podrobný průvodce zlepšováním obchodních procesů

podrobný průvodce zlepšováním obchodních procesů

obchodní procesy hrají zásadní roli v každé organizaci. Efektivní procesy zefektivňují jednotlivé činnosti a zvyšují celkovou efektivitu.

aby se stal a zůstal úspěšný, musí se neustále zaměřovat na zlepšování obchodních procesů, aby se zvýšila produktivita a udržel vysoký standard kvality.

zefektivnění procesu v konečném důsledku snižuje pracovní zátěž a zefektivňuje dodávku produktu nebo služby. Ale jak přesně zlepšíte obchodní proces a jaké jsou kroky?

v tomto článku se budeme zabývat přesnými kroky pro zlepšení obchodních procesů. Ukážeme vám také, Jak vytvořit automatizované pracovní postupy pomocí softwaru pro automatizaci podnikových procesů společnosti frevvo.

Toto je komplexní průvodce. Kliknutím na níže uvedené odkazy přejdete do sekce, která vás nejvíce zajímá:

• jaké jsou kroky ke zlepšení obchodního procesu?
• Jaké Dopady Byste Měli Očekávat Od Zlepšení Obchodních Procesů?
• případy zlepšení obchodních procesů
• jak zlepšit a automatizovat vaše obchodní procesy

jaké jsou kroky pro zlepšení obchodního procesu?

zlepšení obchodních procesů zahrnuje identifikaci a zlepšení stávajícího procesu s cílem zefektivnit jeho celkovou efektivitu. Jednoduše řečeno, berete proces a hledáte lepší způsob, jak to udělat.

vaše podnikání pravděpodobně závisí na nespočetných procesech každý den od správy nákupních objednávek až po schvalování žádostí o cestování a další. Každý z nich je nezbytný pro to, aby vaše firma fungovala a prosperovala.

ale tyto procesy mohou být neefektivní, pokud nejsou aktualizovány nebo pokud jsou prováděny ručně, což může vést k finančním ztrátám a ztrátě drahocenného času.

výzkum společnosti IDC zjistil, že společnosti kvůli neefektivním procesům ztrácejí odhadem 20-30% svých ročních příjmů. Finanční dopady těchto neefektivních procesů se zhoršují, čím déle budou pokračovat.

pokud zaměstnanci tráví příliš mnoho času procesem nebo pokud dělají více chyb než obvykle,je dobré tyto procesy přezkoumat.
zlepšení procesů zahrnuje následujících sedm kroků:

1. vyberte proces ke zlepšení
2. Zmapujte aktuální proces
3. Identifikujte úzká místa & oblasti pro zlepšení
4. Zmapujte potenciální nový proces
5. Otestujte proces & revidujte
6. implementujte nový proces
7. zkontrolujte proces

podle těchto kroků ke zlepšení procesu můžete podniknout složitý proces, jako je správa objednávek a použití softwaru pro automatizaci procesů, jako je frevvo, ke zlepšení jeho efektivity.

než se podíváme na to, jak tyto kroky provést, podívejme se na pozitivní dopady, které můžete očekávat od zlepšení obchodních procesů.

Jaké Dopady Byste Měli Očekávat Od Zlepšení Obchodních Procesů?

na dnešním konkurenčním trhu si prostě nemůžete dovolit mít neefektivní procesy. Zde je návod, jak zlepšit vaše obchodní procesy může dát vaší organizaci konkurenční výhodu.

zvýšení provozní efektivity

automatizace obchodních procesů vede k vyšší efektivitě a snižuje provozní náklady. Jedna studie zjistila, že organizace mohou ušetřit 10-15% svých provozních nákladů pomocí nástroje pro automatizaci svých pracovních postupů.

tento údaj je na spodním konci. Organizace, které by mohly citovat, kolik peněz ušetřili pomocí softwaru pro automatizaci pracovních postupů, odhadují, že ušetří miliony dolarů ročně.

s frevvo můžete vytvořit pracovní postup a vizualizovat celý proces od začátku do konce.

podívejme se například na proces, který má každá organizace-nastupování zaměstnanců. Před přivedením zaměstnance budete muset vyplnit a odeslat všechny potřebné formuláře.

zaměstnanci se mohou v tomto procesu zabořit, pokud děláte vše ručně. Zjednodušením tohoto procesu, můžete výrazně zkrátit čas na odbornost pro nové zaměstnance.

zde je příklad pracovního postupu zaměstnance na palubě, který můžete vytvořit ve frevvo:

použití softwaru, jako je frevvo k vizualizaci procesu, vám může pomoci identifikovat a řešit provozní nedostatky.

zlepšit produktivitu zaměstnanců

neefektivní procesy jsou opakující se a časově náročné. Také si berou čas od smysluplnější práce.
více než 40% zaměstnanců uvádí, že tráví čtvrtinu svého pracovního týdne opakujícími se úkoly, přičemž ruční zadávání dat zabere nejvíce času.

pomocí softwaru pro automatizaci obchodních procesů společnosti frevvo můžete omezit zadávání dat pomocí automaticky vyplněných polí formuláře. To umožňuje zaměstnancům trávit méně času ručním zadáváním dat a více času na další produktivní úkoly.

zde je pohled na to, jak software dynamicky vyplňuje pole pro formulář PO připojený k databázi SQL:

zlepšení obchodních procesů také eliminuje nejasnosti ohledně toho, kdo je zodpovědný za konkrétní úkoly. Můžete například vytvořit pracovní postup ve frevvo, který automaticky směruje formulář ke správné osobě.

zaměstnanci nebudou muset ztrácet čas vymýšlením, komu posílat dokumenty. Jediné, co musí udělat, je vyplnit formulář a odeslat jej.

snižte lidské chyby

zpracování papírování pro jakýkoli proces je nejen zdlouhavé, ale také náchylnější k chybám.
Formuláře mohou být vyplněny nesprávně nebo zaslány nesprávné osobě. Tyto chyby by mohly vést k finančním ztrátám, pokud nebudou chyceny.

i tabulky jsou náchylné k chybám. Londýnský olympijský výbor přeprodal 10,000 vstupenky na plaveckou akci, když zaměstnanec omylem vstoupil „20,000“ do cely místo “ 10,000.“Výbor skončil modernizací držitelů vstupenek na další významné události se ztrátou.

frevvo má automatické výpočty vestavěné do formulářů, což snižuje ruční zadávání dat a eliminuje lidské chyby.

pojďme se podívat na případy použití pro zlepšení pracovního procesu. Ty vám mohou poskytnout představu o tom, jak lze software pro automatizaci procesů aplikovat ve vaší vlastní organizaci.

případy zlepšení obchodních procesů

startupy se mohou při práci spolehnout na ruční procesy. Ale nakonec, jak podnik roste a přináší více zaměstnanců, neefektivita vytvoří úzká místa.

zde jsou oblasti vaší organizace, které mohou těžit ze zlepšení obchodních procesů.

nový pronájem na palubě

silný proces na palubě je nezbytný pro každou organizaci. Pomáhá zaměstnancům přizpůsobit se jejich novým rolím a poskytuje jim rámec pro úspěch.
přesto pouze 12% zaměstnanců tvrdí, že jejich společnost odvádí dobrou práci na palubě.

dobrou zprávou je, že dobře strukturovaný program na palubě může zvýšit zapojení a zkrátit čas na odborné znalosti pro nové zaměstnance.

s automatizovaným softwarem frevvo pro nástup zaměstnanců můžete vytvořit pracovní postup, který zjednodušuje papírování a rychle zvyšuje rychlost zaměstnanců. Zaměstnanci mohou začít přispívat hned první den, místo aby se dostali do papírování.

nákupní objednávky

nákupní objednávky slouží k dokumentaci prodeje zboží a služeb. Odeslání jediného PO však zahrnuje mnoho kroků-musíte vytvořit formulář, nechat jej schválit, odeslat prodejci, autorizovat fakturu a uložit ji pro vedení záznamů.

zde je příklad toho, jak může vypadat pracovní postup objednávky:

proces ruční objednávky může zpomalit operace. Zaměstnanci mohou být také zmateni, Jaké kroky podniknout dále nebo komu poslat dokumenty.

společnosti, které používají automatizační software pro objednávky, mají rychlejší dobu cyklu (24 hodin) ve srovnání s těmi, které se spoléhají na ruční proces (35 hodin). To lze snadno přeložit na stovky hodin ušetřených ročně v závislosti na tom, kolik objednávek odešlete.

zde je příklad pracovního postupu podmíněné objednávky ve frevvo:

jakmile zaměstnanec odešle objednávku, automaticky se přesměruje na svého manažera. Do pracovních postupů můžete přidat i podmíněná pravidla (např., objednávky jsou zasílány pouze VP ke schválení nad určitou hodnotu).

s předem vytvořenými šablonami společnosti frevvo můžete zefektivnit objednávky a automatizovat další procesy včetně požadavku na nákup, schválení faktur a správy dodavatelů.

cestovní žádosti

cestovní žádosti jsou nezbytné pro organizace, jejichž zaměstnanci cestují za prací. Automatizace tohoto procesu eliminuje potřebu zaměstnanců pronásledovat manažera pro schválení.

každá společnost má různé schvalovací procesy pro cestovní žádosti. Se softwarem pro cestovní požadavky společnosti frevvo můžete vytvářet pracovní postupy a umožňovat dynamická pravidla pro zajištění souladu s cestovními zásadami.

například běžnou zásadou dodržování předpisů o cestování je kontrola manažera a schválení cestovní žádosti zaměstnance před odesláním finančnímu oddělení.

zde je příklad pracovního postupu žádosti o cestování ve frevvo:

vytvoření pracovního postupu pro žádosti o cestování zjednodušuje proces a zajišťuje, že zaměstnanci dodržují zásady dodržování předpisů ve vaší organizaci.

prodejní objednávky

prodejní objednávky slouží k potvrzení prodeje zboží nebo služeb zákazníkům. Pokrývají věci, jako jsou dodací lhůty, platební metody a další klíčové údaje.

zlepšením a automatizací tohoto obchodního procesu pomocí řešení automatizace prodejních objednávek společnosti frevvo můžete snížit ruční zadávání dat a zpracovávat prodejní objednávky rychleji s menším počtem chyb.

zde je příklad formuláře objednávky prodeje s integrací databáze SQL (kliknutím na obrázek to vyzkoušejte):

když uživatel vybere produkt, formulář automaticky vytáhne MSRP a vypočítá mezisoučet při zadání množství. Formulář také podporuje digitální podpisy a přílohy.

připojení formulářů prodejních objednávek k databázi SQL znamená, že váš prodejní tým se může soustředit více času na uzavírání obchodů a méně času na zapadnutí neefektivními interními procesy.

Toto je jen několik procesů, které můžete ve svém podnikání vylepšit a automatizovat. Jakýkoli příliš manuální proces může být příležitostí pro zlepšení obchodních procesů.

nyní se podívejme na přesné kroky pro zefektivnění těchto procesů.

jak zlepšit a automatizovat vaše obchodní procesy

postupujte podle těchto kroků k automatizaci procesu ve vaší firmě.

#1. Vyberte Proces pro zlepšení

prvním krokem ke zlepšení obchodních procesů je identifikace oblastí, které je třeba změnit. Dobrým místem pro začátek jsou procesy, které se často opakují a sledují stejnou sadu kroků.

zde je krátký seznam procesů, které často využívají automatizaci:

• nový pronájem onboarding
• nákupní požadavky
• žádosti o volno
• úhrady nákladů
• cestovní povolení
• prodejní objednávky
• formuláře souhlasu
• audity a dodržování předpisů

v této příručce se podíváme na zlepšení a automatizaci žádostí o cestování, ale můžete si vybrat vlastní.

#2. Zmapujte proces

dalším krokem je zdokumentování každého kroku existujícího procesu. Použití vývojového diagramu je zde užitečné pro vizualizaci každého kroku vašeho pracovního postupu.

můžete vytvořit svůj pracovní postup ve frevvo, přidávání a konfiguraci každého kroku. Případně můžete také nainstalovat předem vytvořený pracovní postup a podle toho jej přizpůsobit.

zde vypadá náš pracovní postup podmíněného požadavku na cestování:

ve vizuálním formuláři můžete také prohlížet a upravovat formuláře žádosti o cestování.

stejně jako u samotného pracovního postupu můžete formulář upravit. Prvky z palety na levé straně můžete přetahovat do formuláře a přizpůsobit je.

#3. Identifikujte úzká místa & oblasti pro zlepšení

dalším krokem je provést analýzu, která určí, jaké části procesu potřebují zlepšení. Zeptejte se na tyto otázky a identifikujte úzká místa:

• jaké kroky vytvářejí úzká místa?
• s čím jsou zaměstnanci frustrováni?
• které kroky způsobují největší zpoždění?

zvažte získání zpětné vazby přímo od těch, kteří se podílejí na procesu, na kterém pracujete. Požádejte o jejich příspěvek o tom, jaké změny by implementovali.

jakmile identifikujete úzká místa, je čas navrhnout proces, který je odstraní.

#4. Zmapujte potenciální nový proces

nyní můžete použít stejný nástroj, který jste vytvořili aktuální pracovní postup, abyste vytvořili vylepšený pracovní postup.

při vytváření nového pracovního postupu mějte na paměti body bolesti, které jste identifikovali v předchozím kroku.

například zaměstnanec, který musí pokaždé vystopovat svého manažera, aby schválil žádost o cestování, ztrácí drahocenný čas. Chcete-li to vyřešit, můžete do pracovního postupu přidat krok, který automaticky směruje tento formulář ke schválení správné osobě.

#5. Otestujte proces

Jakmile dokončíte vytváření nového pracovního postupu ve frevvo, je čas jej vyzkoušet, abyste se ujistili, že funguje.

pak projděte každý krok pracovního postupu a ujistěte se, že vám nic nechybí. Vždy se můžete vrátit k vizuálnímu návrháři a v případě potřeby provést jakékoli změny.

nezapomeňte otestovat svůj nový pracovní postup na mobilních zařízeních, což můžete provést přímo z testovacího okna.

#6. Implementujte nový proces

jakmile otestujete nový pracovní postup, je čas jej nasadit-což můžete udělat ve frevvo jedním kliknutím.

zlepšení obchodního procesu zahrnuje změnu existujícího procesu, proto to podle toho naplánujte. Vyčleňte čas na sdělení těchto změn a poskytněte pokyny týmům, které je budou používat.

#7. Zkontrolujte proces

při zlepšování procesu bude pravděpodobně škytavka. Pečlivě sledujte, jak probíhají nové procesy, a získejte zpětnou vazbu od zaměstnanců. Narážejí na nějaké problémy? Je něco nejasného s krokem?

Zaznamenejte jakoukoli zpětnou vazbu, kterou obdržíte, a pracujte na neustálém zlepšování svých procesů. Malé změny v průběhu času mohou vést k obrovským úsporám.

závěr

zlepšení obchodních procesů Vám umožňuje zefektivnit opakující se úkoly a zlepšit provozní efektivitu-což snižuje celkové náklady a zvyšuje produktivitu.

se softwarem pro automatizaci obchodních procesů společnosti frevvo můžete zmapovat a vylepšit stávající proces ve vaší firmě. Systém obsahuje funkce drag-and-drop, které vám umožňují vytvářet automatizované procesy bez psaní kódu.

Zaregistrujte se ještě dnes na 30denní bezplatnou zkušební verzi, abyste zjistili, jak snadné je používat software ke zlepšení vašich obchodních procesů a měření výsledků.