8 Tips til tilrettelæggelse og afvikling af effektive møder
møder er ofte en nødvendig del af arbejdslivet. Desværre er ikke alle møder skabt ens. Nogle ender med at blive komplette tidsrøvere, der ikke opnår noget. Men det behøver ikke at være sådan. Der er måder at organisere og køre effektive og produktive møder på. Her er nogle tips.
Sådan køres et effektivt møde
Beslut om mødet virkelig er nødvendigt
den første beslutning er, om du overhovedet skal afholde mødet. Overvej mødemålene, og om dit team kan udføre dem på en anden måde, f.eks. Hvis svaret er ja, behøver du ikke mødet. Spar alles tid til at gøre rigtigt arbejde i stedet.
Hvornår har du brug for et møde? Når du skal have gruppeinput for at træffe en beslutning i realtid eller for at samarbejde om at løse specifikke problemer. Hvis et problem bedst kan løses ansigt til ansigt med en gruppe, er et møde sandsynligvis passende.
alternativ tekst: Ovenfra og ned visning af en gruppe mennesker med bærbare computere omkring et bord på et møde
få de rigtige mennesker til at deltage
ligesom ikke alle møder skal forekomme, behøver ikke alle at være på et møde. Før du inviterer nogen, skal du tænke over, hvorfor de er nødvendige, og hvad deres bidrag vil være. Hvis de ikke har noget meningsfuldt bidrag, behøver de ikke at være der.
lige så vigtigt, sørg for, at de mennesker, der er absolut forpligtet til at være der, såsom beslutningstagere, kan gøre det. Ellers er der ingen mening i at holde mødet, og du bør omlægge det til en anden tid, når de kan deltage.
Vælg det rigtige firmaarrangementslokale
det er praktisk at holde dit møde på stedet, men hvorfor ikke ryste tingene op med et off-site møde? At gå off-site betyder ikke nødvendigvis, at du er begrænset til leje af et konferencelokale. Du finder masser af mødelokaler i nærheden af dig i spændende og uventede rum, som museer, akvarier og endda forlystelsesparker. Når du sammenligner spillesteder, skal du overveje, hvordan atmosfæren kan øge produktiviteten og øge moralen.
sæt en dagsorden
det er vigtigt at have en dagsorden for mødet, så deltagerne er opmærksomme på hele punktet i mødet og diskussionsemnerne. Du bør ideelt set sætte dagsordenen på forhånd og sende den ud sammen med mødeinvitationen. På den måde kan deltagerne forberede sig på deres roller og gøre mødet mere produktivt. De kan også tilføje eventuelle nødvendige yderligere dagsordenspunkter forud for mødet.
at have en dagsorden hjælper også med at holde mødet på sporet. Hvis diskussionen går ud på en tangent, kan du nemt bord diskussionen og ikke afspore mødet med sidediskussioner. For virkelig at holde tingene på sporet, overvej at tilføje en tidslinje til dagsordenspunkterne med tildelte tidsrammer for hvert element.
alternativ tekst: nærbillede af hænder fra en gruppe mennesker, der gennemgår nogle grafer og diagrammer på et møde
gør information tilgængelig på forhånd
mødet vil være mere produktivt, hvis folk har mulighed for at gennemgå materialer, især lange, inden mødet. Det er bare ikke realistisk at forvente, at folk kan absorbere og logge af på en 100-siders rapport under mødet. Det er heller ikke en god brug af mødetid til blot at læse eller få deltagere til at læse over, hvad der kunne have været gennemgået på forhånd.
Start og Slut til tiden
det er vigtigt at værdsætte alles tid ved at starte mødet til tiden. At starte mødet sent sætter også den forkerte tone, og deltagere vil mere sandsynligt blive distraheret, når de begynder at fokusere på andre forhold.
hvis et møde starter sent, kan det føre til, at mødet slutter sent, hvilket også kan forårsage forstyrrelser i alles tidsplaner resten af dagen. Hvis det ser ud til, at mødet skal løbe længere, er det bedre at planlægge et opfølgningsmøde end at prøve at skynde sig gennem vigtige emner med begrænset tid.
opsummere og afslutte med en handlingsplan
før du afslutter mødet, skal du sørge for at opsummere mødet og gentage, hvad der er aftalt for at sikre, at alle er på samme side. Det er også vigtigt at diskutere eventuelle næste trin, der er resultatet af mødet, herunder hvem der er ansvarlig for hvilken opgave, og hvornår de har brug for at gennemføre dem.
alle bør forlade mødet med en klar ide om aftalerne og gøremålene. Send omkring minutter af mødet til alle, der deltog, samt andre teammedlemmer, der ikke kunne deltage, men som kunne drage fordel. Medtag de næste trin i protokollen, så teammedlemmer nemt kan kontrollere, hvad de er ansvarlige for.
Bed Om feedback
lige efter mødet skal du bede deltagerne om deres feedback, så du kan måle, hvor effektivt mødet var. På den måde kan du foretage justeringer efter behov til fremtidige møder. Feedbacken behøver ikke at være kompliceret og kan være i form af, om mødet var godt eller nødvendigt forbedringer, nyttigt eller ikke nyttigt.
For mere indholdsmæssig feedback kan du også spørge deltagernes tanker om specifikke aspekter, såsom mødets længde, dagsordenen og om mødet nåede sine mål. Hvis der er meget negativ feedback, skal du følge op for at se, hvordan du kan forbedre dig til fremtidige møder.
indpakning: afholdelse af store møder
med lidt planlægning og organisering er det muligt at afholde møder, der er produktive og effektive, som tipene ovenfor viser. Nu hvor du ved, hvad der skal gøres, skal du begynde at lede efter det perfekte sted for virksomhedsbegivenheder til at være vært for dit møde.
For mere information om, hvordan du kører et effektivt møde, kan du tjekke det her.