5 ting at gøre før mødet begynder

5 ting at gøre før mødet begynder

vi har alle vist op til dette møde.

den ene uden formål. Den uden forudgående varsel eller detaljer. Og den, hvor ingen engang kunne finde, hvor mødet blev afholdt.

det ender med at være spild af alles tid.

for at sikre, at dit møde er en succes, skal du forberede dig på forhånd.

vær klar før dit møde

hvad du og dit team får ud af et møde afhænger af, hvad du lægger i mødet under forberedelse.

“det er ikke et møde, hvis du ikke forbereder dig på forhånd.”(Kvidre dette citat)

for at forhindre et spildt møde skal du være klar til dit møde, før det begynder.

her er 5 ting at gøre, før mødet begynder:

1. Send invitationer på forhånd-møder bør ikke være sidste øjebliks anliggender. Ingen kan lide at få en invitation samme dag. For et formelt møde skal invitationerne gå mindst 2-3 dage i forvejen.
2. distribuer en dagsorden – et møde uden en dagsorden er bare et gratis for alle. Lav en dagsorden og fordel den til deltagerne, så de kan være parat til at diskutere emnerne.
3. Giv Gennemgangsmaterialer – hvis der er forhåndsmaterialer, der skal gennemgås, skal du sørge for at give dem tidligt nok til, at deltagerne faktisk kan læse dem. Ellers bliver dit møde en ” læsesession.”Dette er ikke en produktiv brug af nogens tid.
4. reserver mødelokale – vi har alle haft oplevelsen af at prøve at gå til et møde kun for i sidste øjeblik at opdage, at der ikke er noget mødested knyttet til invitationen. Sørg for, at du reserverer tilstrækkelig mødeplads, der passer til antallet af deltagere og arbejde, der skal udføres.
5. Indstil Mødeforventninger – måske er det vigtigste, du kan gøre før mødet, at sætte forventningen om, “hvad er målet med mødet?”Folk kan godt lide at vide på forhånd, hvorfor de deltager. Det sætter mødet med et formål. Vær beskrivende med dit mødeemne. “Catch-up” er ikke et godt møde emne. “Briefing om status for projektet” er meget bedre og vil føre til et mere målrettet møde.

Det er ikke et møde, hvis du ikke forbereder dig på forhånd

de fleste møder er en fiasko, før de overhovedet begynder.

i mange virksomheder er møder så dysfunktionelle, at de repræsenterer den største enkeltstående tidsrøver på arbejdspladsen.

forbered dig på dine møder på forhånd, og de vil være en mere effektiv brug af alles tid.