5 trin til at styre dit projekt fra Start til slut
i teorien er et projekt vellykket, når det leveres til tiden og på budgettet inden for de vilkår, der er aftalt af de deltagende interessenter. I praksis skal du dog planlægge og tildele ressourcer, stå over for forsinkelser og justere udgifter, alt imens du sørger for, at alle er synkroniserede.
men hvad gør du, når du har ringe eller ingen erfaring med at styre et projekt fra start til slut? Hvis dette er tilfældet, fungerer de næste 5 trin som en guide til opsætning af dit projekt i gang. Vi kigger på alle detaljer og ser, hvordan en projektstyringsapp som Paymo kan hjælpe med.
enig med interessenterne om projektplanen
en projektplan er nøgleelementet i et vellykket projekt, der fungerer som en køreplan for dets leder og de involverede interessenter. Den indeholder tre parametre, som projektets fremskridt måles mod: omfanget, tidslinjen og budgettet. Det hedder også, under hvilke omstændigheder ændringer kan forekomme, hvis der opstår afvigelser fra den oprindelige plan.
efter afslutningen vil interessenter gennemgå og acceptere det for at få projektet i gang. Det er således afgørende at få alle involverede parter på samme side med hensyn til de aftalte parametre og deres eget ansvar. For at gøre dette skal du oprette en note i Paymo og skrive så mange ting så detaljeret som muligt. Vedhæft det derefter til projektet, når alle har godkendt det.
Opret en liste over opgaver og gruppere dem
på dette tidspunkt skal du identificere alle de nødvendige opgaver, der vil føre til omfanget opfyldelse. Dette kan vise sig at være let, hvis du har formået et lignende projekt før. Men hvis du kommer ind i ukendte farvande, er den bedste ting at gøre reverse engineering hele processen. Tænk på det endelige resultat, og hvad der skal gøres for at få det.
skriv alle de krævede opgaver ned i nogen bestemt rækkefølge, og gruppere dem derefter under opgavelister efter deres lighed. Hvis projektet er mere tæt, kan du gå mere granulært og indstille et tredje niveau af opgaver i form af underopgaver. Vær dog opmærksom, da dette tilføjer kompleksitet og gør projektet svært at følge.
skøn budget& omkostninger for hver opgave
når opgaverne er kortlagt, skal du gøre det, som de fleste projektledere frygter: estimater, dvs.hvor lang tid det tager at udføre en opgave. Hvorfor? Fordi de oprindelige estimater ofte er forkerte. Bare rolig, du vil være mere præcis, når du får erfaring.
men for at give dig et forspring er der tre typer opgaver: opgaver, du har udført før, opgaver, som du ikke har gjort før, men har en ide om, hvordan du skal håndtere dem, og opgaver, som du ikke har gjort før og ikke har nogen anelse om deres Logistik. For den første type kender du allerede tidsbudgettet og kan beregne omkostningerne afledt af den gennemsnitlige timepris. For den anden type estimerer du ud fra din intuition og multiplicerer budgettet med 1,5-2, og for den tredje type multiplicerer du budgettet med 3. Hvis dette lyder for meget, husk: det er altid bedst at love meget og overlever.
Overvåg og mål projektets fremskridt
du har allerede besluttet projektets omfang, estimerede opgavebudgetter og oprettet en projekttidslinje. Så hvad nu? Du skal overvåge projektet dagligt for at sikre, at alle de aftalte parametre er opfyldt. For at gøre dette skal du definere et sæt målinger, afhængigt af hvad succes betyder for dig. Hvis du f.eks. er bekymret for at sømme deadline på grund af specifikke projektbegrænsninger, måler du tidsplanvariantmetrikken. Denne viser, hvordan projektet varierer i forhold til den oprindelige tidsplan, og hvilke opgaver der er forsinkede. Hvis interessenttilfredshed er vigtigere for dig, udsteder du en tilfredshedsundersøgelse og måler output.
når du er indstillet, skal du blot måle dem regelmæssigt. Du vil måske bruge et tilpasseligt dashboard i et projektstyringssystem, der leverer data i realtid. Fordelen er, at du kan se hele projektets fremskridt i en enkelt visning uden at skulle skifte mellem forskellige apps.
Spor tid og få betalt
glem ikke at spore tid for hver opgave delvist og kategorisere den i fakturerbare vs. ikke-fakturerbare timer. På denne måde bestemmer du, om du er konsekvent over for projektets omfang. Øvelsen vil også hjælpe dig med at fakturere dine kunder og få betalt for faktisk arbejde, fjerne guesstimates fra ligningen. Pinlige endelige priskonflikter undgås således, mens du holdes ansvarlig.