jak strukturovat zprávu o řízení pro vaši firmu
podnikání je velkou výzvou, ale zdaleka to není nemožná mise. Koneckonců existují techniky, zdroje a strategie, které podnikatelům pomáhají dosáhnout úspěchu.
řízení financí, zaměstnanců, zásob, marketingu a prodejních strategií jsou některé z mnoha povinností vůdce. Může se to zdát jako spousta práce, ale zpráva o řízení může vše usnadnit a bezpečnější.
předpoklad je jednoduchý, ale někteří manažeři nevědí, jak připravit dobrou zprávu o řízení. Pokud jste jedním z těch profesionálů, nebojte se. Uvedli jsme všechny kroky, které vám k tomu pomohou. Tak čti dál!
význam zprávy o řízení
i když čelí nestabilní ekonomice, podnikatelé po celém světě mají tendenci být vytrvalí. Podle globální zprávy Global Entrepreneurship Monitor (GEM) z roku 2015 považuje 66% dospělých podnikání za dobrou kariéru.
na světě je 582 milionů podnikatelů v nejrůznějších segmentech. Překonání strachu a investování do tohoto snu je však pouze prvním krokem. Musíte být strategičtí a tvrdě pracovat, abyste dosáhli maximálního výkonu.
v této souvislosti slouží zpráva o řízení jako klíčový nástroj pro provoz jakéhokoli podniku. To vám umožní podívat se na situaci vašeho podnikání přesněji a pomůže vám dělat bezpečnější a asertivnější rozhodnutí.
se zprávou můžete analyzovat dosažené výsledky a přehodnotit akce, které nefungují. Je to proto, že představuje zvláštnosti podniku a jeho výkonnost během hodnoceného období.
6 prvků zprávy o dobrém řízení
Nyní, když pochopíte důležitost tohoto dokumentu, abyste se naučili, jak připravit úplnou a efektivní zprávu o řízení, musíte znát prvky, které musí být zahrnuty do jeho struktury.
proto, protože účelem tohoto příspěvku je pomoci vám objasnit jakékoli otázky, které byste mohli mít na toto téma, a ne čelit problémům s tímto úkolem ve vašem každodenním životě, začněme od základů. Podívejte se na 6 nezbytných prvků pro dobrou zprávu!
Název
zpráva o řízení je jednoduše dokument ve formě zprávy, která slouží k měření výkonnosti vaší firmy a pomáhá ve vašem rozhodovacím procesu. Z tohoto důvodu je důležité, aby měl název.
vzhledem k tomu, že existují zprávy pro různá oddělení a účely, název vám pomůže rychle a efektivně identifikovat předmět.
kontextualizace
kontextualizace je dalším nepostradatelným prvkem a umožňuje příjemci-vy nebo jiný zaměstnanec-pochopit, co bude analyzováno na následujících stránkách.
tento text musí být stručný a objektivní, slouží jako úvod pro metriky, statistiky a výsledky, které budou prezentovány.
cíle
každá zpráva o řízení je připravena z nějakého důvodu. Nezapomeňte proto vložit cíle dokumentu a zaměřit se na to, co je pro vaše podnikání opravdu důležité a užitečné.
zprávy by měly být nástrojem, který lze snadno analyzovat a jeho cíl by měl být velmi jasný. Proto ještě před zahájením procesu pečlivě vyberte informace, které budou předloženy, aby byly v souladu s vaším cílem.
souhrn
souhrn je text pro rychlé čtení, který obsahuje pouze nejdůležitější informace ve zprávě. Tímto způsobem se manažeři mohou vyhnout tomu, aby si je museli přečíst v plném rozsahu pokaždé, když se musí rozhodnout.
dobře vypracované shrnutí optimalizuje váš čas a vede k rychlejším a bezpečnějším rozhodnutím. Koneckonců, informace jsou prezentovány objektivnějším způsobem, jako v mentální mapě.
výsledky
nakonec musí mít vaše zpráva o řízení prostor pro prezentaci výsledků.
do této položky musíme vložit všechna příslušná pozorování, která byla provedena, jakož i pozorované statistiky, tabulky, grafy a metriky výkonu.
závěr
závěr je uzavření vaší zprávy a musí ukázat vaše zjištění, která budou založena na informacích uvedených v celém dokumentu.
jak vidíte, nejde o osobní názory. S podporou velkých dat je závěr prokázán ve skutečných a aktualizovaných informacích, které již byly shromážděny. Proto je pro řízení podniku tak cenná.
dokončete kroky, jak připravit zprávu o řízení
mnoho manažerů považuje přípravu zpráv o řízení za skutečně náročnou. Pravdou je, že tento dokument byl vždy součástí řízení podniku, ale v posledních letech získal ještě větší význam.
z tohoto důvodu jsme připravili kompletní seznam kroků, abyste mohli mít po ruce užitečný nástroj, který vám pomůže vydělat více peněz, opravit chyby a využít tržních příležitostí. Čti dál!
Krok 1: plán před zahájením
plánování je nejlepší způsob, jak vytvořit kompletní dokument, který je prospěšný pro vaše podnikání. V opačném případě můžete ztrácet čas přípravou zprávy, která je neúplná nebo má irelevantní informace.
než něco uděláte, definujte cíle a určete, jak předložené informace pomohou vašemu podnikání růst. Chcete-li tak učinit, začněte odpovědí na níže popsané otázky.
- pro koho se tato zpráva připravuje?
- jaký je účel zprávy?
- jaké informace budou shromažďovány?
- jak mohou Informace pomoci v rozhodovacím procesu?
Krok 2: investujte do automatizovaných nástrojů
efektivita řízení podniku je společným cílem každého podnikatele. Jak tedy investovat do automatizovaných nástrojů pro správu a vytvořit si zprávu o řízení?
k tomu existují technologie, které tento úkol zjednodušují, optimalizují váš čas a zajišťují mnohem uspokojivější výsledek.
naším prvním návrhem je Google Data Studio, nástroj pro vizualizaci dat schopný transformovat informace do pěkných, intuitivních a snadno pochopitelných zpráv o správě.
naším druhým návrhem je Primavera, což je platforma, která vám pomůže snadno spravovat projekty a sledovat výsledky. Mezi jeho funkce patří integrace s jiným softwarem pro správu, analýzu dat a generování sestav.
nakonec se ujistěte, že investujete do nástrojů Business Intelligence (BI). Jsou nezbytné pro rychlé a bezpečné rozhodování. Nejlepší systémy shromažďují, organizují, klasifikují a analyzují data, což usnadňuje práci.
Krok 3: Použijte jasný a objektivní jazyk
pokud si myslíte, že zpráva o správě vyžaduje konkrétní termíny a složitý jazyk, je nejvyšší čas, abyste změnili názor.
v ideálním případě by měl být dokument snadno čitelný a interpretovatelný. Proto buďte jasní a používejte Neformální Jazyk a držte se pouze toho podstatného.
proto nebuďte rozvážní a nezapomeňte, že zaneprázdněná rutina manažera vyžaduje rychlé čtení a rozhodování. Čím jednodušší je zpráva interpretována, tím užitečnější a důležitější bude pro podnikání.
Krok 4: vyprávějte příběh, který zaujme čtenáře
celkově se Zpráva o řízení skládá z mnoha dat a informací. Ve skutečnosti je to jeden z důvodů, proč mnoho manažerů považuje za obtížný dokument, který je třeba připravit a pochopit.
bude však jasně záviset na strategii při její přípravě. Aby byl obsah atraktivní a nepřekonal čtenáře, je dobré kontextualizovat fakta vyprávěním příběhu.
tímto způsobem budete moci kombinovat expozici a popis analyzované situace lehčím způsobem, který dává smysl. To umožňuje, aby výsledky byly pochopeny a vytvářely zapojení během čtení.
Krok 5: Definujte metriky a KPI, které mají být použity
používáte obvykle metriky výkonu a KPI pro správu vašeho podnikání? Pokud stále nejsou součástí vašich strategií, určitě byste se na to měli podívat.
ve skutečnosti jsou KPI (klíčové ukazatele výkonu) nejdůležitějšími metrikami pro vaše podnikání. Obvykle jsou spojeny s vašimi hlavními cíli, a proto vedou přípravu zpráv o řízení pozitivním způsobem.
proto zvolte, které metriky budou použity, sběr dat a třídění informací. Koneckonců, ne všechno by mělo být zahrnuto do dokumentu.
Krok 6: Stanovte srovnávací bod
kdykoli chceme vyhodnotit výkonnost strategií, oddělení, produktů nebo zaměstnanců, je nezbytné stanovit srovnávací bod.
proto by to měl být váš další krok. Vyberte období, ve kterém budou informace shromažďovány a analyzovány, a definujte cíle nebo cíle pro nastínění srovnání.
pokud používáte tabulky, nastavte sloupce, abyste mohli snadno zobrazit srovnání. Můžete například přidat sloupec s vašimi cíli a další s dosaženými výsledky. To usnadní pochopení závěru, který bude předložen na konci dokumentu.
Krok 7: Vložte vizuální prvky do dokumentu
jak jsme již zmínili, zpráva o správě musí být jasná a snadno interpretovatelná. Dobrou strategií je použití vizuálních prvků.
náročné rutiny plné povinností vyžadují dynamické nástroje a akce. Doručení dokumentu se stovkami stránek není vůbec produktivní, ale použití grafů, mentálních map a dokonce i videí během prezentace může zlepšit porozumění informacím.
Krok 8: proveďte závěrečnou recenzi
poté, co je vše připraveno, je čas provést pečlivou závěrečnou recenzi. V této fázi se musíte ujistit, že konečný text neobsahuje žádné pravopisné chyby, nekompatibilní data a nepravdivé informace.
nezapomeňte, že to zajistí důvěryhodnost dokumentu a zajistí, že je skutečně užitečný. Jinými slovy, plní svou úlohu usnadnit správu vašeho podnikání.
psaní zprávy o řízení je jednodušší, než si myslíte
naučili jste se, jak připravit zprávu o řízení? Po přečtení tohoto článku jste pravděpodobně dospěli k závěru, že to vůbec není nemožný úkol.
tento dokument je zásadní pro fungování jakéhokoli podnikání a jeho vytvoření je jednodušší, než se zdá. Proto neztrácejte čas a postupujte podle našich tipů!
ale než to uděláte, co takhle naučit se trochu víc? Zjistěte, jak vám Pareto graf může pomoci efektivněji provádět úkoly!