din guide til at kræve kilometergodtgørelse
bruger du et privat køretøj til forretningsrejser? Så længe du foretager en rejse i dit eget køretøj, og det er for erhvervslivet, der er uden for din sædvanlige pendler, kan du kræve en ‘kilometergodtgørelse’ for at refundere dig for de penge, du har brugt på brændstof og rejser osv. Lyder som gode nyheder, men hvordan hævder du denne kilometergodtgørelse?
hvad er processen? Hvad tæller som ‘business mileage’? Og hvor meget kan du kræve tilbage for at dække de udgifter, du har afholdt på din rejse?
i dette blogindlæg dækker vi:
- Hvad er kilometertal godtgørelse?
- hvilke rejser klassificeres som forretningsrejser?
- hvad er de godkendte kilometertal godtgørelse (AMAP) satser?
- firmabiler og brug af den rådgivende brændstofrate
- specifikke regler at overveje
- krav om mere end den ‘godkendte’ godtgørelse
- krav om mindre end den ‘godkendte’ godtgørelse
- krav om skattelettelse
- hvilke poster skal du føre?
- at tage besværet ud af kilometertal krav
Hvad er kilometergodtgørelse?
som medarbejder vil der være lejligheder, hvor du skal rejse et sted som en del af dit arbejde. Du kører muligvis for at se en ny klient på deres kontorer, eller gå til en konference et andet sted end din sædvanlige arbejdsplads. I det væsentlige foretager du en rejse, der har et forretningsformål. Og hvis det er tilfældet, kan du kræve kilometertal for turen, så længe du bruger dit eget køretøj. Dette kan være din personlige bil, varevogn, motorcykel eller endda din cykel – vi vil snart tale om at bruge en firmabil.
kilometergodtgørelse betaler dig et vist beløb af dine udgifter til dækning af omkostninger som brændstof, vejafgift, MOTs, reparationer og endda omkostningerne ved elektricitet, når du kører et elektrisk køretøj.
for at kræve din kilometergodtgørelse skal du:
- Registrer din kilometertal og detaljerne om turen
- Indsend et krav til din arbejdsgiver
- vent på, at din arbejdsgiver godkender og betaler din kilometergodtgørelse
hvilke rejser klassificeres som forretningsrejser?
så vi ved, at du kan kræve kilometergodtgørelse til forretningsrejser, men hvad tæller faktisk som ‘forretningsformål’ ifølge HMRC?
i en nøddeskal, du kan kræve for enhver tur, der er uden for din sædvanlige rejse til arbejde. Den daglige rute fra dit hus til din arbejdsplads klassificeres som din almindelige pendling og ses ikke som en forretningsrejse.
hvad du kan gøre krav på er rejser, der har et forretningsformål, men som kræver, at du rejser til et sted, der ikke er din sædvanlige arbejdsplads eller hjem.
så det kan for eksempel betyde kørsel til:
- en kontorplacering, der ikke er din sædvanlige base
- en kundes arbejdsplads til et møde
- en begivenhed, såsom en arbejdsrelateret konference eller seminar
- et træningscenter for et obligatorisk kursus
- et midlertidigt kontor, hvis din sædvanlige arbejdsplads er ude af drift
hvad er de godkendte kilometertal godtgørelse (AMAP) satser?
de betalinger, du modtager til dækning af dine kilometertal, kaldes godkendte kilometertal (Amap), og de betales til to standardpriser – en sats for de første 10.000 miles, der er tilbagelagt, og en anden sats for enhver kilometertal ud over 10.000 miles.
de nuværende AMAP-satser er:
| køretøjstype | første 10.000 miles | over 10.000 miles |
|---|---|---|
| biler og varevogne | 45p | 25p |
| motorcykler | 24p | 24p |
| Cykler | 20p | 20p |
du kan hurtigt beregne det godkendte beløb for en bilrejse ved at opdele din samlede kilometertal ned i de første 10.000 miles og enhver kilometertal over dette og derefter multiplicere de to resulterende tal med 45P og 25p-satsen.
eksempel:
Hassan er medarbejder. Han bruger regelmæssigt sin egen bil til forretningsformål og i skatteåret 2020/21 ure op 16.427 business miles. Hassans godkendte beløb er 6.106, 75 kr.beregnet som følger:
(10.000 miles @ 45p pr.mil) + (6.427 miles @ 25p pr. mil)
firmabiler og ved hjælp af den rådgivende brændstofrate
for at være berettiget til kilometergodtgørelse i henhold til AMAP-reglerne skal du bruge dit eget personlige køretøj; f. eks. en bil, varevogn, cykel eller motorcykel. Men hvad sker der, hvis du kører en firmabil til din virksomheds kilometertal?
som firmabilchauffør kan du bruge HMRCs rådgivende brændstofpriser, undertiden også kaldet ‘HMRC firmabil kilometertal’. De rådgivende brændstofpriser er firmabil svarende til AMAP-satserne for private køretøjer, og de er de anbefalede refusionssatser, hvis du vil genvinde forretningsrejseudgifter, når du kører et firmakøretøj.
du kan finde oplysninger om de specifikke priser, baseret på motorstørrelse og brændstoftype, i Tripcatcher oversigt over rådgivende brændstofpriser
specifikke regler at overveje
reglerne bliver mere komplekse, så det er vigtigt at bemærke et par specifikke regler omkring at fremsætte et gyldigt krav eller krav. For eksempel:
- krav om mere end et job – 10.000 mile-reglen (og også 10.000 miles i alt) gælder for hvert job. Så hvis du har mere end et job, og begge arbejdsgivere ikke er forbundet – f.eks. Men hvis begge arbejdsgivere er forbundet, beregnes din kilometertal alle sammen, og der er kun en 10.000 mile grænse.
- krav på passagerer – som bilejer kan du også kræve for alle passagerer, der er arbejdskolleger. Du har lov til at kræve 5p per mile for hver passager, så længe de alle er ansat af samme firma som dig selv, og også at virksomheden har aftalt at betale for passagerer.
- krav på parkering – når du kører til et nyt sted, kan du godt ende med at betale for parkering på din destination. Amap ‘ er dækker dog ikke omkostningerne ved parkering eller vejafgifter, så disse kan kræves separat, hvor de er ægte forretningsrejseudgifter.
krav om mere end den ‘godkendte’ godtgørelse
det er muligt, at din virksomhed betaler dig mere end den ‘godkendte’ godtgørelse. Hvis de samlede kilometerbetalinger, du modtager, er større end det’ godkendte beløb’, vil HM Revenue & Customs (HMRC) betragte dette som et kilometertal – overskud-og’ profit ‘ – elementet er skattepligtigt.
afsnit E i din medarbejder p11d-formular bruges til at rapportere dette overskud til HMRC, og den skat, der forfalder, opkræves normalt fra din løn under PAYE via en justering af din skattekode, snarere end at du betaler penge direkte til HMRC.
eksempel:
Sara er medarbejder. Hun bruger sin egen bil til arbejde og kører 3.750 miles i et skatteår. Saras arbejdsgiver betaler hende en kilometergodtgørelse på 50p pr. Hun modtager kilometertalbetalinger på kr. 1.875 (3.750 miles @ 50p) i skatteåret.
det godkendte beløb er Lotte 1,687.50 (3,750 miles @ 45p per mile).
da Sara betales mere end det godkendte beløb, er ‘overskuddet’ af £187.50 (£1,875 – £1,687.50) er skattepligtig og skal rapporteres af hendes arbejdsgiver på p11d-formularen.
p11d arbejdsark 6 hjælper dig med at beregne den skat, der skal rapporteres, hvis du har brug for hjælp til dette.
krav om mindre end den ‘godkendte’ godtgørelse
det er også muligt, at din virksomhed betaler en kilometergodtgørelse, der er lavere end den standardgodkendte Sats.
i dette scenarie har du ingen skat at betale, da du ikke tjener en kilometertal – faktisk vil du opleve et underskud – og den gode nyhed er, at du kan kræve skattelettelse på underskuddet.
den krævede lettelse behandles som en udgift, hvilket reducerer det beløb, som du betaler skat på.
eksempel:
Oscar bruger sin egen bil til arbejde. I et skatteår kører han 2.000 forretningsmil, og virksomheden betaler ham en godtgørelse på 30p pr.
det godkendte beløb er 900 kr. (2.000 kr. @ 45 kr. pr. mil), men da Oscar har modtaget kilometertal på 600 kr. (2.000 kr. @ 30 kr. pr. mil), falder dette under det godkendte beløb. Oscar kan kræve skattelettelse for manglen på £300 (£900 – £600).
men hvordan hævder du skattelettelsen?
det påhviler dig (medarbejderen) at kræve lettelse, men de fleste af os vil være vant til, at vores arbejdsgiver beskæftiger sig med vores løn-og skatteforhold. Tal med din arbejdsgiver og bede dem om at rapportere underskuddet til HMRC under Mileage kvote Relief valgfri Rapporteringsordning. I modsat fald skal du selv gøre krav ved hjælp af en P87-formular eller via din egen selvangivelse.
krav om skattelettelse
hvis du betaler dine rejseudgifter ud af din egen lomme – for eksempel refunderer din virksomhed dig ikke for forretningsrejser, eller du er selvstændig-kan du kræve skattelettelse tilbage. I stedet for at kræve tilbage dine kilometertal omkostninger fra din arbejdsgiver, du blot kræve lindring og betale mindre skat til HMRC.
vi vil se på den fulde procedure for kilometertal skattelettelser i en fremtidig blog (nu offentliggjort her), men der er en kort oversigt her på HMRC site.
hvilke poster skal du holde?
for at gøre et krav af enhver art, uanset om det er via AMAP eller AFR, skal du bruge alle relevante oplysninger og data vedrørende dine rejser/kilometertal – og det betyder at holde klare optegnelser.
for bil (varevogn, motorcykel og cykel) rejser, vil dette normalt betyde optagelse af:
- Dato for rejsen
- start og destination steder
- årsag til turen
- og hvor mange business miles du rejste.
når det drejer sig om andre forretningsrejseudgifter, f.eks. vejafgifter, parkering, er det vigtigt også at opbevare en kopi af kvitteringerne samt at notere datoerne og andre oplysninger om rejsen.
det kan være vanskeligt at holde styr på denne registrering, især hvis du er meget på farten og prøver at holde styr på kilometertal, brændstofindtægter, togbilletter osv. Det er her mileage apps, ligesom Tripcatcher og udgifter apps, ligesom dyre og kvittering Bank, kan være real time-sparere. At have de rigtige apps på din smartphone hjælper dig med at holde styr på dine rejser og gemme alle de oplysninger, der er nødvendige for en kilometertal krav, eller en virksomhed udgiftskrav.
at tage besværet ud af kilometertal krav
som du kan se, reglerne omkring kilometertal godtgørelse krav er ikke overvældende vanskeligt. Det virkelige problem er at holde sig på toppen af kilometertaladministratoren og sørge for, at du logger hver rejse korrekt, med de rigtige oplysninger om datoer, kilometertal og forretningsformål med turen.
For mere hjælp, se på HMRCs manual om beskæftigelsesindkomst, der diskuterer medarbejdere, der bruger deres egne køretøjer til arbejde.
Tripcatcher kan hjælpe med at registrere din virksomheds kilometertal, og der er en 14-dages gratis prøveperiode, så hvorfor ikke prøve Tripcatcher i dag.