nikdy včas: jak zacházet s věčně pozdním zaměstnancem
někdy se zdá, že všechno pracuje proti vám s jediným cílem zajistit, abyste se dostali do práce pozdě.
buď vaše klíče záhadně zmizí, stejně jako chcete vystoupit z domu, nějak vám chybí alarm, přestože vám zazvoní u ucha celou minutu, nebo se vaše auto rozhodne, že se nespustí, což vás nutí jet autobusem. Bez ohledu na to, jak moc se snažíme, někdy je pozdě nevyhnutelné.
proto jako manažer má smysl nechat jej sklouznout, pokud si všimnete, že zaměstnanec přijde do práce pozdě jednou nebo dvakrát.
přijít do práce pozdě je tak běžné, že podle této zprávy CareeBuilder 29% pracovníků dorazí do práce pozdě alespoň jednou za měsíc. Pokud se však zpoždění zaměstnanců stává zvykem, musíte podniknout kroky.
zaměstnanec, který je neustále pozdě, může mít nepříznivé účinky na vaše podnikání. Vzhledem k jejich zpoždění může zaměstnanec zaostávat ve své práci, čímž narušuje produktivitu. Ostatní zaměstnanci jsou nakonec nuceni dělat více práce, aby pokryli věčně pozdního zaměstnance.
to má za následek odpor kolegů a rozbíjí týmového ducha skupiny. Ostatní zaměstnanci mají pocit, že dávají příliš mnoho a začnou se ve svém úsilí uvolňovat.
více zaměstnanců začíná přicházet pozdě. Nakonec, obecná pracovní morálka zaměstnanců má nosedive a celková kvalita práce klesá, poškozuje vaši ziskovost. Podle průzkumu stojí zpoždění zaměstnanců britskou ekonomiku každý rok asi 9 miliard liber.
Chcete-li se vyhnout všem těmto problémům, musíte rychle dostat potulného zaměstnance zpět do souladu, než se věci zhorší. Otázkou je, jak přimějete neustále pozdního zaměstnance, aby změnil své způsoby?
níže jsou uvedeny některé způsoby, jak s takovým zaměstnancem jednat.
mějte zavedenou politiku zpoždění
někdy se zaměstnanci záměrně rozhodnou přijít do práce pozdě, protože vaše společnost nemá zavedenou žádnou oficiální politiku zpoždění. Pokud chcete, aby zaměstnanci byli vážnější o době, kdy se dostanou do práce, zdokumentujte některá pravidla týkající se zpoždění.
v rámci politiky zpoždění řešte podrobnosti s pracovní dobou, včetně přesného času, kdy má směna zaměstnance začínat a končit, důsledky pozdního nástupu do práce, postup podávání zpráv pro zaměstnance, když budou pozdě na práci, jakož i podrobnosti o tom, jak společnost bude sledovat a zaznamenávat pracovní dobu zaměstnanců.
kromě toho můžete uvést podrobnosti o tom, jak zaměstnanci, kteří dorazí pozdě, mohou nahradit ztracený čas, a také komentář, který říká, že obvyklá zpoždění bude potrestána a je třeba se jí vyhnout.
všichni zaměstnanci by měli být informováni o zásadách zpoždění, a to buď zveřejněním zásad na nástěnce úřadu, nebo zasláním na e-mail každého zaměstnance.
dejte zaměstnanci vědět, že jste si vědomi jejich zpoždění
zaměstnanci neustále sledují vaše reakce jako manažer. Pokud zaměstnanec přijde pozdě jeden den a věří, že jste si nevšimli jejich zpoždění, je pravděpodobnější, že přijdou pozdě podruhé.
Vezměme si to; pokud zaměstnanec přijde pozdě všech pět dní v týdnu, ale všimnete si to pouze jeden den, byli technicky pozdě pouze jeden den v týdnu, protože to je jediný den, o kterém víte.
aniž byste prokázali, že jste si vědomi jejich zpoždění, zaměstnanci mohou také předpokládat, že vám buď nevadí zpoždění, nebo s tím nemůžete nic dělat, a proto budou s větší pravděpodobností pokračovat ve zvyku.
abyste tomu zabránili, měli byste nechat zaměstnance vědět, že berete na vědomí jejich zpoždění. Nemusíte jim přímo říkat, že jste je viděli přijít pozdě. Mohli byste si zvyknout říkat dobré ráno zaměstnancům, aby si byli vědomi, že si všimnete, pokud ještě někdo nepřišel.
Alternativně můžete chodit u stolu zaměstnance, když se objeví pozdě. Ani s nimi nemusíš mluvit. Tento jednoduchý akt jim umožní uvědomit si, že jste si vědomi, že přišli pozdě.
pokud si toho nevšimnou ani poté, co to uděláte, udělejte příležitostnou poznámku a dejte jim vědět,že jste je několikrát viděli přijít pozdě.
ve většině případů je to, že si zaměstnanec uvědomí skutečnost, že berete na vědomí jejich zpoždění, vše, co potřebuje, aby změnil své návyky.
JE JEJICH ZPOŽDĚNÍ VELKÝ PROBLÉM?
někdy, nějaká forma zpoždění není moc velký problém. Například, pokud pravidla říkají, že zaměstnanci musí být v kanceláři do 8.00, ale jeden zaměstnanec obvykle přijde kolem 8: 10, má to opravdu nějaký obrovský dopad?
v takovém případě není zpoždění příliš velký problém a můžete jej nechat sklouznout za předpokladu, že zaměstnanec nebude odvážnější.
pokud je však zaměstnanec v pozici, která od něj vyžaduje, aby jednal se zákazníky od 8: 00 na tečce, nemůže být takovému zaměstnanci dovoleno, aby se o několik minut zpozdil.
pokud se jedná o kancelářskou práci, opravdu záleží na tom, zda zaměstnanec přišel o hodinu pozdě, pokud bude pokračovat v práci hodinu po běžné pracovní době?
klíčem je objektivně se podívat na zpoždění. Nezaměřujte se příliš na samotnou zpoždění. Místo toho se pokuste přemýšlet o důsledcích zpoždění. Například, pokud zaměstnanec přijde o hodinu pozdě a pracuje další hodinu po běžné pracovní době, nezáleží na tom, protože zaměstnanec dosáhl požadovaného počtu hodin.
pokud však zaměstnanec pracuje jako součást týmu a jeho zpoždění ovlivňuje schopnost týmu efektivně vykonávat, nezáleží na tom, zda večer vloží další hodinu, protože ohrožují celkovou produktivitu.
jde o to, že vaše rozhodnutí řešit zpoždění nebo ignorovat by mělo být založeno na dopadu zpoždění na obecné blaho společnosti.
Zaznamenejte zpoždění zaměstnance
udržování záznamů o chování zaměstnanců v práci, včetně věcí, jako je zpoždění, je dobrou praxí. Záznamy přijde vhod, jakmile se rozhodnete konfrontovat zaměstnance pro jejich potulný chování.
pokud vychováte jejich zpoždění a zaměstnanec to popírá, máte se na co opřít, místo toho, abyste to museli učinit případem svého slova proti vašemu.
někdy můžete být dokonce nuceni podniknout drastické kroky proti zpoždění zaměstnance, jako je nutnost nechat je jít.
pokud vyhodíte zaměstnance a oni se rozhodnou podniknout právní kroky proti vaší firmě s odvoláním na neoprávněné propuštění, záznamy mohou také sloužit jako důkaz o věčné zpoždění zaměstnance.
osobní rozhovor s nimi
někdy bude zaměstnanec pokračovat v práci pozdě, i když jste dali jasně najevo, že víte o jejich zpoždění a neschvalujete to.
pokud k tomu dojde, musíte podniknout nějaké definitivnější kroky, abyste zabránili tomu, aby se problém vymkl z rukou. Musíte mít osobní rozhovor s potulným zaměstnancem tím, že zavoláte zaměstnance do vaší kanceláře nebo je požádáte o kávu nebo oběd.
požádat zaměstnance o kávu je moje nejvýhodnější metoda. Vyjmutí z kancelářského prostředí odstraní formalitu z konverzace a umožní vám mluvit o problému přátelštějším, uvolněnějším a osobním způsobem.
Udělejte si malý rozhovor, abyste se vyhnuli nepříjemnému rozhovoru. Zeptejte se zaměstnance, jak se věci dělají doma, a pak se o problému zmiňte způsobem, který se nesnaží na ně svalit vinu. To, co zde chcete, je pochopit důvod zpoždění zaměstnance.
uvolněné nastavení usnadní zaměstnanci, aby vás informoval v případě, že má osobní problém, který je nutí do práce pozdě. Možná, že člen jejich rodiny právě onemocněl a zaměstnanec jim musí před odjezdem do práce poskytnout nějakou péči.
možná se zaměstnanec právě rozvedl a musí dělat věci, jako je upuštění dětí do školy před prací, což dříve udělal manžel. Nebo by mohlo být, že pracují na projektu, který vyžaduje, aby opustit práci pozdě, přimět je, aby zaspat ráno.
někdy se může dokonce ukázat, že zaměstnanec prostě není dostatečně zodpovědný. Jediným způsobem, jak vědět, co přesně se s nimi děje, je vést jeden na jednoho rozhovor se zaměstnancem. Mluvit o věcech vám pomůže pochopit hlavní příčinu problému a usnadnit vám oběma přijít s řešením.
pokud se rozhodnete zavolat zaměstnance do vaší kanceláře pro konverzaci jeden na jednoho, můžete zachovat formálnost pracoviště. Formálnost tohoto prostředí však znesnadní zaměstnanci otevření, pokud jsou pozdě kvůli osobnímu problému. V kanceláři, nemusíte zahájit konverzaci s náhodným chitchat.
jednoduše zavolejte na chování zaměstnance, uveďte, jak to negativně ovlivňuje vaše podnikání, a dejte jim vědět, že chování je nepřijatelné.
pomocí záznamů můžete poukázat na konkrétní případy jejich zpoždění a odkazovat na zásady zpoždění. Zeptejte se jich, zda mají nějaký problém, který je nutí pozdě do práce, a pokud existuje něco, co jim můžete pomoci zlepšit jejich chování.
Klíčové je vést diskusi v soukromí. Nekonfrontujte je před ostatními zaměstnanci, protože to povede pouze k rozpakům, ponížení a obraně.
měli byste také zachovat chladnou hlavu, když vznesete problém se zaměstnancem. Nezlob se na zaměstnance.
mějte na paměti, že nemáte žádný problém se zaměstnancem nebo jeho osobností, chcete se pouze dostat k hlavní příčině problému a zjistit, jak jej můžete vyřešit.
dát zaměstnanci šanci vysvětlit se ukazuje, že vám na nich záleží a že jste ochotni jim pomoci napravit jejich chování.
ocení také skutečnost, že jste se rozhodli s nimi promluvit místo toho, abyste podnikli disciplinární opatření.
přijít s akčním plánem
po rozhovoru jeden na jednoho se zpožděným zaměstnancem, doufejme, že pochopíte problém za jejich zpožděním. Pochopení příčiny problému však nepomůže, pokud problém přetrvává.
proto musíte přijít s akčním plánem, který pomůže zabránit tomu, aby zaměstnanec ovlivnil společnost. Pokud má zaměstnanec legitimní důvod za jejich zpožděním, můžete přijít s flexibilním, ale dočasným řešením, které pomůže zaměstnanci udržet úroveň produktivity při práci na problému způsobujícím zpoždění.
pokud například zaměstnanec přichází do práce pozdě, protože musí děti vysadit do školy, můžete pracovat na flexibilním rozvrhu, který jim umožní přijít do práce později a opustit kancelář později.
pokud se zaměstnanec stará o nemocné dítě, můžete vymyslet alternativu, která jim umožní pracovat z domova, když se starají o dítě, za předpokladu, že zaměstnanec může při práci z domova skutečně splnit své pracovní požadavky.
když přijdete s alternativními pracovními opatřeními, která vyhoví jakémukoli problému, kterému zaměstnanec čelí, ocení vaši podporu a nebude mít problém vrátit se ke svému pravidelnému rozvrhu a dát mu vše, jakmile je problém vyřešen.
pokud však za zpožděním zaměstnance není žádný legitimní důvod, musíte být pevní a dejte jim vědět, že jejich zpoždění nebude tolerováno.
přijmout disciplinární opatření
někdy bude zaměstnanec obvykle pozdě ne proto, že existuje nějaký legitimní důvod, ale proto, že není dostatečně zodpovědný za plánování svého času takovým způsobem, že se dostanou do práce brzy.
možná prostě milují spánek a bez ohledu na to, co děláte, nemůžete je přimět, aby změnili své chování. Mluvili jste s nimi, ale zdá se, že nic nefunguje.
pokud se dostane do tohoto bodu, nebojte se podniknout disciplinární opatření proti potulnému zaměstnanci. Zavolejte zaměstnance do své kanceláře a dejte jim vědět, že až příště přijdou pozdě, nebudete mít jinou možnost, než ho napsat.
doufejme, že toto poslední slovní varování přiměje zaměstnance, aby změnil své chování. Pokud stále nedbají na vaše varování, můžete nyní pokračovat a napsat je.
sepsání zaměstnance pro nedochvilnost
poté, co všechna vaše slovní varování padnou na hluché uši, je vaším dalším postupem dát neustále opožděnému zaměstnanci písemné varování, které jim oznámí, že porušují zásady zpoždění společnosti.
před napsáním varování si přečtěte zásady zpoždění společnosti, abyste se ujistili, že zaměstnanec skutečně porušuje dokument.
existuje řada věcí, které byste měli zahrnout do svého písemného varování. Nejprve je třeba zahrnout konkrétní případy zpoždění, o kterých varujete zaměstnance.
uveďte každý den, že zaměstnanec byl pozdě, a dobu, po kterou byli pozdě. Proto je důležité vést záznamy o zpoždění zaměstnanců. Pokud jste již dali zaměstnanci jedno nebo dvě slovní varování, uveďte je také v zápisu.
uveďte data, kdy jste jim dali slovní varování, a také to, co jste s nimi diskutovali. Dejte jim vědět, že jejich zpoždění je v rozporu s politikou zpoždění společnosti.
měli byste také zmínit, jak zpoždění zaměstnance negativně ovlivňuje podnikání. Například, můžete napsat „v důsledku vašeho příchodu do práce pozdě, zákazníci byli nuceni chvíli počkat, než se dostanou do služby, což je nepřijatelné.“
napište jasně a přímo vliv chování zaměstnance na blaho podniku. Zahrňte počáteční a koncové časy směny zaměstnance a dejte jim vědět, že společnost očekává, že budou v tomto období v práci.
aby písemné varování bylo účinné, musíte také nastínit důsledky pro zaměstnance, pokud nezmění své chování. Řekněte jim druh disciplinárního opatření, která budou přijata, pokud budou i nadále porušovat politiku zpoždění. Některé z disciplinárních opatření, která by mohla být přijata, zahrnují:
- požadavek, aby zaměstnanec nahradil ztracený čas
- snížení jejich bonusů
- dokování jejich mzdy
- zaslání na neplacené pozastavení
- pokud chování přetrvává, může dokonce mít pracovní poměr ukončen.
podávejte zaměstnanci kopii písemného varování a originál uchovávejte v personálním spisu zaměstnance. Měli byste také informovat zaměstnance, že zkontrolujete její chování v určitém časovém rámci,například v příštích 90 dnech, abyste zkontrolovali, zda opravili své chování.
také jim dejte vědět, že pokud vykazují zlepšení, aktualizujete varování, abyste ukázali, že po varování skutečně změnili své chování.
při psaní zaměstnance pro jejich zpoždění je třeba mít na paměti několik dalších úvah. Například byste se měli zdržet používání formulací nebo jazyka, které by mohly být považovány za obviňující nebo ohrožující. Například nepište „pokud nezměníte své chování, společnost nebude mít jinou možnost, než ukončit vaše zaměstnání“, pokud politika zpoždění společnosti nestanoví ukončení pracovního poměru jako jeden z důsledků zpoždění.
kromě toho se ujistěte, že dodržujete všechna ustanovení zásad zpoždění. Pokud politika zpoždění uvádí, že všechna varování mají být odstraněna ze souboru zaměstnance po určité době, nevyvolávejte případy zpoždění, které se vracejí po dobu delší než stanovené období.
pokud například firemní politika stanoví, že toto období je jeden rok, nezmiňujte přestupky o zpoždění, ke kterým došlo před více než rokem.
vylepšení odměn
dobrá věc je, že když budete postupovat podle doporučení uvedených v tomto článku, potulný zaměstnanec doufejme vezme na vědomí Vaše obavy a napraví jejich způsoby.
jakmile zjistíte, že zaměstnanec provádí změnu k lepšímu, posílejte tuto změnu uznáním a odměnou za zlepšení.
můžete to snadno udělat tím, že dáte zaměstnanci vědět, že jste si všimli změny, a řeknete jim, že oceníte úsilí, které vynaložil, aby se stal lepším zaměstnancem.
uznání a chvála změny ukazuje zaměstnanci, že vám skutečně záleží, a to je ještě více motivuje dát to nejlepší.
zabalení
je nevyhnutelné, že zaměstnanci přijdou do práce pozdě jednou nebo dvakrát a každý manažer by měl být připraven a ochoten takové chování omluvit.
Nicméně, pokud zaměstnanec dělá zpoždění zvykem, chování může mít negativní dopady na podnikání.
proto je důležité podniknout kroky k potlačení zvyku v zárodku. Můžete to udělat tak, že zaměstnanci oznámíte, že jste si vědomi jejich zpoždění a dokumentujete chování.
pokud nedojde ke zlepšení, měli byste zavolat zaměstnance na rozhovor jeden na jednoho s cílem zjistit příčinu chování a přijít s řešením, které zajistí, že zaměstnanec odpracuje požadované hodiny.
pokud to také nefunguje, možná budete muset napsat zaměstnance a dát mu vědět, že další porušení povede k závažnějším následkům, jako je nezaplacené pozastavení, ukotvení platu nebo dokonce ukončení, pokud to diktuje politika společnosti.
je také dobré mít na paměti, že pravidla by neměla být stanovena jen kvůli pravidlům.
pokud například práce umožňuje určitou míru flexibility, proč nepřijít s alternativními pracovními opatřeními, která zaměstnancům umožňují vložit požadované množství práce, aniž by se museli v určitých přísných časech dostat dovnitř a ven z kanceláře?
