Jak organizovat pracovní příkazy: Naučte se osvědčené postupy údržby
jste připraveni provést krok k lepšímu řízení pracovních objednávek? Zde je pět způsobů, jak převzít kontrolu nad pracovními postupy údržby a získat vše, co funguje přesně tak, jak chcete.
ale nejprve rychlá poznámka: Ačkoli je možné vidět pozitivní výsledky z některých z těchto kroků bez pomoci softwaru CMMS, skutečností je, že moderní software pro zakázky dělá vše, včetně správy pracovních příkazů, plánování preventivní údržby a řízení zásob MRO, spolehlivější a efektivnější.
konečně, správné CMMS jen dělá váš život jednodušší.
ale nejprve se podívejme na některé solidní kroky, které můžete podniknout k uspořádání pracovních příkazů.
1. Standardizujte a centralizujte údaje o pracovních objednávkách
bez ohledu na systém, který používáte, cokoli od staromódních kousků papíru až po mírně modernější tabulky, je vždy nejlepší usilovat o konzistenci. Pokud používáte papír, všechno by mělo být na papíře. Pokud pracovní příkazy začínají jako tabulky, měly by skončit jako tabulky.
u těchto staromódních systémů již existuje mnoho šancí, že data zmizí, zatuchnou nebo se poškodí.
Pokud však vaše pracovní postupy přeskakují z papíru na tabulky a pak zpět, otevíráte se ještě více příležitostem pro špatná data. Pokaždé, když tech ručně zkopíruje data z papíru do tabulky, nebo jde na druhou stranu, riskujete, že dostanete nesprávná čísla.
a na malých chybách záleží. Pokud technik uvede, že uzavřel pracovní příkaz v dubnu místo června, vaše čísla jsou nyní vypnuta ve dvou měsíčních zprávách. A pokud technik uvede 31. dubna jako datum uzavření (datum, které neexistuje, protože Duben má pouze 30 dní), data pracovního příkazu mohou proklouznout skrz trhliny.
a když používáte jeden standard, je mnohem snazší udržet vše pohromadě na jednom místě. Můžete stohovat všechny své papírové pracovní příkazy v jedné hromadě nebo uložit všechny své tabulky pracovní příkazy v jednom souboru.
2. Naplánujte PMs a poté upřednostněte pracovní příkazy na vyžádání
oddělení údržby musí běžet jako Nemocnice, nikoli jako autobusové nádraží.
jaký je v tom rozdíl?
dole na autobusovém nádraží, Jakmile je jízdní řád nastaven, není nic měnit. Autobus A má odjet v 10 hodin, a to je, když odjíždí. Stejné pro všechny ostatní autobusy.
ale v nemocnici je plán pružnější. Tak určitě, existují pacienti s schůzkami na setkání s lékaři, a ve většině případů, věci jdou podle plánu. Pokud však někdo dorazí v kritickém stavu, okamžitě se přesune do čela linky. Ve skutečnosti úplně přeskočí linku a okamžitě navštíví lékaře. Vaše pracovní příkazy by měly fungovat stejným způsobem.
začněte nastavením a naplánováním inspekcí a úkolů preventivní údržby. Ale když se objeví naléhavější práce, měli byste být připraveni přesunout PMs kolem, abyste vytvořili prostor.
dobrou zprávou je, že PMs mají tendenci mít okna, nikoli termíny. To znamená, že když je čas dokončit PM, je tu prostor pro jeho vytažení nebo trochu zatlačení. Místo toho, abyste to udělali tento týden, můžete často bezpečně počkat až do příštího týdne.
3. Vyžadovat formální, standardizované požadavky na pracovní příkaz
ale než budete moci efektivně spravovat svůj plán, potřebujete spolehlivý způsob shromažďování požadavků na údržbu. Lidé napříč odděleními, po celém zařízení, potřebují jednoduchý, spolehlivý způsob, jak se spojit s oddělením údržby a podat žádosti o údržbu.
ale než se podíváme na to, proč, vyjasněme si případné nejasnosti.
jaký je rozdíl mezi požadavkem na údržbu a pracovním příkazem?
rozdíly spočívají v tom, kdo je vyrábí a jak je používáte.
požadavky na údržbu přicházejí z celého zařízení, od všech druhů lidí. Když někdo, a může to být kdokoli od generálního ředitele po provozovatele zařízení, vidí něco, co je třeba opravit, podá žádost o údržbu. Myšlenka je, že se všichni chovají jako další sady očí kolem zařízení, oddělení údržby ví hned, když je problém, což může být cokoli od netěsného kohoutku v koupelně v horním patře až po plnou povodeň v suterénu. Jakmile oddělení údržby schválí požadavek, použijí tyto informace k vygenerování pracovního příkazu, který poté přiřadí technikovi údržby.
klíčem k požadavkům na údržbu je dobře zavedený, snadno srozumitelný systém, takže každý ví, jak vás kontaktovat. Čím těžší je, aby vás lidé oslovili, tím méně je pravděpodobné, že se budou obtěžovat, což vás vede k vynechání mnoha malých problémů, které pak mají šanci vyrůst ve velké problémy.
a pak, když jsou velké problémy a lidé vědí, že musí kontaktovat vaše oddělení, použijí matoucí kombinaci nepředvídatelných, nespolehlivých metod. To vám umožní kopat hromady papírových poznámek, e-maily, a telefonní zprávy.
místo toho byste měli nastavit jednoduchou přímou komunikační linku, aby lidé přesně věděli, jak vás oslovit s požadavky.
4. Proveďte každou objednávku údržby super těžkou
poté, jakmile budete mít své požadavky na údržbu, musíte generovat pracovní příkazy plné kritických datových techniků, kteří potřebují efektivně pracovat a rychle se uzavřít. Čím více vědí, než začnou, tím snazší je pro ně dokončit.
co byste měli zahrnout?
efektivní pracovní příkaz přichází s:
- komplexní historie údržby a oprav aktiv
- podrobné pokyny
- kontrolní seznamy
- související díly a materiály MRO
- schémata, obrázky a záruky
- umístění na mapách a půdorysech stránek
cílem je, aby tech dorazili s jasnou představou o tom, co musí udělat, a co k tomu potřebují. Pokud údržba nebo opravy začnou jít do poloviny, chcete, aby měli to, co potřebují k narovnání věcí.
5. Proveďte každou objednávku údržby super light
Nyní, když jste zabalili své pracovní objednávky s užitečnými daty, musíte najít způsoby, jak je učinit mobilními. Je skvělé, že technici mají s sebou spoustu užitečných dat, ale nechcete, aby se tlačili kolem koleček plných papíru. Vaše pracovní příkazy musí být datově těžké, ale také pěkné a lehké a snadno se pohybovat.
existuje několik možností, ale všechny mají jednu společnou věc: získání mobilního znamená digitální. Neexistuje žádný způsob, jak získat technici informace, které potřebují, pokud jste přilepená tisk všechno na papír. Je to drahé a nepraktické.
jednou z možností je použití tabulek. Problém je však v tom, že vaše pracovní příkazy jsou nyní příliš lehké; protože nejsou navzájem svázány, změny provedené v jednom souboru se nepřenášejí. Rychle máte spoustu různých verzí stejného pracovního řádu a nikdo si není jistý, kdo má nejaktuálnější data. Vaše data jsou prostě venku plovoucí kolem, nespoutaný.
nejlepší způsob, jak získat spolehlivá a přístupná data, je řešení CMMS.
příklady efektivního řízení pracovních objednávek se softwarem CMMS
mnoho z výše uvedených kroků vám může pomoci, i když jste uvízli pomocí starého papíru nebo tabulek. Chcete – li však z kroků vytěžit maximum a převzít plnou kontrolu nad svými pracovními zakázkami, potřebujete moderní softwarové řešení CMMS.
mějte na paměti kroky, podívejme se na to, jak je software pro správu pracovních objednávek usnadňuje a zefektivňuje.
jak sledovat pracovní příkazy
pokud chcete sledovat své pracovní příkazy, musíte najít způsob, jak standardizovat a centralizovat svá data. U starých metod, jako je papír a tabulky, vždy riskujete ztrátu nebo poškození dat.
CMMS vám pomůže vyřešit tento problém uložením dat do centrální databáze, která uchovává všechny vaše informace v bezpečí, zajistit, a přístupné. A protože je vše na jednom místě, je snadné udržet vše aktuální. Místo více verzí máte data, kterým můžete důvěřovat.
jak organizovat pracovní příkazy
jakmile máte všechny pracovní příkazy na místě, můžete je snadno přesunout a nastavit plány PM, které pak můžete rychle upravit, abyste vytvořili prostor pro úkoly na vyžádání. CMMS software usnadňuje intuitivní kalendář dashboardy, které vám umožní přesunout pracovní příkazy kolem s jednoduchým drag-and-drop.
jak víte, kdy přidat pracovní příkazy na vyžádání? S jednoduchým Portálem žádostí o online údržbu každý přesně ví, jak kontaktovat oddělení. Jediné, co musí udělat, je jít na web a zadat své informace. A na rozdíl od telefonní zprávy nebo e-mailu je online formulář dodáván s přizpůsobitelnými datovými poli, takže lidé přesně vědí, jaké informace mají zahrnout do svých požadavků.
jak zefektivnit pracovní příkazy
poslední dva kroky činí vaše pracovní příkazy těžkými, ale také lehkými. CMMS software pomáhá s oběma.
pomocí přizpůsobitelných šablon můžete pomocí několika kliknutí rychle přidat všechny informace, které technici potřebují k efektivní práci. A pomocí aplikace pro údržbu mohou technici přistupovat ke všemu odkudkoli pomocí libovolného mobilního zařízení připojeného k internetu. Vše, co pomůže, se vejde přímo do dlaně.
rychlé a stručné shrnutí
efektivní řízení pracovních objednávek může být jen pár kroků, ale musíte se ujistit, že se pohybujete správným směrem. Začněte standardizací dat tak, aby bylo vše ve stejném formátu, čímž se sníží vaše šance na ztrátu nebo poškození dat. Další, Nastavte si plán, ale zacházejte s PMs jako s schůzkami v nemocnici: pokud se objeví něco vážnějšího, buďte připraveni přeplánovat PMs. Při řešení požadavků na údržbu, nastavit a vynucovat formální proces, a pak zabalit každý pracovní příkaz s informačními technici potřebují dobře fungovat, ujistěte se, že technici mají přístup k těmto informacím odkudkoli pomocí aplikace pro mobilní údržbu.
další kroky
jste připraveni konečně uspořádat správu pracovních objednávek? Je čas implementovat moderní řešení CMMS.
hroch má mnoho způsobů, jak vám pomoci, bez ohledu na to, jak daleko jste v procesu. Můžeme odpovědět na vaše dotazy týkající se strategií údržby (a všeho dalšího, co souvisí s údržbou), pomoci vám rezervovat živé demo softwaru nebo dokonce nastavit bezplatnou zkušební verzi.