Jak uspořádat úspěšný konferenční hovor
lidé ve všech typech rolí jsou vyzváni k provádění konferenčních a videohovorů najednou. Často se musíte ptát sami sebe: Jak mohu řídit lidi, které nevidím? Konferenční hovory mohou být občas frustrující a cítit se jako ztráta času(jako video níže).
řídím program Certified Professional Yacht Brokers (CPYB), který certifikuje jachtové makléře po celé zemi. Vzhledem k tomu, že členové představenstva CPYB se nacházejí po celé Severní Americe, pořádání čtvrtletních konferenčních hovorů je úsporou peněz místo každoročních setkání“ tváří v tvář“. Zjistil jsem, že efektivní vedení konferenčních a videohovorů je nezbytné pro týmovou spolupráci a rozhodování. Během těchto výzev by však mohlo dojít k několika nepředvídatelným a nekontrolovatelným problémům. Níže uvádíme několik tipů, jak zvýšit efektivitu konferenčních hovorů.
před voláním
-
připravte a sdílejte agendu schůzky před výzvou, která nastíní účel schůzky, kdy se schůzka bude konat a jak budou účastníci přistupovat ke schůzce. Zahrňte cíle výzvy a konkrétní diskusní body. Informování lidí před voláním jim pomáhá připravit se na diskusi a dává jim šanci přemýšlet o tom, jak by mohli přispět ke konverzaci.
- pokud k vedení schůzky používáte jinou službu než telefon, nezapomeňte informovat svou skupinu, aby uspořádala zkušební provoz, aby bylo možné identifikovat nebo zabránit technickým potížím. Organizátoři by měli být připraveni se zálohou, kdyby se něco pokazilo. Ujistěte se, že každý rozumí tomu, jak ztlumit svůj hlas a šum v pozadí.
- najměte určeného příjemce poznámek. Nikdo nemá rád schůzky, ale je to nutné zlo (zejména pro lidi ,kteří se nemohli připojit k hovoru).
zahájení hovoru
- pokud jste moderátorem hovoru, připojte se k hovoru nejméně pět minut před plánovaným časem schůzky. Lehká konverzace při čekání pomáhá lidem cítit se pohodlněji. Oficiálně spusťte hovor pouze tehdy, když jsou tam klíčoví lidé, takže nemusíte opakovat žádné informace.
- při zahájení hovoru se vždy představte, abyste se ujistili, že vás každý může identifikovat jako moderátora. Před zahájením oficiálního podnikání, přijměte výzvu k roli, abyste zajistili, že jsou přítomni a účtováni všichni klíčoví hráči. Pokud je to vhodné, udělejte si čas, aby se všichni představili (jméno ,společnost, pozice), zejména pokud jsou ve skupině noví. Je také vhodný čas na kontrolu administrativních položek (ztlumení telefonu, jak klást otázky přímo nebo prostřednictvím funkce chatu, Možnost zobrazení sdílené obrazovky atd.).
vedení hovoru
- začíná shrnutím pořadu jednání a účelu schůzky.
- Chcete-li zabránit tomu, aby lidé mluvili o sobě, adresujte otázky přímo jménem, pokud chcete, aby někdo odpověděl. Jako facilitátor sledujte, kdo mluví, a požádejte ty, kteří jsou zticha, o příspěvky. Konferenční hovory by měly umožnit odesílání různých zpráv, například: „potřebujeme nápady všech v této organizaci. „Před přepnutím témat si vydechněte a zeptejte se, zda existují další otázky nebo myšlenky týkající se tématu. Dávejte pozor na svůj cíl a konverzaci na místě. Pokud se téma zahřívá nebo zdlouhavě, navrhněte naplánovat další výzvu k důkladnější diskusi o tématu Po dokončení další přípravy a vyšetřování. Zajistěte pravidelné časové kontroly, aby vaše agenda zůstala na správné cestě. Začátek a konec co nejblíže navrhovaným časům.
ukončení hovoru
-
Poskytněte rekapitulaci schůzky na konci hovoru. - potvrďte, že každý rozumí dalším krokům, povinnostem, akčním položkám a termínům, včetně toho, kdy se bude konat další naplánovaný hovor.
- Sledujte e – mail obsahující hlavní body a/nebo minuty od hovoru.
zavedení těchto tipů zlepší hodnotu všech vašich nadcházejících konferenčních a videohovorů.
