelse og perspektiv, som igen kan bringes i lys gennem diskussion. Når du vil udvide dine tankehorisonter, teste forskellige ideer, inkludere ting, du ikke ville tænke på egen hånd, oprette en mødediskussion. Det er også en måde at involvere hver enkelt deltager og give dem mulighed for at give udtryk for deres egne meninger, så de føler sig anerkendt og direkte involveret i processen og den endelige løsning. Det er et meget vigtigt punkt for enhver, der administrerer teams og deres motivationsniveauer: det er meget lettere at gå ekstra mil, når man føler sig nødvendig, anerkendt og involveret!
hvornår diskussion bør undgås? Der er situationer, der ikke drager fordel af forskellige meninger eller løsninger. Det mest oplagte sted, hvor diskussioner ikke let vil blive omfavnet, er opdateringsmøderne: mens nogle spørgsmål kan besvares, der er allerede intet, der kunne gøres for at ændre resultatet. I en sådan situation er diskussion meningsløs og vil være uproduktiv. En stor grund til at undgå diskussionen er manglende evne til at moderere den: selv en lille diskussion kan blive til en kaotisk støj, når den ikke er modereret.
Hvordan oprettes en diskussion? En tommelfingerregel, der er værd at huske, er: medmindre det udtrykkeligt er angivet, antages ingen moderering — når du letter et møde, skal du starte det med at etablere klare og forståelige regler. “I dag vil vi diskutere vores nye Forårskampagneideer, prøv at begrænse din taletid til 5 minutter for at give alle mulighed for at give udtryk for deres ideer. Vi vil diskutere dem ideer, når alle ideer er præsenteret” er en venlig og konstruktiv diskussionsåbner. At kende dagsordenen fremad vil give deltagerne mulighed for at være forberedt, så det bør også omfatte diskussionsreglerne. Afhængigt af deltagerne, kan du forberede en tydelig synlig timer: nogle højttalere kan lide at tale og give dem feedback om tiden vil sikre, at de kommer til det punkt uden risiko for at udvide deres tildelte tid.
hvordan modereres diskussionsprocessen? Facilitatoren skal organisere højttalere, give dem stemme og observere diskussionsprocessen. Ting at passe på er:
- deltagere tager længere tid end tilladt: brug blot en timer og informer dem om, at deres tid slutter eller allerede er afsluttet, så de skal afslutte,
- deltagere, der skærer ind: hvis du allerede har etableret diskussionsreglerne, skal du minde den useriøse deltager om, at deres mening og argument vil blive hørt efter præsentationsdelen,
- diskussion, der går ind i en cyklus, dvs. et argument fører til et andet, hvilket fører til et andet (skylning og gentagelse), som kommer tilbage til den første: du bliver nødt til at træde ind og tackle denne situation, indsamle alle argumenter og dissekere dem en efter en for at finde en måde at løse konflikten på,
- ingen løsning, konsensus eller kompromis kan nås: du bliver nødt til at fungere som en upartisk rådgiver (ikke en dommer!), omformulere hver løsning på en anden måde for at ændre perspektivet og omdanne forståelsen af sagen, forenkle den.
mens de to førstnævnte almindelige problemer er lette at løse og kræver en blid og venlig skub eller venlig påmindelse, er de to sidstnævnte et tegn på konflikt, og strategier til adressering og løsning af dem vil blive diskuteret en anden gang!
hvordan holder deltagerne engagerede og involverede? Du kan sandsynligvis gætte, men den store fordel ved en mødefacilitator er deres evne til at læse rummet. Facilitator er ikke kun nogen til at tage noter og organisere mødet. Ved at læse ansigter og underliggende følelser fra deltagerne skal de være i stand til at bemærke mennesker, der er frakoblet: ved hjælp af mobiltelefoner, negativt kropssprog, strenge eller bekymrede ansigtsudtryk, og tilslut dem tilbage i diskussionen. Det er facilitatorens rolle at give stemme i den modererede diskussion, og nogle gange bliver de nødt til at ændre rækkefølgen af højttalerne eller endda stille deres egne spørgsmål! God facilitator vil behandle ukonstruktiv kritik og løse det dårlige humør, det forårsagede.
Diskussionsmoderering er ikke en let opgave og kræver en masse følelsesmæssig intelligens, interpersonelle færdigheder og mest af alt… tålmodighed. Husk, at enhver konflikt kan løses ved konstruktiv og pragmatisk kommunikation og en masse venlighed!
Cubitoo tilbyder personlig coaching til startups og små virksomheder med fokus på at køre effektive møder og andre kommunikationsrelaterede aspekter af at drive en succesrig virksomhed. Kom i kontakt i dag