jak vést disciplinární slyšení – včetně bezplatné písemné varovné šablony
pokud provozujete malou firmu a máte problém s členem vašeho týmu, pak by vaším prvním portem hovoru měl být vždy neformální chat. Hodně času, to je vše, co je potřeba k vyhlazení problému. Ale tu a tam budete muset podniknout formálnější kroky – tam přichází disciplinární řízení. V tomto příspěvku vás provedeme podrobným průvodcem celým disciplinárním procesem a také poskytneme několik užitečných šablon „písemného varování“.
co je disciplinární slyšení?
disciplinární slyšení je jednou z částí rozsáhlejšího disciplinárního procesu, který by měla vaše společnost dodržovat, pokud budete někdy potřebovat řešit nepřijatelné chování v práci.
„nepřijatelné chování“ může v této souvislosti znamenat několik věcí – buď chování zaměstnance v práci, nebo jeho schopnost vykonávat svou roli.
„chování“ by znamenalo nesprávné nebo nepřijatelné chování.
„schopnost“ je na druhé straně více o pracovním výkonu. Zatímco některé společnosti se rozhodnou řešit problémy s výkonem prostřednictvím disciplinárního řízení, je obvykle mnohem efektivnější (nemluvě o spravedlivějším a civilizovanějším) místo toho jít cestou plánu zlepšení výkonu.
pamatujte-když lidé říkají „disciplinární“, obvykle odkazují na samotnou disciplinární schůzi, ale přísně vzato je tato schůzka pouze jednou částí úplného disciplinárního řízení.
pojďme rozebrat, co to znamená.
disciplinární řízení
disciplinární řízení vaší společnosti by mělo být jasně stanoveno ve vašich pracovních smlouvách nebo v příručce vaší společnosti.
mít dobře definované disciplinární řízení je opravdu důležité pro všechny malé podniky. Pokud někdy potřebujete někoho nechat jít kvůli disciplinárnímu problému, ale proces byl špatně zpracován nebo špatně komunikován,pak jste ponecháni otevřeni pracovnímu soudu, kde by zaměstnanec mohl za nespravedlivé propuštění.
stanovení řádné disciplinární politiky ve vaší firemní příručce (a poté se jí držet) vám pomůže udržet vás na pravé straně britského pracovního práva.
než zahájíme úplné disciplinární řízení, stojí za zmínku, že mnoho otázek lze neformálně vyřešit dlouho předtím, než je zapotřebí úplné disciplinární řízení. K vyřešení nedorozumění nebo nedorozumění může být zapotřebí pouze rychlý chat-mějte to na paměti, než projdete plnohodnotným disciplinárním procesem.
řádné disciplinární řízení by mělo obsahovat několik klíčových kroků:
- disciplinární vyšetřování
- počáteční disciplinární dopis, který stanoví otázky, které mají být projednány
- schůze k projednání této otázky (disciplinární slyšení)
- disciplinární rozhodnutí
- možnost odvolat se proti disciplinárnímu rozhodnutí
některé z těchto kroků se pravděpodobně zdají dost jednoduché, ale jiné potřebují trochu více vysvětlit.
pojďme se podívat.
jak vést disciplinární vyšetřování
pokud je to možné, je dobrým zvykem nechat vyšetřování provádět někdo, kdo není přímo zapojen do problému – například jiný manažer nebo člen oddělení lidských zdrojů (pokud ho vaše společnost má). Tato osoba bude působit jako „disciplinární úředník“.
musíte také informovat zaměstnance, že jste proti nim zahájili vyšetřování.
dobré disciplinární vyšetřování by mělo dosáhnout několika věcí:
- vypracujte, pokud existuje případ, na který je třeba odpovědět
- postupujte podle spravedlivého procesu, který zajistí, že bude vyslechnuta každá strana příběhu
- Shromážděte podrobnosti o obviněních a důkazech po zbytek disciplinárního řízení
- pomozte zaměstnavateli rozhodnout, zda by měl podniknout další disciplinární opatření
při provádění vyšetřování je důležité shromáždit co nejvíce informací o problému. To by mohlo znamenat záznam příslušných e-mailů nebo prohlášení od ostatních zaměstnanců.
pokud-jakmile disciplinární úředník shromáždí všechny důkazy-cítí, že v pokračování vyšetřování není žádná zásluha,mohou jej uzavřít.
pokud se však domnívají, že je třeba odpovědět na disciplinární případ, měli by přejít k naplánování disciplinárního slyšení. Budete muset pozvat zaměstnance na slyšení dopisem.
Jak napsat disciplinární dopis (včetně šablony disciplinárního dopisu)
jakmile je disciplinární vyšetřování dokončeno, je čas zaslat disciplinární dopis zaměstnanci. Účelem tohoto dopisu je informovat je o problémech, které chcete projednat na disciplinárním slyšení, pomoci jim pochopit, co se na této schůzce stane, a poskytnout jim přiměřený čas na přípravu. Doporučujeme dát zaměstnanci alespoň několik pracovních dnů výpovědi.
měl by také uvést, kdy a kde se bude konat, kdo další tam bude a jaké by mohly být možné výsledky tohoto setkání.
zaměstnanec je oprávněn s sebou na disciplinární schůzi přivést společníka-to může být spolupracovník nebo zástupce odborů. Tento dopis je vhodný čas dát jim vědět, aby si ho mohli zorganizovat.
když jste v disciplinárním jednání, je však třeba si uvědomit, že jejich společník nemůže odpovídat na otázky jménem zaměstnance. Mohou je podpořit a poradit s nimi, ale nemohou jim odpovědět na otázky.
potřebujete pomoc s psaním disciplinárního dopisu? Kliknutím níže si stáhnete naši bezplatnou šablonu disciplinárního dopisu.
jak vést disciplinární slyšení
nejdříve-pokud se chystáte vést disciplinární slyšení, zkuste to udělat někde v soukromí a mimo doslech zbytku společnosti. Pokud je to možné, může to být dokonce nápad udělat to mimo běžné Úřední hodiny pro trochu soukromí navíc.
nejde o utajení disciplinárního řízení, ale o to, aby to pro zaměstnance nebyla zbytečně stresující nebo trapná zkušenost. Pamatujte – nejlepším scénářem je, že po skončení můžete oba pokračovat ve spolupráci.
během disciplinárního slyšení musíte:
- vysvětlete stížnost, kterou máte o chování zaměstnance
- Projděte si důkazy, které jste shromáždili o tomto chování
- dejte jim šanci sdělit svou stránku příběhu
- rozhodněte se o dalších krocích-a jaké disciplinární opatření budete podniknout dále.
toto disciplinární řízení by mohlo znamenat některou z následujících:
- žádná akce
- písemné varování
- závěrečné varování
- degradace nebo propuštění
v další části tohoto příspěvku se podíváme na tyto možnosti a rozebereme přesně to, co znamenají. Také vám poskytneme přístup k některým bezplatným písemným varovným šablonám, které vám pomohou udržet váš disciplinární proces na pevných základech hned od začátku.
když jste v procesu rozhodování o tom, jaké kroky podniknout, měli byste také vzít v úvahu všechny polehčující okolnosti, které zaměstnanec předkládá.
žádné kroky
pokud jste spokojeni s vysvětlením, které vám váš zaměstnanec poskytne na disciplinárním slyšení, můžete se rozhodnout, že nemusíte podnikat žádné další kroky. V takovém případě jednoduše informujte zaměstnance,že se nemají čeho bát.
písemné varování (včetně písemné varovné šablony)
písemné varování slouží jako formální upozornění zaměstnance, že se jeho chování musí změnit. Písemné varování by mělo obsahovat následující:
- podrobnosti o chování, které bylo považováno za nepřijatelné
- jaké změny jsou potřebné, s časovým harmonogramem pro zlepšení
- co by se mohlo stát, pokud tyto změny nebudou provedeny
pokud potřebujete pomoc se sestavením vlastního písemného varování, pak najdete naši bezplatnou šablonu písemného varování přímo níže.
závěrečné varování (včetně šablony konečného varování)
pokud jste již zaměstnanci písemně varovali a jeho chování se nezlepšilo, pak takto vystupňujete disciplinární proces. Umožňuje zaměstnanci vědět, že jejich chování se musí změnit nebo bude podniknuto vážnější opatření.
pokud potřebujete přístup k bezplatné šabloně konečného varování, najdete ji zde.
degradace nebo propuštění
pokud se zjistí, že se zaměstnanec dopustil hrubého pochybení nebo se jeho chování po písemném i závěrečném varování nezlepšilo, je zaměstnavatel oprávněn ukončit smlouvu zaměstnance.
právo zaměstnance na odvolání
každý zaměstnanec má právo odvolat se proti rozhodnutí svého disciplinárního slyšení, pokud se domnívá, že rozhodnutí je nespravedlivé nebo výsledek příliš závažný.
pokud se rozhodnou proti rozhodnutí odvolat, budete muset provést další vyšetřování a případ zvážit podruhé-nejlépe s jinou osobou jednající jako „disciplinární úředník“.
potřebujete spustit disciplinární proces a nevíte, kde začít? Naše HR poradenská služba vám může pomoci.
naši profesionální poradci jsou kvalifikovaní pro CIPD a specializují se na pomoc malým podnikům překonat jejich HR výzvy. Chcete-li zjistit, zda je HR poradenství správné pro vaši společnost, stačí naplánovat hovor.