en trinvis vejledning til forbedring af forretningsprocesser
forretningsprocesser spiller en afgørende rolle i enhver organisation. Effektive processer strømliner individuelle aktiviteter og forbedrer den samlede effektivitet.
for at blive og forblive vellykket skal der være et kontinuerligt fokus på at forbedre forretningsprocesser for at øge produktiviteten og opretholde en høj kvalitetsstandard.
at gøre en proces mere effektiv reducerer i sidste ende din arbejdsbyrde og strømliner leveringen af et produkt eller en tjeneste. Men hvordan forbedrer du en forretningsproces nøjagtigt, og hvad er de involverede trin?
i denne artikel dækker vi de nøjagtige trin til forbedring af forretningsprocesser. Vi viser dig også, hvordan du opretter automatiserede arbejdsgange med frevvos automatiseringsprogram for forretningsprocesser.
dette er en omfattende vejledning. Klik på nedenstående links for at navigere til det afsnit, der interesserer dig mest:
- Hvad er trinnene til forbedring af en forretningsproces?
- Hvilke Konsekvenser Skal Du Forvente Af At Forbedre Forretningsprocesser?
- Business Process Improvement Use Cases
- Sådan forbedres og automatiseres dine forretningsprocesser
Hvad er trinene til forbedring af en forretningsproces?
forbedring af forretningsprocesser indebærer at identificere og forbedre en eksisterende proces for at strømline dens samlede effektivitet. Enkelt sagt tager du en proces og finder en bedre måde at få det gjort på.
din virksomhed afhænger sandsynligvis af utallige processer hver dag fra håndtering af indkøbsordrer til godkendelse af rejseanmodninger og mere. Hver er nødvendig for din virksomhed at fungere og trives.
men disse processer kan blive ineffektive, hvis de ikke opdateres, eller hvis de udføres manuelt, hvilket igen kan føre til økonomiske tab og værdifuld tid spildt.
foretrækker du at se og høre det i stedet for at læse om det?
lad os vise dig, hvor nemt det er.
forskning fra IDC viste, at virksomheder mister anslået 20-30% af deres årlige omsætning på grund af ineffektive processer. De økonomiske virkninger af disse ineffektive processer sammensatte jo længere de fortsætter.
hvis medarbejderne bruger for meget tid på en proces, eller hvis de laver flere fejl end normalt, er det en god ide at gennemgå de pågældende processer.
forbedring af processer involverer følgende syv trin:
- vælg en proces, der skal forbedres
- Kortlæg den aktuelle proces
- Identificer flaskehalse & områder til forbedring
- Kortlæg den potentielle nye proces
- Test processen & Revider
- implementer den nye proces
- gennemgå processen
ved at følge disse procesforbedringstrin kan du tage en kompleks proces som styring af indkøbsordrer og bruge procesautomatiseringsprogrammer som frevvo for at forbedre dens effektivitet.
før vi springer ind i, hvordan du udfører disse trin, lad os se på de positive virkninger, du kan forvente af forbedring af forretningsprocesser.
Hvilke Konsekvenser Skal Du Forvente Af At Forbedre Forretningsprocesser?
i dagens konkurrenceprægede marked har du simpelthen ikke råd til at have ineffektive processer. Sådan kan forbedring af dine forretningsprocesser give din organisation en konkurrencemæssig fordel.
øg driftseffektiviteten
automatisering af forretningsprocesser fører til større effektivitet og reducerer driftsomkostningerne. En undersøgelse viste, at organisationer kan spare 10-15% af deres driftsomkostninger ved at bruge et værktøj til at automatisere deres arbejdsgange.
dette tal er i den nedre ende. Organisationer, der kunne citere, hvor mange penge de har sparet ved hjælp af arbejdsprocesautomatiseringsprogrammer, estimerer, at de sparer millioner af dollars om året.
med frevvo kan du oprette en arbejdsgang og visualisere en hel proces fra start til slut.
lad os for eksempel se på en proces, som enhver organisation har — medarbejder onboarding. Før du får en medarbejder, skal du udfylde og indsende alle de nødvendige formularer.
medarbejdere kan blive forkælet i denne proces, hvis du gør alt manuelt. Ved at strømline denne proces kan du i høj grad reducere tid til færdigheder til nye ansættelser.
her er et eksempel på en medarbejder onboarding arbejdsgang, du kan oprette i frevvo:
brug af programmer som frevvo til at visualisere en proces kan hjælpe dig med at identificere og afhjælpe driftsmangler.
forbedre medarbejdernes produktivitet
ineffektive processer er gentagne og tidskrævende. De tager også tid væk fra mere meningsfuldt arbejde.
mere end 40% af medarbejderne siger, at de bruger en fjerdedel af deres arbejdsuge på gentagne opgaver, hvor manuel dataindtastning tager mest tid.
med frevvos automatiseringsprogram for forretningsprocesser kan du reducere dataindtastning med automatisk udfyldte formularfelter. Dette giver medarbejderne mulighed for at bruge mindre tid på manuel dataindtastning og mere tid på andre produktive opgaver.
her er et kig på, hvordan programmet dynamisk udfylder felter for en PO-formular, der er forbundet til en database:
forbedring af forretningsprocesser eliminerer også forvirring om, hvem der er ansvarlig for specifikke opgaver. Du kan f.eks. oprette en arbejdsproces i frevvo, der automatisk dirigerer en formular til den rigtige person.
medarbejdere behøver ikke at spilde tid på at finde ud af, hvem de skal sende dokumenter til. Alt hvad de skal gøre er at udfylde en formular og indsende den.
reducer menneskelige fejl
håndtering af papirarbejde til enhver proces er ikke kun kedelig, men også mere tilbøjelig til fejl.
formularer kan udfyldes forkert eller sendes til den forkerte person. Disse fejl kan føre til økonomiske tab, hvis de ikke bliver fanget.
selv regneark er modtagelige for fejl. London Olympic Committee oversolgte 10.000 billetter til en svømmebegivenhed, da en medarbejder ved et uheld indtastede “20.000” i en celle i stedet for “10.000.”Udvalget endte med at opgradere billetindehavere til andre større begivenheder med tab.
frevvo har automatiske beregninger indbygget i formularerne, hvilket reducerer manuel dataindtastning og eliminerer menneskelige fejl.
lad os se på brugssager til forbedring af en arbejdsproces. Disse kan give dig en ide om, hvordan procesautomatiseringsprogrammer kan anvendes i din egen organisation.
Business Process Improvement Use Cases
Startups kan være i stand til at stole på manuelle processer for at få arbejdet gjort. Men i sidste ende, som en virksomhed vokser og bringer på flere medarbejdere, ineffektivitet vil skabe flaskehalse.
her er områder i din organisation, der kan drage fordel af forbedring af forretningsprocesser.
ny leje Onboarding
en stærk onboarding proces er afgørende for enhver organisation. Det hjælper medarbejderne med at tilpasse sig deres nye roller og giver dem en ramme for succes.
men kun 12% af medarbejderne siger, at deres virksomhed gør et godt stykke arbejde med onboarding.
den gode nyhed er, at et velstruktureret onboardingprogram kan øge engagementet og reducere tiden til færdigheder til nye ansættelser.
med frevvo ‘ s automatiserede onboardingprogram til medarbejdere kan du opbygge en arbejdsgang, der strømliner papirarbejdet og hurtigt bringer medarbejderne op i fart. Medarbejdere kan begynde at bidrage på deres allerførste dag i stedet for at blive kørt ned af papirarbejde.
indkøbsordrer
indkøbsordrer bruges til at dokumentere salg af varer og tjenester. Men at sende en enkelt PO involverer mange trin — du skal oprette en formular, få den godkendt, sende den til en leverandør, Godkende fakturaen og gemme den til registrering.
her er et eksempel på, hvordan en indkøbsordrearbejdsproces kan se ud:
en manuel indkøbsordreproces kan bremse driften. Medarbejdere kan også være forvirrede over, hvilke skridt de skal tage næste, eller hvem de skal sende dokumenter til.
virksomheder, der bruger automatiseringsprogrammer til indkøbsordrer, har en hurtigere cyklustid (24 timer) sammenlignet med dem, der er afhængige af en manuel proces (35 timer). Det kan nemt oversætte til hundredvis af timer gemt om året afhængigt af hvor mange indkøbsordrer du sender.
her er et eksempel på en betinget indkøbsordrearbejdsproces i frevvo:
når en medarbejder sender en indkøbsordre, bliver den automatisk dirigeret til deres leder. Du kan endda tilføje betingede regler til dine arbejdsgange (f. eks., indkøbsordrer sendes kun til en VP til godkendelse over en bestemt værdi).
med frevvos forudbyggede skabeloner kan du strømline indkøbsordrer og automatisere andre processer, herunder indkøbsrekvisition, fakturagodkendelser og leverandørstyring.
Rejseanmodninger
Rejseanmodninger er vigtige for organisationer, hvis medarbejdere rejser til arbejde. Automatisering af denne proces eliminerer behovet for medarbejdere til at jage en leder for godkendelser.
hver virksomhed har forskellige godkendelsesprocesser for rejseanmodninger. Med frevvos rejseforespørgselsprogram kan du oprette arbejdsgange og aktivere dynamiske regler for at sikre overholdelse af rejsepolitikker.
for eksempel er en fælles politik for overholdelse af rejseregler at få en leder til at gennemgå og godkende en medarbejders rejseanmodning, før den sendes til økonomiafdelingen.
her er et eksempel på en arbejdsgang for rejseforespørgsler i frevvo:
opbygning af en arbejdsproces for rejseforespørgsler strømliner processen og sikrer, at medarbejderne følger politikker for overholdelse af rejseregler i din organisation.
salgsordrer
salgsordrer bruges til at bekræfte salget af varer eller tjenester til kunder. De dækker ting som leveringsdatoer, betalingsmetoder og andre vigtige detaljer.
ved at forbedre og automatisere denne forretningsproces med frevvos salgsordreautomatiseringsløsning kan du reducere manuel dataindtastning og behandle salgsordrer hurtigere med færre fejl.
her er et eksempel på en salgsordreformular med DATABASEINTEGRATION (klik på billedet for at prøve det):
når en bruger vælger et produkt, trækker formularen automatisk MSRP og beregner subtotalen, når en mængde indtastes. Formularen understøtter også digitale signaturer og vedhæftede filer.
tilslutning af dine salgsordreformularer til din database betyder, at dit salgsteam kan fokusere mere af deres tid på at lukke tilbud og mindre tid på at blive kørt ned af ineffektive interne processer.
dette er blot nogle få processer, som du kan forbedre og automatisere i din virksomhed. Enhver alt for manuel proces kan være en mulighed for forbedring af forretningsprocessen.
lad os nu se på de nøjagtige trin til strømlining af disse processer.
Sådan forbedres og automatiseres dine forretningsprocesser
Følg disse trin for at automatisere en proces i din virksomhed.
Bemærk: følgende trin kræver en frevvo-konto. Du kan prøve frevvos procesautomatiseringsprogram gratis i 30 dage.
#1. Vælg en proces for at forbedre
det første skridt til at forbedre forretningsprocesser er at identificere områder, der skal ændres. Et godt sted at starte er processer, der gentages ofte og følger det samme sæt trin.
her er en kort liste over processer, der ofte drager fordel af automatisering:
- ny leje onboarding
- indkøbsrekvisitioner
- time off anmodninger
- udgifter refusioner
- rejsetilladelser
- salgsordrer
- samtykkeformularer
- revisioner og overholdelse
vi vil se på at forbedre og automatisere rejseanmodninger i denne vejledning, men du er velkommen til at vælge din egen.
#2. Kortlæg processen
det næste trin er at dokumentere hvert trin i en eksisterende proces. Brug af et rutediagram er nyttigt her for at visualisere hvert trin i din arbejdsgang.
du kan opbygge din arbejdsgang i frevvo, tilføje og konfigurere hvert trin. Alternativt kan du også installere en forudbygget arbejdsgang og tilpasse den i overensstemmelse hermed.
Sådan ser vores arbejdsproces for betinget Rejseanmodning ud:
i visual form designer kan du også se og redigere rejseforespørgselsformularerne.
ligesom med selve arbejdsgangen kan du redigere formularen. Du kan trække og slippe elementer fra paletten til venstre på formularen for at tilpasse den.
#3. Identificer flaskehalse & forbedringsområder
det næste trin er at foretage en analyse for at identificere, hvilke dele af en proces der skal forbedres. Stil disse spørgsmål for at identificere flaskehalse:
- hvilke trin skaber flaskehalse?
- hvad bliver medarbejderne frustrerede over?
- hvilke trin forårsager de fleste forsinkelser?
overvej at få feedback direkte fra dem, der er involveret i en proces, du arbejder på at forbedre. Bed om deres input til, hvilke ændringer de ville gennemføre.
når du har identificeret flaskehalse, er det tid til at designe en proces, der fjerner dem.
#4. Kortlæg potentiel ny proces
nu kan du bruge det samme værktøj, som du har bygget din nuværende arbejdsgang med, til at opbygge din forbedrede arbejdsgang.
når du opbygger din nye arbejdsgang, skal du huske de smertepunkter, du har identificeret i det foregående trin.
for eksempel spilder en medarbejder, der skal spore deres leder hver gang for at godkende en rejseanmodning, værdifuld tid. For at løse dette kan du tilføje et trin i arbejdsprocessen, der automatisk dirigerer formularen til den rigtige person til godkendelse.
#5. Test processen
når du er færdig med at opbygge din nye arbejdsgang i frevvo, er det tid til at teste den for at sikre, at den fungerer.
gå derefter gennem hvert trin i din arbejdsgang for at sikre, at du ikke går glip af noget. Du kan altid gå tilbage til den visuelle designer for at foretage ændringer, hvis det er nødvendigt.
sørg for at teste din nye arbejdsgang på mobile enheder, som du kan gøre lige fra testvinduet.
#6. Implementer den nye proces
når du har testet din nye arbejdsgang, er det tid til at implementere den — hvilket du kan gøre i frevvo med et enkelt klik.
forbedring af en forretningsproces indebærer at ændre en eksisterende proces, så planlæg dette i overensstemmelse hermed. Allokere tid til at kommunikere disse ændringer og give vejledning til teams, der vil bruge dem.
#7. Gennemgå processen
der vil sandsynligvis være hikke undervejs, når du forbedrer en proces. Hold øje med, hvordan nye processer går, og anmod om feedback fra medarbejderne. Løber de ind i problemer? Er der noget uklart med et skridt?
registrer enhver feedback, du modtager, og arbejd for at foretage løbende forbedringer af dine processer. Små ændringer over tid kan føre til enorme besparelser.
konklusion
forbedring af forretningsprocesser giver dig mulighed for at strømline gentagne opgaver og forbedre driftseffektiviteten — som begge reducerer de samlede omkostninger og øger produktiviteten.
med frevvos automatiseringsprogram for forretningsprocesser kan du kortlægge og forbedre en eksisterende proces i din virksomhed. Systemet inkluderer træk-og-slip-funktionalitet, så du kan oprette automatiserede processer uden at skrive nogen kode.
Tilmeld dig i dag for en 30-dages gratis prøveperiode for at se, hvor nemt det er at bruge programmet til at forbedre dine forretningsprocesser og måle resultaterne.
