Tipy pro přípravu ústní prezentace pro výsledky modelu
mnoho analytiků a modelářů by souhlasilo s tím, že řeč na veřejnosti není jejich oblíbenou součástí práce, a přestože by mohlo být zábavné představit si svého vrcholového vedení ve spodním prádle, je pravděpodobně užitečnější připravit se podle těchto základních tipů.
extrahováno z použití Excelu pro obchodní analýzu, Kapitola 12
protože osoba, která vytvořila finanční model nebo provedla analýzu konkrétní situace, zná model nejlépe, finanční modeláři jsou často žádáni, aby sdělili výsledky finančního modelu jako formální prezentaci představenstvu nebo vrcholovému vedení. Je pochopitelné, že mnoho analytiků zaměřených na detaily často zjistí, že je docela výzvou destilovat jejich 20-megabajtový finanční model, který trvalo týdny, než se postavil do 10minutové prezentace!
ačkoli většina vrcholového managementu nemusí mít zájem vidět samotný model, mohli by rádi vidět živé a měnící se scénáře. Pokud je model vytvořen správně, budete moci provést jednu změnu vstupních předpokladů a publikum bude moci vidět účinky těchto měnících se scénářů v reálném čase. Ujistěte se, že předem vyzkoušíte všechny možné vstupy-nic nevypadá méně profesionálně než #REF! chyba při živé analýze citlivosti.
mám používat snímky aplikace PowerPoint?
ne všechny prezentace vyžadují použití aplikace PowerPoint a není to vždy vhodné, ale v tomto prostředí, kde je nutné sdělit spoustu informací, bude užitečné mít souhrnné tabulky nebo grafy na snímku za vámi, když mluvíte, buď ve formátu PowerPoint, nebo samotný model. Může vám také pomoci soustředit se na vás, pokud jste trochu nervózní.
dodržujte tato základní pravidla prezentace:
- na snímek se zobrazí pouze jedna klíčová zpráva. Nenechte dav to, nebo se snaží zprostředkovat příliš mnoho najednou.
- dejte jim podrobnější zprávu, kterou si můžete prohlédnout, ale to, co zobrazíte na obrazovce, by mělo být velmi stručné shrnutí této zprávy.
- ujistěte se, že Písmo je dostatečně velké a jasné na datovém projektoru. Vyzkoušejte to předem, pokud je to možné-někdy barvy vypadají skvěle na monitoru, ale při promítání na zeď vypadají vymyté.
- pokud zobrazujete samotný model na obrazovce, zvětšete zoom v aplikaci Excel, aby vaše publikum mohlo vidět čísla. Vyzkoušejte to předem a nezapomeňte, že tímto způsobem budete moci zobrazit pouze malou část obrazovky.
- k zobrazení zprávy Použijte grafy a grafiku. Obecně bude výstup z modelu číselný a grafy jsou skvělým způsobem, jak to ukázat. Výzkum také ukazuje, že pozornost publika a uchovávání informací se výrazně zvyšuje, když se v prezentacích používá grafika místo čistého textu.
a co je nejdůležitější, buďte připraveni na otázky týkající se výstupu, vstupů, předpokladů nebo fungování modelu. Ujistěte se, že můžete bránit předpoklady, které byly použity, nebo způsob, jakým bylo něco vypočítáno. Pokud nejste spokojeni s některými předpoklady, řekněte to předem. Výstup modelu je pouze tak dobrý jako předpoklady, které do něj šly, takže se musíte ujistit, že publikum přijme klíčové předpoklady dříve, než přijme výsledky modelu.
pokud máte příležitost, strávit nějaký čas s klíčovými členy publika předem a projít je předpoklady a metodikou modelu. Mohou mít nějaké otázky nebo připomínky, které jste nepředpokládali, a dá vám šanci provést změny nebo připravit odpovědi na pravděpodobné otázky předem.
můj Model je 30MB s kartami 25! Kde mám začít?
pokud máte 10minutový slot, během kterého potřebujete zprostředkovat výstup na vysoké úrovni modelu, pravděpodobně budete potřebovat asi čtyři snímky. Pokud jsme sestavili obchodní případ pro nový produkt, například výstupy pro typický finanční model mohou zahrnovat:
- souhrn předpokládaných peněžních toků nebo ziskovosti. Na snímek aplikace PowerPoint se nebudete moci vejít více než pět let, takže pokud potřebujete zobrazit 20 let, stačí například zobrazit roky 1, 5, 10, 15 a 20.
- klíčové předpoklady. Zde Použijte svůj úsudek a vyberte, které předpoklady jsou důležité. Vyberte ty, které buď ovlivňují model nejvíce, nebo jste si jisti.
- analýza scénářů. Na snímku budete pravděpodobně pohodlně moci, aby se vešly 4 5 scénáře, takže si vybrat moudře. Minimálně, zobrazit nejlepší případ, základní případ, a nejhorší scénář. Viz „scénáře a analýza citlivosti v obchodním případě“ v kapitole 11 Pro více podrobností o tom, jak je vytvořit.
- výsledky testování citlivosti. Ukažte výsledky vyladění jediného předpokladu. Například, pokud bychom měli dostat naši zákazník take-up částku špatně o 1 procent, to způsobí $ 500,000 změna NPV-a to je něco, co publikum musí být vědomi!
pokud máte více než 10 minut, můžete být schopni ukázat samotný model, pokud je prezentace spíše workshopem než formální prezentací. V obou případech byste měli být schopni dát každé osobě tištěnou souhrnnou zprávu o prvních několika stránkách modelu s podrobnějšími čísly, než jste byli schopni zahrnout do prezentace PowerPoint. Pokud byl model dobře napsán, každá stránka vytvoří záložní data a zdrojové informace pro model a může být vytištěna nebo distribuována, pokud příjemce souhrnných výsledků požádá o další informace.
Stručně řečeno, výstup a prezentace výsledků je stejně důležitá jako zbytek procesu vytváření modelu, protože nemá smysl mít fantasticky postavený model, o kterém nikdo z rozhodovacích orgánů neví! Jakmile je model postaven, musíme jasně a stručně zobrazit jeho výsledky, abychom vaši zprávu dostali, ať už prostřednictvím písemné zprávy nebo ústní prezentace. Tato konečná fáze procesu vytváření modelů není někdy věnována tolik pozornosti mnoha modelářům, zejména ti, jejichž dovednosti jsou často analytičtější než vizuální.