vytvoření systému pro správu dokumentů pomocí Microsoft

vytvoření systému pro správu dokumentů pomocí Microsoft

vytvoření systému pro správu dokumentů pomocí Microsoft

nalezení správného systému pro správu dokumentů je zásadní pro úspěch každého podnikání. Použití systému správy dokumentů společnosti Microsoft může pomoci vyřešit typické výzvy, kterým podniky čelí při pokusu o vytvoření škálovatelného pracovního postupu.

co je systém správy dokumentů?

systém pro správu dokumentů je určen pro správu digitálních souborů, jako jsou Word, Excel, PowerPoints a další. V této době potřebujeme Bezpečný, robustní a přizpůsobitelný software, který poskytuje skvělý uživatelský zážitek. Přechod ze staršího systému správy dokumentů na novější systém má potenciál zlepšit výkon a snížit náklady.

typické problémy se staršími systémy správy dokumentů

má Společnost Microsoft Systém správy dokumentů?

Ano, to ano. Microsoft Office 365 poskytuje různá softwarová řešení včetně SharePoint, Microsoft Dynamics a OneDrive pro správu dokumentů. Kterékoli z výše uvedených skutečností lze použít v závislosti na potřebách každé organizace. Tento systém nám pomáhá ukládat, spolupracovat a sdílet dokumenty na různých platformách. Existují také různé způsoby, jak můžeme analyzovat výkon systému.

1. Správa zabezpečení a oprávnění
   mnoho systémů pro správu dokumentů nenabízí uživatelům způsob, jak nastavit omezení, kdo může vidět určité dokumenty. Některé dokumenty by měly být zobrazeny pouze konkrétními uživateli. Členové z jednoho oddělení nemusí chtít, aby jiné oddělení mělo přístup ke svým souborům. Nebo by jedno oddělení nebo skupina uživatelů mělo mít oprávnění přidat/upravit, zatímco jiná skupina má oprávnění pouze pro čtení.
2. vyhledávání a filtrování
   pokud existuje mnoho složek a dokumentů, může být obtížné najít konkrétní dokument, který hledáte. Mnoho vyhledávacích systémů pro správu dokumentů není nakonfigurováno tak, aby tento problém vyřešilo.
3. oznámení a schválení
   některé dokumenty, jako jsou zásady lidských zdrojů nebo faktury, potřebují schválení, než je mohou zobrazit všichni uživatelé. Většina systémů správy dokumentů bohužel tuto funkci nenabízí.
4. historie dokumentů
   někdy provést změny v dokumentu, jen aby bylo nutné obnovit poslední verzi, ale nebyli schopni? Mnoho uživatelů uvádí neschopnost zachovat historii dokumentů a obnovit minulé verze bod bolesti se staršími systémy správy dokumentů.
5. týmová spolupráce
   týmy obvykle nemají způsob, jak udržovat dokumenty specifické pro projekt. Projekty by měly mít možnost přiřadit tým, který je schopen spravovat dokumenty mezi členy týmu.
6. zachovat strukturu složek a pojmenování
   většina systémů pro správu dokumentů zachová stejnou strukturu složek a konvence pojmenování v celém prostoru. To znamená, že uživatelé nejsou schopni uspořádat nebo pojmenovat složky způsobem, který jim dává smysl, protože tyto změny se projeví na každém jiném uživateli.

jak základní aplikace společnosti Microsoft spolupracují na podpoře správy dokumentů

SharePoint

SharePoint dává vašemu týmu pracovní prostor pro spolupráci s řídicími panely, kalendáři, úkoly, oznámeními a aktualizacemi. Platforma SharePoint je udržuje v centrálním portálu spojeném s webovými stránkami společnosti. Můžete nastavit web SharePoint pro každý z vašich týmů, ke kterému máte přístup, s řídicími panely, které poskytují týmová a firemní oznámení. Můžete také nastavit firemní portál, kde žijí prohledávatelné celofiremní knihovny a oznámení. Přiřaďte každému zaměstnanci úroveň zabezpečení, která umožní přístup.

před 10 lety podniky používaly SharePoint pro konsolidaci dokumentů, Skype pro okamžitou komunikaci a Outlook pro zasílání zpráv a plánování. SharePoint se vyvinul do robustního Centra pro sdílení dokumentů se sdílenými pracovními prostory, úložištěm a prezentací.

OneDrive

OneDrive je online platforma pro ukládání dokumentů/souborů. To je obvykle používán jednotlivci a obchodní týmy, kteří potřebují centrální umístění pro ukládání a přístup k souborům. Funkce OneDrive pro verzování a sdílení usnadňují spolupráci, takže je to víc než jen online kartotéka. Společnost Microsoft rozlišuje mezi osobní a obchodní verzí nástroje.

OneDrive (pro firmy) nyní obsahuje všechny původní nabídky dokumentů SharePoint, včetně pracovních postupů, auditu, šablon a správy verzí. Nezahrnuje vaše marketingové zdroje, jako jsou připojení k webovým stránkám a sociálním médiím. Podnik vlastní účet a každému uživateli je přiřazen osobní účet pod obchodním účtem. Zde lze jednotlivé dokumenty vytvářet a ukládat dříve, než budou sdíleny s širším publikem společnosti.

OneDrive nenabízí možnost publikovat váš obsah na webu. I když můžete e-mailem odkazovat na dokumenty, nemůžete tyto dokumenty publikovat přímo na webovou stránku z platformy OneDrive. Dokumenty můžete zpřístupnit svému týmu, ale budete potřebovat Office 365 nebo jinou platformu CMS/webových stránek, abyste mohli veřejně publikovat svou práci.

Azure

využijte plně spravovaných sdílených souborů v cloudu, které jsou přístupné prostřednictvím standardního protokolu SMB (SMB). Připojení sdílení souborů souběžně v cloudu nebo na místě v systémech Windows, Linux a macOS. Plus, cache Azure sdílení souborů na serverech Windows S Azure File Sync pro výkon místního přístupu. Použijte prémiové akcie pro výkon citlivé, IO náročné pracovní zátěže a standardní akcie pro spolehlivé, univerzální ukládání souborů

Dynamics 365

Dynamics 365 je cloudové řešení, které nabízí vše, co potřebujete pro CRM a ERP v jediném balíčku

viz obchodní a zákaznická data na jednom místě—napříč stovkami zdrojů—pro jediný 360 stupňový pohled na vaši organizaci.

Microsoft Teams

Microsoft Teams je navržen tak, aby konsolidoval všechny aspekty spolupráce-nejen správu dokumentů a sdílení. Prostřednictvím Microsoft Teams mohou zaměstnanci sledovat své rychlé zasílání zpráv, e-mail, kalendáře, projekty a další.

Microsoft Planner

Microsoft Planner je to-do aplikace, která je dodávána s Office 365. Používá se pro osobní a týmové plánování s jednoduchým rozhraním založeným na kartách.

Microsoft Planner poskytuje rozbočovač pro členy týmu k vytváření plánů, organizaci a přiřazování úkolů různým uživatelům a ke kontrole aktualizací o pokroku prostřednictvím dashboardů. Poskytuje také centralizované místo, kde mohou být soubory sdíleny a viditelné pro celý tým. Jako aplikace Office 365 najdete plánovač v rámci vašeho domova Office 365.

Planner se nativně integruje se všemi ostatními aplikacemi Office 365 a použití nástroje v ekosystému společnosti Microsoft je velmi efektivní. Společnost Microsoft vytvořila sadu aplikací, které se navzájem doplňují a krásně spolupracují. Použití Planner znamená, že můžete snadno integrovat své úkoly do aplikace Outlook, připojit a zobrazit dokumentaci úkolů propojením se službou SharePoint, diskutovat o projektu v rámci týmů a zároveň mít plánovač otevřený, Skočit na videohovor (s týmy, dříve Skype for Business) a mnoho dalšího

výhody používání softwaru Microsoft pro správu dokumentů

efektivní řešení pro správu dokumentů specifikuje následující:

1. jaké druhy dokumentů a dalšího obsahu lze v organizaci vytvořit
2. jakou šablonu použít pro každý druh dokumentu
3. jaká metadata poskytnout pro každý druh dokumentu
4. kam uložit dokument v každé fázi jeho životního cyklu
5. jak řídit přístup k dokumentu v každé fázi jeho životního cyklu
6. jak přesunout dokumenty v rámci organizace, protože členové týmu přispívají k tvorbě dokumentů, recenze, schválení, zveřejnění a dispozice

společnost Microsoft poskytuje nejlepší řešení pro všechny vysoko. Níže jsou uvedeny funkce a výhody používání společnosti Microsoft jako vašeho partnera DMS. Tato řešení poskytuje již mnoho let a je jednou z předních společností v této oblasti. S cloud, on-premise, nebo hybridní, jakoukoli strukturu, kterou si vyberete, Microsoft poskytuje lepší řešení.

tato řešení a výhody zahrnují:

• schopnost snadno najít / vyhledat informace, které potřebujete
• Mobile-friendly: Vytvořit / upravit / spolupracovat kdykoliv, kdekoliv
• Celková bezpečnost: bezpečnější než on-premises serveru
• složky a zabezpečení na úrovni souborů: Udělit přístup pouze lidem, kteří ji potřebují
• Compliance-friendly
• řízení verzí, takže nejsou různé iterace souboru plovoucí kolem
• Historie souborů, takže můžete vidět, kdo udělal jakou změnu, když
• snadná spolupráce se spolupracovníky, dodavateli a klienty
• rychlé a bezpečné sdílení uvnitř nebo vně organizace
• integrace & Kompatibilita: Řešení společnosti Microsoft snadno integrovat do mnoha dalších systémů
• Document imaging / scanning umožňuje ušetřit fyzický prostor ukládáním souborů online
• škálovatelné: snadno roste s vaší organizací. Nebudete jej moci vyrůst jako řešení pro správu dokumentů
• Cloud-based: nemusíte se starat o fyzickou bezpečnost serverů nebo o ztrátu všech dat, když je vše v cloudu. Přístup k souborům, které potřebujete, kdykoli a kdekoli máte připojení k internetu
• úpravy Offline: pokud se chystáte někam bez připojení k internetu, můžete snadno vzít soubory s sebou
• Ušetřete na lidských zdrojích: nebudete potřebovat tolik zaměstnanců IT, kolik byste potřebovali pro starší server na místě

migrace ze starších serverů nebo jiných řešení je snadná.

jak HingePoint pomáhá našim klientům využívat řešení společnosti Microsoft pro potřeby správy dokumentů

můžeme vám pomoci implementovat SharePoint jako řešení pro ukládání dokumentů. Navrhneme informační architekturu (IA) na základě vašich jedinečných obchodních požadavků. IA pokrývá požadované sbírky stránek, subsites, Knihovna dokumentů, metadata, pole a další.

Uspořádejte soubory do logických kategorií, které vám pomohou zůstat organizované

postaráme se o vytváření knihoven s předdefinovanými metadaty, abychom zajistili, že při každém vyhledávání a filtrování najdete hledaný obsah.

můžeme implementovat pracovní postup, který umožňuje nastavit schválení a oznámení o určitých dokumentech. Pokud potřebujete týmovou stránku pro spolupráci, můžeme ji vytvořit. Můžeme také změnit tento web na šablonu, která vám umožní snadno vytvořit samostatné prostory pro každého klienta nebo projekt, které zachovávají stejnou základní strukturu.

pokud chcete posunout týmovou spolupráci na jinou úroveň, můžeme vám pomoci integrovat týmy společnosti Microsoft. Vaše týmy budou moci snadno spravovat všechny dokumenty související s diskusí na jednom místě a snadno je najít v budoucnu.

Správa dokumentů, které se vztahují k projektovým úkolům? Můžeme vám pomoci přidat Microsoft Planner do rovnice pro sledování úkolů pokroku. Dokumenty z SharePoint můžete snadno přiřadit ke svým úkolům a spojit se s konverzacemi s týmy Microsoft.

Použijte vlastní formuláře pro zpracování požadavků týmu a vytváření karet s vlastními zprávami pro sledování celkového pokroku.

jak můžete vidět, existuje mnoho způsobů, jak můžete zefektivnit procesy správy dokumentů pomocí nástrojů společnosti Microsoft.

můžete dokonce využít SharePoint pro správu dokumentů, které používáte k publikování obsahu na vašem webu.

jak by pro vás vypadal lepší systém správy dokumentů?

používá vaše organizace pro správu vašich záznamů stále starý systém správy dokumentů? Spojte se s Hingepoint ještě dnes, a uvidíte, že naši zkušení konzultanti vám mohou usnadnit práci se systémem, který si uživatelé zamilují!