Jak vést konferenční hovor / 16 tipy, jak dobýt další schůzku
„Haló? Slyšíš mě?“
“ Ach, Promiňte, jdete první.“
“ ne, jdi první!“
“ Promiňte, kdo teď mluví?“
konferenční hovory jsou výzvou. Když máte více lidí, kteří se spoléhají výhradně na zvuk, přicházíte o bohaté vizuální podněty, které mohou pomoci schůzce běžet hladce.
přestože videokonference rychle překonávají zvuk, stále existují případy, kdy je dobrý telefonní hovor lepší volbou, například:
- při práci z domova nebo z jiného místa, kde nechcete narušovat soukromí každého, kdo vidí vaše pozadí
- pro kratší schůzky
- pro setkání s méně lidmi
- pro schůzky „na cestách“, například při dojíždění
- když je připojení k internetu/šířka pásma problém a připojení účastníků nemůže dobře podporovat video
zvukový konferenční hovor samozřejmě přichází s jedinečnými výzvami, například:
- je těžké rozluštit, kdo mluví.
- je obtížné vědět, kdy mluvit.
- můžete být omezeni na vizuální pomůcky, které můžete použít pro prezentaci.
vzhledem k jedinečným výzvám konferenčního hovoru je o to důležitější přijít připraven. Níže uvádíme několik tipů, jak vést konferenční hovor bez bolesti hlavy.
před konferenčním hovorem
vyberte správnou aplikaci pro webové konference.
i když byste určitě mohli vést konferenční hovor, který je čistě zvukový, může být užitečné a poutavější doplnit hovor o sdílení obrazovky. Existuje mnoho webových konferenčních aplikací, které vám to umožňují.
můžete například hostit hovor Zoom pouze pro zvuk, ale stále můžete sdílet obrazovku. Zde je návod:
- když naplánujete schůzku Zoom, ujistěte se, že video hostitele a video účastníků je „vypnuto“.“V části“ Pokročilá nastavení „zkontrolujte, zda je zaškrtnuto „Povolit čekárnu“.
- jakmile účastníci dorazí, budou drženi v čekárně. To znamená, že si můžete vybrat, kdy je přijmete na skutečnou schůzku(nemohou se automaticky připojit). To zajistí, že nebude žádná z těch trapností lidí, kteří vstoupí v různých časech a představí se, odříznutí ostatních lidí. Až budete připraveni, můžete Všechny přijmout na schůzku a poté představit sebe a účastníky najednou.
- jakmile jsou všichni přijati a představení skončí, můžete použít funkci tabule nebo sdílet to, co je na obrazovce.
vyřadit seznam účastníků.
s konferenčními hovory, čím méně účastníků, tím lépe. S příliš mnoha lidmi při zvukovém hovoru to může být matoucí, protože musíte rozlišovat mezi tolika hlasy. Koho se rozhodnete pozvat, ujistěte se, že tam opravdu musí být. Pro zbytek jim můžete jednoduše poslat poznámky ze schůzky.
přiřadit notetaker.
jako vůdce budete mít plné ruce práce s řídícími řečníky a ujistíte se, že schůzka běží hladce. Požádejte, aby si někdo jiný dělal poznámky, abyste mohli po hovoru poslat tyto zápisy ze schůzky všem.
Nastavte časový limit schůzky.
nikdo nemá rád schůzku, která je zbytečně vytažena, ale je to ještě horší, když se schůzka provádí prostřednictvím zvuku, protože bez stimulace vidění tváří mají tendenci se rychle nudit.
pokud pořádáte konferenční hovor pouze pro audio, snažte se jej udržet na 30 minutách a ne déle než jednu hodinu.
Vytvořte agendu.
Nastíňte, kdo bude mluvit, o čem budou mluvit a v jakém pořadí. S výzvami spojenými se zvukovými hovory je nezbytné, abyste zkrotili chaos tím, že určíte, kdo a kdy bude prezentovat.
pokud jde o formát, je lepší nechat každého nejprve dát celou prezentaci a poté otevřít podlahu otázkám. Tím se sníží zmatek a sníží se počet lidí, kteří o sobě mluví.
sdílejte agendu a podrobnosti schůzky se všemi prostřednictvím e-mailu.
Nyní, když jste potvrdili seznam účastníků a vytvořili agendu, nezapomeňte ji sdílet se všemi přítomnými v dostatečném předstihu před schůzkou. To poskytne účastníkům čas na přípravu, pokud se prezentují, a seznámí se s pořadím přednášejících.
Poskytněte všechny informace, které budou potřebovat k připojení k hovoru. To zahrnuje odkaz, dial-in kód a přístupový kód. Ujistěte se, že jim je pošlete s dostatečným předstihem a možná je pošlete znovu 30 minut před schůzkou.
kromě informací o programu a přístupu ke schůzce sdílejte některé ukazatele schůzek, které by měly následovat, například:
- před vytočením se ujistěte, že jste v klidném prostředí. Šum pozadí z více řádků může pro každého velmi ztěžovat slyšení. Chcete-li zajistit nejlepší kvalitu zvuku, požádejte účastníky, aby předem nainstalovali aplikaci potlačující šum, jako je Krisp, abyste odstranili šum, kterému se ve svém prostoru nemohou vyhnout.
- oznamte se, když se připojíte ke schůzce (pokud nejste pozdě). Tento návrh do značné míry závisí na typu aplikace pro webové konference, kterou používáte. Někteří, jako GoToMeeting, zazvoní na zvonek, když někdo vstoupí. Ostatní, jako WebEx, mají možnost, kdy aplikace automaticky oznámí jméno účastníka, když se připojí k hovoru. A ještě jiní, jako Zoom, vám umožní jako hostitel držet účastníky v čekárně a zobrazí seznam přítomných účastníků, takže oznamování vlastního já nemusí být nutné.
proveďte suchý běh s vybranou konferenční aplikací.
nová technologie nás může překvapit. Chcete co nejvíce omezit překvapení. Jakmile vyberete konferenční aplikaci pro konferenční hovor, vyzkoušejte její funkce. Pozvěte několik důvěryhodných kolegů, aby se připojili k testovacímu konferenčnímu hovoru, abyste se mohli seznámit s formátem a funkcemi.
vyzkoušet odkaz a dial-in kódy dopředu. Nic nezničí schůzku, jako by k ní účastníci neměli přístup.
během hovoru
nezapomeňte na své povinnosti jako vůdce.
jako vedoucí konferenčního hovoru je vaším úkolem představit všechny, přesunout je z tématu na téma a tak dále.
když lidé vstupují, buď se ujistěte, že jsou v čekárně (jako má Zoom), nebo je veřejně uznejte tím, že řeknete něco jako: „vypadá to, že se Janet připojila. Jak se máš, Janet?“
pokud není Čekárna, budete pravděpodobně sedět na hovoru s některými lidmi na několik minut, když čekáte, až dorazí všichni. Aby si lidé nemysleli, že ztratili spojení, nezapomeňte říct něco jako, „stále čekáme na pár dalších lidí.“. Počkáme ještě jednu minutu, abychom jim dali čas se připojit.“
také se nebojte zahájit přátelskou konverzaci, než se ponoříte do masa schůzky(pokud máte více času!).
jakmile se všichni připojí, zahajte schůzku oznámením, kdo jste, kdo další je ve výzvě a jaký je účel schůzky. Můžete také projít některými základními pravidly, jako například:
- „po každé prezentaci, zazvoním a otevřu podlahu otázkám. Počkejte, až prezentace skončí, a já jsem oznámil, že je Q&čas něco říct. Je to tak, že nikdo neúmyslně někoho neodřízne.“
- “ žádám, aby se všichni ztichli, pokud zrovna nemluvíte. Najdete tlačítko ztlumení …“
- pokud je aplikace pro účastníky nová, poskytněte jim stručný přehled softwaru a ukažte jim, kde mohou najít určité funkce.
dbejte agendy.
Udržujte agendu před sebou po celou dobu, abyste měli lepší představu o tom, kdo mluví dál a kdy zabalit jakékoli Q&relace. Budete také muset odkazovat na to, aby přechod plynuleji. Například: „dobře, všichni, to uzavírá otázky týkající se našich financí Q1. Pojďme nyní k marketingovým plánům pro nadcházející uvedení produktu na trh.“
Ztlumte se podle potřeby.
Zůstaňte ztlumeni, když nemluvíte, a požádejte ostatní, aby udělali totéž. V závislosti na vaší konferenční aplikaci můžete jako hostitel ztlumit lidi, jak uznáte za vhodné.
vědět, kdy zazvonit.
- Máte-li dotaz nebo komentář pro někoho konkrétního, vždy je nejprve oslovte jménem, aby věděli, že s nimi mluvíte.
- pokud k vám přijde nápad nebo otázka, když někdo prezentuje, Dělejte si poznámky a počkejte, až reproduktor skončí, než zazvoníte.
- pokud lidé jdou kolem svého řečnického času, neváhejte přerušit, když je jejich čas na přesunutí schůzky.
- pokaždé, když přednášející promluví, poděkujte jim, shrňte, co bylo řečeno, a zeptejte se, zda existují nějaké dotazy nebo připomínky.
dejte každému šanci promluvit.
někteří lidé se necítí pohodlně mluvit během konferenčního hovoru versus osobní setkání, takže se pokuste tyto lidi povzbudit. Zároveň je nechcete dát na místo nebo je ztrapnit.
jakmile konverzace utichne na konci tématu, pokud si všimnete, že někdo neřekl ani slovo, můžete se zeptat:“, je něco, co byste chtěli přidat?“Pokud řeknou ne, rychle pokračujte.
ukončení hovoru
- po celou dobu schůzky zazvonte a odpočítejte schůzku, například: „máme pět minut na to, abychom to zabalili.“Tím je zajištěno, že věci běží podle plánu a schůzka neprobíhá v průběhu času.
- pokud zbývá čas, můžete otevřít podlahu pro případné závěrečné poznámky nebo dotazy.
- před propuštěním všech shrňte, o čem bylo rozhodnuto, a načrtněte další kroky. Nezapomeňte poděkovat všem za účast.
- po dokončení hovoru pošlete účastníkům e-mail se zápisem ze schůzky a akčními kroky.
vyléčte své potíže s konferenčním hovorem
Ano, konferenční hovory jsou výzvou – ale nejsou nic, co nemůžete zvládnout. S těmito tipy, jak vést konferenční hovor, budete dobývat další schůzku s lehkostí.