De bedste måder at reducere patientens udeblivelser
planlægning effektivitet er hjerteslag af din praksis. Og tålmodige udeblivelser er dens nemesis. De er bane for ethvert medicinsk kontor, og det er vigtigt at have strategier på plads for at reducere dem. Som Pccs Chip Hart, direktør for Pediatric Solutions kan lide at sige, “en praksis med en god tidsplan er altid bedre klinisk og økonomisk end en praksis med en dårlig tidsplan – der er virkelig en forskel.”
uanset årsagen, fra manglende transport til glemsomhed eller økonomiske problemer, reducerer du antallet af udeblivelser på dit kontor ved at prøve følgende tip.
nye Data giver indsigt i udeblivende aftaler
for nylig gjorde Chip Hart og Pediatric Solutions-teamet et dybt dyk ned i dataene bag udeblivende aftaler hos PCCS klientpraksis og opdagede variabler, der dybt påvirker muligheden for ubesvarede besøg hos pediatric practices. Som det viser sig, og til overraskelse for konventionel visdom, er der ikke rigtig en stærk forskel i udeblivelse blandt ugedagen, tidspunktet på dagen eller årets måned. Sikker på, måske mandag er lidt mere sandsynligt end fredag, men det er ikke statistisk signifikant.
hvad Harts team afslørede er, at den stærkeste forudsigelse for en patient, der ikke viser deres udnævnelse, er… en historie med manglende aftaler. Hver patient savner en aftale fra tid til anden. Men de kronisk savnede aftaler? De kommer fra kun 10% af familierne. Det er rigtigt-60% af ubesvarede aftaler kommer fra kun 10% af din patientbase.
hvad betyder dette for din pædiatriske praksis? Godt, til at begynde med, Hart siger,
når du kommer op med en udeblivelse politik for din praksis, behøver du ikke at have det være et tæppe politik for alle. Skræddersy det til den hårde 10%.
Hart giver et eksempel. “Samme dag aftaler bliver næsten aldrig savnet. Aftaler planlagt to dage eller mindre før tid bliver næsten aldrig savnet. I betragtning af denne sats, måske er din politik for en patient, der kronisk udebliver, at de kun har lov til at foretage aftaler samme dag eller en dag fremover. De fleste fremgangsmåder sparer tidsintervaller til øjeblikkelige besøg, så det er nemt at integrere denne politik i din eksisterende tidsplan.”
taler om udeblivende politikker, betyder det virkelig noget, om din pædiatriske praksis har en eller ej? Hart vejer i at sige, ” Vi kan ikke være sikre, fordi karakteren af udeblivende politikker adskiller sig så meget blandt praksis. Men selve tilstedeværelsen af en politik, uanset hvor dårligt eller inkonsekvent implementeret, er vigtig. Fra vores forskning ser det ud til, at praksis med politikker har en lidt lavere udeblivelse, men det fører til spørgsmålet-forårsager politikkerne den lavere sats, eller finder disse særlige praksis det lettere at gennemføre politikken konsekvent?”
nye strategier til reduktion af udeblivelse ved din praksis
for at opsummere det, her er de nye tip baseret på Harts seneste fund:
- undgå at lave en tæppepolitik, når det egentlig kun er et lille segment af dine patienter, der konsekvent mangler aftaler.
- overvej at begrænse aftaleplanlægningen til samme dag eller kun en dag forude for kroniske udeblivelser.
- fokuser ikke din indsats på at reducere udeblivelser for en bestemt ugedag / tidspunkt på dagen / sæsonen. Det handler mere om din politik end din timing.
- hvis du kender en bestemt patient udeblivelser ofte, overveje dobbelt-booking tidsinterval i forventning om dem ikke kommer. På den måde vil du ikke gå glip af indkomst ved at have et tomt sted i din tidsplan.
- mange fremgangsmåder bruger automatiserede påmindelsessystemer til aftaler. Overvej yderligere og direkte at kontakte den lille procentdel af dine patienter, der mest sandsynligt udebliver. En håndfuld opkald i dag kunne løse et problem i morgen.
For flere detaljer om Harts undersøgelse, tjek disse to indlæg fra Chip ‘ s Blog:
- Pediatric udeblivelse analyse, del i
- Pediatric udeblivelse analyse, del II
7 flere tip til at reducere udeblivelse af patienter
ud over ovenstående stof til eftertanke kan du overveje at prøve følgende strategier for at forbedre dine udeblivelse.
foretag daglige Påmindelsesopkald
udpeg en medarbejder til at foretage påmindelsesopkald hver eftermiddag til den næste dags aftaler. Det kan være en god ide at anmode om, at patienter fortæller dig, om de ikke kan klare det, og minde dem om, at du vil sætte pris på evnen til at tilbyde tidsslottet til en anden, hvis de ved, at de ikke kan komme ind. Dette vil bede en rettidig aflysning snarere end en sidste minut udeblivelse. Når du får en patient på telefonen og har en mundtlig bekræftelse fra dem, er de mindre tilbøjelige til at udeblive.
Opsæt automatiske påmindelser
brug af en automatiseret underretningstjeneste til at sende sikre påmindelser om SMS-eller e-mail-aftaler er en god ide, selvom du allerede foretager påmindelsestelefonopkald. Det giver en ekstra mulighed for at nå patienter, og hvis du har en dag, når det ikke er muligt at foretage påmindelsesopkald, har du stadig dine baser dækket, hvis du har automatiserede påmindelser på plads. For eksempel indeholder PCC ‘ s Program en funktion kaldet Notify, der giver dig mulighed for at automatisere påmindelser til aftaler (samt tilbagekaldelser og meddelelser om kontosaldo). Disse tjenester er så nemme, Det giver ikke mening at ikke bruge dem.
hold en venteliste
hold en aktuel og specifik venteliste, så du har muligheder for at udfylde hullerne. Du vil måske medtage de dage og tidspunkter, patienter er tilgængelige, og hvis de er tæt nok på din praksis til at tage en aftale med kort varsel. Hvis du har en udeblivelse, kan du henvise til denne liste for at udfylde tidsintervallet og ikke miste indkomst.
vent ikke med at omlægge dine udeblivelser
omlægning af udeblivelser, når de forekommer, er ikke en teknik til at forhindre dem i at ske i første omgang. Imidlertid, det faktum, at du gjorde en indsats for at nå ud personligt for at kontrollere patienten, viser pleje og bekymring, og etablerer den slags personlige forbindelse, der gør dem mindre tilbøjelige til at udeblive næste gang. Patienter, der går glip af en aftale, vil ofte gøre en indsats for at sikre, at de ikke springer over den næste.
det er en god tommelfingerregel at nå ud til patienter, der udebliver med det samme. Hvis du venter på, at patienten ringer til dig, venter du muligvis forgæves. Akavet over en ubesvaret aftale forhindrer undertiden folk i at ringe. Prøv at vente 10 eller 15 minutter efter aftaletiden, og foretag derefter et opkald, der lyder som noget,
“Hej der (patientens navn), vi ringer for at tjekke ind med dig. Vi havde planlagt en aftale om klokken 10 i dag og så dig ikke. Du er måske på vej og kører lidt sent, men hvis ikke, vi vil sørge for at få dig tilbage på tidsplanen så hurtigt som muligt.”
at holde en ikke-anklagende tone, snarere end at irettesætte patienten for at gå glip af aftalen eller nævne udeblivende gebyrer er vejen at gå, hvis du vil få den person tilbage i døren. Hvis dit kontor opkræver et gebyr, vent med at bringe det op til næste aftale, når patienten er lige der foran dig ved check-in.
nogle patienter har brug for ekstra påmindelser
nogle patienter kan lide at få en påmindelse på et bestemt tidspunkt, uden for når du typisk foretager dine daglige påmindelsesopkald. Selvom du ringer til dem dagen før, vil nogle patienter bare ikke huske det. For disse patienter, ringer om morgenen for deres udnævnelse eller endda en time eller to før vil ophæve dem bliver en udeblivelse. Dette kan virke som en masse ekstra håndhold, men den lille indsats, det tager dig at foretage et ekstra opkald, er værd at ikke miste indtægterne fra en ubesvaret aftale. Nogle patienter kan vide dette om sig selv og anmode om en påmindelse på et bestemt tidspunkt. Eller når du bemærker, at visse patienter altid glemmer aftaler, foreslå at prøve denne strategi for dem og se, hvordan det vil reducere din udeblivelse.
Vær proaktiv med din tidsplan
næsten enhver praksis har den ene patient, der dukker op sent for hver aftale, hver gang. Ligesom urværk, de slentre i døren efter deres udnævnelse tid er gået, stadig forventer at blive set. I stedet for at gentage dette mønster hver gang, straffe dem med udeblivende gebyrer eller vende dem væk fra pleje, fordi du allerede er sammen med den næste patient, kan du vælge at proaktivt styre planlægningen af disse patienter.
for eksempel er nogle patienter meget forudsigelige med deres sene ankomster og dukker op 15 eller 30 minutter for sent hver gang. Når du bemærker et stærkt mønster, fortælle dem deres udnævnelse er på 10 am, har deres påmindelse opkald minde dem om at komme på 10 AM, men sætte dem på din tidsplan for 10:30 am på den måde, når de ankommer “sent” for deres 10 am udnævnelse, vil de være lige på tid til når du faktisk forventes at se dem, og du vil ikke have et hul i din tidsplan. Dette er ikke beregnet til at være lusket, og scenariet er ualmindeligt nok, at du ikke behøver at anvende denne strategi for ofte. Men med de patienter, der simpelthen ikke kan trænes til at ankomme til tiden, vil dette tip spare dig for en masse frustration i sidste ende.
7. Har en skriftlig politik
Standardoperationsprocedure skal være, at en patient læser og underskriver en mistet aftalepolitik sammen med det andet nye patientpapir ved deres første besøg. Udstationering et skilt i receptionen med denne politik kan også være nyttigt. På den måde kan ingen hævde, at de ikke vidste om konsekvenserne af ikke-visning til en aftale.
det er almindeligt at tillade en ubesvaret aftale gratis og fri for eventuelle gebyrer, men at opkræve et ubesvaret aftalegebyr for eventuelle udeblivelser efter det skal hjælpe med at reducere sprunget aftaler. Nogle fremgangsmåder opkræver et nominelt gebyr på noget som $25-35, mens andre opkræver de fulde omkostninger ved aftalen. Detaljerne er op til dig. Selvfølgelig kan undtagelser foretages fra sag til sag, og typisk opkræver kontorer ikke for sygdom eller nødsituationer. Derudover kan patienter med Medicaid lovligt ikke sigtes.
tilskynd dine patienter til ikke at gå glip af deres udnævnelse i stedet for at straffe dem, når de gør det. Det kræver ikke meget arbejde at påvirke dine resultater – noget så simpelt som et påmindelsesopkald kan gå langt i retning af at reducere dine udeblivelser. Giv disse tips en chance og se for dig selv.
Redaktørens Note: Dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort i December 2017 og er blevet opdateret for nøjagtighed, omfattende og den nyeste bedste praksis.
