Jak uspořádat papírování jednou a pro všechny ve 3 jednoduchých krocích
Naučte se, jak organizovat papírování navždy! Navíc tajemství pro snížení 95% papírování a jak udržet vaše domácí papíry organizované.
už jste někdy pocit, že papíry jsou převzetí vaší kuchyni? Ať už pracujete z domova, nebo máte jen potíže se tříděním účtů a domácích úkolů vaší rodiny, tyto tipy jsou pro vás!
organizování papírování doma je těžké, protože bez ohledu na to, jak efektivní váš registrační systém (a přiznejme si to, většina z nás nenávidí podání papíry a nejsou tak efektivní), je vždy více přichází do vašeho domova. Přesto nemusíme nechat papírování převzít. A není třeba velké kartotéky, které zabírají cenný prostor nebo koše přetékající školními doklady nebo účtenkami.
Vyvinul jsem efektivní systém pro organizaci papírování v mém domě. Snížila 95% naší papírování a efektivně organizuje a spravuje příchozí dokumenty průběžně. Navíc jsem prodal svou kartotéku, protože už nemusím nic podávat!
jak organizovat papírování pro dobro
i Vy můžete organizovat své papírování jednou provždy! Mám několik šíleně snadných tipů, které vám pomohou co nejlépe využít papírování, takže budete vědět, co si ponechat, co uložit a jak jej uložit.
(affiliate odkazy níže)
Krok # 1: Třídit & zbavte se co nejvíce.
většina z nás drží mnohem více papírování, než je potřeba. Inspirovala mě Marie Kondo
‚s kniha Život měnící kouzlo uklízení
shromážděte všechny své dokumenty, včetně příjmů, příruček, výpisů z bankovních a kreditních karet atd., do jednoho místa.
Seřadit do tří hromádek:
1) koš
2) možná zachovat
3) zachovat
může vám trvat nějaký čas, než vše vyřešíte, ale tento krok je zásadní. Trvalo to asi 2 týdny třídit všechny naše papíry, pracovat hodinu nebo dvě každý večer, když jsem sledoval epizody kanceláře.
nemilosrdně skartovat nebo spálit co nejvíce papírování, jak jen můžete. Pamatujte, že vše, co si ponecháte, musí být podáno nebo organizováno.
pokud si nejste jisti, zda potřebujete něco ponechat, zde je několik zdrojů: vedení papírování a staré dokumenty.
vaše“ možná “ hromada bude pravděpodobně vaše největší hromada. Vyřešte to a pak to znovu ořízněte.
vaše poslední hromada je pro“ musí uchovávat “ dokumenty. To by mělo být vyhrazeno pouze pro základní dokumenty, jako rodné listy, doklady o vojenském propuštění, atd.
moje tajemství pro organizaci papírování
tady je moje tajemství úspěchu
prakticky soubor většinu papírování. To může zahrnovat většinu, ne-li všechny vaše „možná“ hromadu a dokonce i některé z vašich“ keep “ hromadu! Pokud si nejste jisti, že jste připraveni něco skartovat, ale vězte, že je nepravděpodobné, že to budete někdy potřebovat, nahrajte digitální kopii do počítače a hodte originál.
pouze vy se můžete rozhodnout, co vám vyhovuje prakticky podání versus uchovávání tištěné kopie. Jen si pamatujte, že čím více budete mít, tím více budete muset organizovat. Já? Nerad se držím věcí „jen pro případ“, takže prakticky podání bylo mým kompromisem. Takhle jsem se zbavil téměř 90% našeho papírování.
nejjednodušší způsob, jak virtuálně soubor?
Pořiďte fotografii pomocí smartphonu a poté ji nahrajte do Evernote, bezplatné aplikace/zdroje, kde můžete třídit a ukládat soubory tak dlouho, jak potřebujete. Pro pořizování těchto fotografií v telefonu používám bezplatnou aplikaci CamScanner, která se automaticky ořízne, což má za následek čisté úhledné obrázky“ dokumentů“.
zde je návod, jak jsou některé z našich příspěvků uloženy v Evernote:
Krok #2: Nastavte jednoduchý úložný systém
doufejme, že máte mnohem menší hromadu papírování než předtím, než jste začali organizovat. Skvělá práce!
rozhodněte se, kam budete ukládat zbývající dokumenty. Vřele doporučuji, abyste ji neházeli zpět do staré kartotéky. Pokud je to možné, zbavte se té věci! Nebude vám chybět!
budete potřebovat místo pro důležité dokumenty. Mohlo by to být protipožární trezor, malá složka nebo dokonce pojivo.
používám tuto pěknou složku souborů:
budete potřebovat místo pro dokumenty, ke kterým zřídka potřebujete přístup. Zvažte robustní plastový koš nebo složku souborů, kterou lze uložit v podkroví nebo na jiném nenápadném místě.
používám tento jednoduchý plastový kontejner pro naše hypoteční papíry, které mám v podkroví.
Krok #3: Nastavte průběžný systém pro příchozí papírování
bude to stále přicházet lidi. Bez ohledu na to, jak jste organizovaní nebo jak ostražití jste ohledně nastavení bezpapírové fakturace atd., stále uvidíte další papírování.
takže je třeba nastavit realistický systém pro manipulaci s ním.
vyhoďte nevyžádanou poštu, jakmile dorazí. Okamžitě ho vyhoďte do koše nebo do koše. Ani mu nedávejte šanci se pohodlně dostat na kuchyňskou linku nebo stůl.
mám také určený „shred bin“, kde se hodí citlivé papírování.
mám malý kontejner, abych se vypořádal s příchozími účtenkami. (Více o tom, jak organizuji účtenky další den.)
všechno potřebuje místo, jinak si najde místo, kam nepatří. Určete místo pro každou kategorii papírování. Časopisy mohou jít do koše ve vašem obývacím pokoji nebo kdekoli je chcete číst. Když vstoupí do vašeho domova, okamžitě je odložte.
nebojte se to později vyladit, pokud něco nefunguje! Organizování je o tom, co funguje pro vaši rodinu efektivněji. Jen proto, že by to mohlo být nutné změnit, neznamená, že jste selhali.
moje původní nastavení fungovalo dobře, ale stále jsem našel papíry shromažďující se na mém stole. Tak jsem si koupil pěkný stojan na časopisy
z Amazonu a požádal Nate, aby ho zavěsil u mého počítače. Teď, je snadné dát“ dělat “ papíry tam, kde mi bylo připomenuto, abych s nimi zacházel.
navíc mám také jiné místo na polici skříně, kde jsem dal papíry, které potřebuji Skenovat do Evernote. Obvykle to procházím jednou za měsíc, abych to mohl zabránit tomu, aby se příliš zbláznil.
a to je do značné míry: 3 jednoduché kroky pro organizaci papírování jednou provždy. Není to tak děsivé, můžete to udělat zdarma bez jakýchkoli ozdobných organizačních košů a můžete to vydržet!
více organizační Inspirace:
jak budete tvrdě pracovat a naučit se organizovat papírování, zde jsou některé další z mých tipů pro organizaci papírování, včetně toho, jak organizovat školní papíry dětí a ještě více organizačních tipů pro zaneprázdněné maminky.
hledáte více inspirace při organizaci papírování?
zde je několik tipů od některých úžasných bloggerů:
- Early Bird Mom používá dlouhodobé krátkodobé způsoby ukládání papírování.
- organizovaný domov doporučuje jednoduchý registrační systém, včetně „akčního souboru“
- miluji jednu dobrou věc „kontejner na čtení“
jaká je vaše největší výzva, pokud jde o organizaci papírování?