kroky procesu objednávky

kroky procesu objednávky

nákupní objednávky (POs) jsou ústředním bodem nákupního procesu a hrají důležitou roli při kontrole obchodních nákupů. V tomto příspěvku definujeme, co je objednávka, popíšeme, jaké informace obsahuje, zvýrazníme klíčové výhody používání POs a vysvětlíme klíčové kroky v procesu objednávky. Nejprve však odpovězte na otázku “ co je to objednávka? bylo by dobré začít.

co je objednávka?

objednávka je oficiálním potvrzením objednávky zaslané kupujícím prodávajícímu zboží nebo služeb. Jedná se o dokument zaslaný od kupujícího prodejci, který autorizuje nákup.

jaké informace obsahuje objednávka?

i když se některé informace mohou lišit, objednávky obecně zahrnují název společnosti, která nakupuje zboží nebo služby, Datum objednávky, datum dodání, popis a množství zboží nebo služeb, Ceny, čísla položek katalogu dodavatele, poštovní adresu, platební podmínky, fakturační adresu a číslo objednávky (nebo číslo PO).

proč společnosti používají objednávky?

objednávky se používají z několika důvodů:

1. stanovují jasná očekávání – nákupní objednávky umožňují kupujícím objasnit jejich přesné potřeby prodejcům. Nejen, že to pomůže zajistit, že vystoupíte na pravou nohu, ale obě strany ji mohou použít jako formální kontrolu v případě, že objednávky nebudou doručeny podle očekávání.
2. pomáhají spravovat objednávky-mnoho podniků určuje určité osoby ke správě zásob, což obvykle zahrnuje zpracování příchozích objednávek. Tito jedinci jsou obvykle v zadávání veřejných zakázek, finance, nebo operace. Objednávky poskytují těmto osobám oficiální dokumentaci příchozích nebo čekajících dodávek, což jim umožňuje efektivněji sledovat a spravovat objednávky.
3. pomáhají s rozpočtováním podniků-jakmile je vytvořena objednávka, kupující mohou tyto náklady okamžitě započítat do firemních rozpočtů. Podniky těží z toho, že mají jasné záznamy o tom, kolik peněz je utraceno a kam jde.
4. jsou právně závazné – často se nás ptají, zda je objednávka právně závaznou smlouvou. Odpověď je nyní oficiálně Ano, objednávky jsou právními dokumenty, podle soudního případu 2014, MidAtlantic International Inc. vs. AGC ploché sklo Severní Amerika Inc. V tomto případě federální soud rozhodl, že nákupní objednávky jsou vymahatelnou smlouvou mezi dvěma stranami. V případě neexistence formální smlouvy může objednávka sloužit jako právně závazný dokument až poté, co je dodavatelem přijata.
5. jsou klíčovou součástí auditních tras-auditoři hledají finanční nesrovnalosti. Budou se zajímat zejména o zboží a služby, které přicházejí a platby odcházejí. Vydávání, zpracování a zaznamenávání objednávek je skvělý způsob, jak udržet auditory šťastnými.

výše uvedené výhody jsou zaměřeny na kupující, ale POs jsou také důležitými dokumenty pro dodavatele. Prodejci je používají pro plnění objednávek a zpracování plateb.

potřebují podniky vždy objednávky?

zda podniky potřebují nákupní objednávky, závisí na několika faktorech, ale obecně je dobrou obchodní praxí udržovat věci v pořádku na splatných účtech.

v dnešním světě se komunikace děje rychlostí světla. Objednávky se provádějí při předávání po telefonu, e-mailem a dokonce i prostřednictvím textových zpráv. Předchozí formální potvrzení objednávky znamená, že vy nebo váš prodejce můžete zapomenout na důležité podrobnosti objednávky.

některé instituce nevyžadují objednávku na určité položky. Ilustrujeme pomocí požadavků malé soukromé univerzity, které jsou uvedeny na jejích webových stránkách. POs nejsou vyžadovány pro následující výdaje:

• meziresortní poplatky (knihkupectví, tiskárna atd.). Tyto poplatky jsou účtovány měsíčně místo.
• náhrada cestovních výdajů. Místo toho se používá formulář žádosti o kontrolu.
• obnovení ročního členství a předplatného. Místo toho je vyžadována žádost o úhradu nákladů.
• objednávání kancelářských potřeb online od určeného dodavatele univerzity.

ve všech ostatních případech univerzita jasně uvádí, že může odmítnout platbu bez autorizovaných objednávek.

jaký je proces objednávky?

níže jsou uvedeny kroky v procesu objednávky. Všimněte si, že proces objednávky je součástí širšího procesu zadávání veřejných zakázek, který zahrnuje vše od identifikace potřeby zboží nebo služby po platbu. Přečtěte si náš blogový příspěvek o celém procesu zadávání zakázek zde. Mnoho společností zavede systém objednávek.

• Krok 1: Kupující vytvoří požadavek na nákup-proces objednávky začíná požadavkem na nákup, dokument, který je vytvořen kupujícím a předložen oddělení, které kontroluje finance pro schválení objednávky. Považujte to za část procesu, kde dostanete palec nahoru k nákupu zboží a služeb, které chcete. Vlastně si nic neobjednáváte, dostáváte k tomu souhlas. Schvalovatelé se mohou rozhodnout schválit, odmítnout nebo označit vaši žádost o další diskusi. Klíčový rozdíl mezi žádostmi o nákup a objednávkami spočívá v tom, že požadavek na nákup je o povolení a objednávky se týkají nákupu. Přečtěte si náš blogový příspěvek o požadavcích na nákup vs. objednávky pro podrobný popis těchto dvou dokumentů.
• Krok 2: Kupující vydá objednávku – jakmile oddělení nákupu nebo nákupu schválí požadavek na nákup, vydá objednávku prodejci. V podstatě, POs umístit objednávku. Objednávky jsou obvykle vytvořeny pomocí “ >software objednávky, jako je PLANERGY, které umožňují podnikům sledovat POs a odeslat je elektronicky.
• Krok 3: prodejce schvaluje, odmítá nebo předkládá PO k diskusi – prodejce důkladně zkontroluje objednávku a věnuje velkou pozornost množství, cenám, celkové splatné částce a podmínkám. Jakmile prodejce schválí objednávku (obvykle e-mailem nebo pomocí softwaru pro elektronické zadávání zakázek), připraví zboží nebo služby, které mají být dodány. Pokud nemají zakoupenou položku nebo pokud existují jiné obavy s objednávkou, je označen a odeslán zpět kupujícímu k další diskusi.
• Krok 4: Kupující zaznamenává objednávku-poslední krok v procesu objednávky spočívá v tom, že kupující zaznamenává PO. Jak již bylo zmíněno dříve, podání objednávek je dobrým zvykem v případě auditu.

po dokončení těchto kroků v procesu objednávky je zboží nebo služby dodáno a zkontrolováno. Poté, prodejce vystaví fakturu finančnímu týmu kupujícího, pokud se podle osvědčených postupů třícestné sladění faktury s PO a dodacími doklady, platba je provedena, a transakce je dokončena. Tím by byl dokončen celý proces obstarávání.

jak se liší objednávka od faktury?

i když se mohou zdát podobné, objednávky a faktury jsou zcela odlišné. Faktura požaduje platbu za nákup a je odeslána od dodavatele kupujícímu. Obsahují stejné informace jako v objednávce, stejně jako číslo faktury, kontaktní informace dodavatele, případné kredity nebo slevy za včasné platby, plán plateb a celkovou částku splatnou dodavateli.

klíčové rozdíly mezi těmito dvěma dokumenty jsou v tom, že objednávka vyzve k vytvoření faktury. Objednávka je odeslána od kupujícího prodávajícímu, zatímco faktura je odeslána od dodavatele kupujícímu. Kromě toho objednávka oficiálně „objednává“ zboží nebo služby od dodavatele, zatímco faktura požaduje platbu za objednávku.

proč byste měli automatizovat proces objednávky?

proces objednávky je důležitý, ale při absenci systému elektronického zadávání zakázek je nepochybně ruční a časově náročný. Společnosti často implementují systém manuálních objednávek, aby to zpočátku spravovaly – formulář objednávky se schvalovacím podpisem často telefonicky nebo e-mailem, to je často spojeno s tabulkou sledování objednávek excel. Existuje mnoho problémů s ručním procesem zadávání veřejných zakázek, včetně náchylnosti k lidské chybě. Se systémem, jako je PLANERGY, se díky automatizaci celý proces stává efektivnějším. Zde je důvod, proč byste měli tento proces automatizovat:

• Všechny nákupní dokumenty jsou centralizovány na jednom místě, přístupné odkudkoli-odkazování na požadavky na nákup a POs je s řešením elektronického nákupu mnohem méně bolestivé. Můžete přistupovat ke všem podrobnostem, které potřebujete, kdykoli je potřebujete – na jednom místě.
• automatizované katalogy dodavatelů usnadňují požadavky na nákup-žádosti o nákup můžete vytvářet pomocí standardizovaného formuláře online pomocí našich automatizovaných katalogů dodavatelů. Není třeba procházet zastaralé katalogové knihy prodejců papíru pro zboží nebo služby. Online katalogy usnadňují nalezení položky, kterou hledáte, za správnou cenu od preferovaných dodavatelů a zároveň snižují ruční zadávání dat. Můžete také ukládat položky pro větší úspory a usnadnit nákup.
• schválení se děje rychleji – získání požadavků na nákup je rychlejší a jednodušší s automatizovaným systémem. Můžete je poslat přímo osobě odpovědné za jejich schvalování prostřednictvím systému snižujícího úzká místa. Nastavení schvalovacího postupu je stejně snadné jako kliknutí na tlačítko. Jakmile je tato osoba označena jako schvalující osoba, okamžitě začnou dostávat automatizované žádosti o schválení, které vyvolávají vytvoření objednávky. Schválení lze spravovat na cestách-Žádné další zadržování objednávek.
• nákupní objednávky lze snadno vytvářet a sdílet – jako nákupní požadavky, nákupní objednávky jsou také snadno spravovány prostřednictvím softwaru pro elektronické zadávání zakázek. Už se nemusíte starat o formát objednávek, protože je vše předem vyplněno. Kromě toho je můžete poslat prodejcům v libovolném formátu.
• lepší přehled o výdajích – díky systémům elektronického zadávání zakázek můžete spravovat celý životní cyklus Procure-to-Pay a mít přístup k informacím a analytikům, které vám mohou pomoci efektivněji spravovat výdaje na podnikání. Příslušní členové týmu vidí dopad požadavků na nákup dříve, než je schválíte, a rozpočty se automaticky aktualizují po odeslání objednávky.
• podívejte se na stav objednávky na první pohled-být schopen vidět stav všech vašich objednávek na jednom místě je obrovským přínosem pro automatizaci procesu objednávky. V procesu PO můžete snadno vidět důležité momenty, například které požadavky na nákup byly schváleny nebo zamítnuty a které objednávky byly odeslány.
• zkrácení doby schvalovacího cyklu faktury – finanční oddělení může trávit méně času pronásledováním potvrzení faktura by měla být zaplacena a zefektivnit fakturaci porovnáním se schválenými POs s plnou viditelností na auditní stezce. Není třeba procházet papírovou stopou, když je správa objednávek digitální!

proces objednávky je pro podniky důležitý. Rozvoj a udržování profesionálního procesu PO je skvělé pro budování optimálních dodavatelských vztahů, vedení auditní stopy a dodržování rozpočtů, mimo jiné cenné výhody. Automatizace může pomoci zefektivnit komunikaci a minimalizovat finanční riziko.