Jak migrovat Data do SharePoint Online: průvodce krok za krokem
postupné vyřazování starší ECM (e .g., Livelink, FileNet, OpenText, Documentum) a přijetí moderního a nákladově efektivnějšího systému je pro podniky v dnešní době naléhavé, zejména pokud je práce na dálku nezbytná a stále populárnější. Microsoft 365 je se svou výkonnou správou znalostí, funkcemi spolupráce a intranetovými sítěmi předním dodavatelem softwaru v cloudu (33%). Migrace na Microsoft 365 nebo SharePoint však může být náročná vzhledem k rozdílům mezi původním a cílovým systémem. Poté, co dělá migrační projekty všech velikostí a složitosti po celá léta, jsem shrnul tuto příručku, aby se vaše migrace do SharePoint rychlý a bezpečný proces.
1. Vždy nejprve analyzujte obsah zdrojového systému
stejně jako stěhování je nejlepší čas, jak se zbavit koše ve vašem domě, migrace do nového systému je také nejlepší příležitostí k vyřešení dokumentů a dat. Nechcete migrovat nevyžádanou poštu nebo pracovat s novým systémem, který se pokazil stejně jako ten starý. Takže můj návrh pro jakoukoli migraci je mít důkladnou analýzu veškerého obsahu ve vašem zdrojovém systému jako první. Dělám to s Xillio Insight, užitečným nástrojem pro získání podrobné zprávy.
během této analýzy byste měli získat níže uvedené informace:
- objem a formáty vašich dokumentů
- kategorie a přípony souborů
- typy obsahu, schémata nebo plány a datové modely
- aktivita složek a souborů
- klíčová slova a použití metadat
- duplikuje soubory a struktury složek
pomocí této zprávy o analýze můžete definovat pravidla migrace, například odstranit duplikáty, archivovat zastaralý obsah nebo opustit soubory s určitou příponou. Tímto způsobem budete přesouvat pouze obsah, který potřebujete a chcete do svého nového systému, a v dobré kondici.
Nyní máte všechny své balíčky připravené, nezapomeňte zkontrolovat, zda je k dispozici funkce API nebo exportu pro export vybraných dat ze starého systému automatizovaným a strukturovaným způsobem.
2. Určete strukturu dat v novém systému SharePoint
po analýze obsahu ve zdrojovém systému(zdrojových systémech) můžete určit strukturu dat v SharePoint. SharePoint strukturuje data z obecných na konkrétní ve webových aplikacích, sbírkách webů, webech a podsítích, seznamech/knihovnách a složkách. Nejběžnějším způsobem, jak strukturovat data SharePoint, je použití několika hierarchických stromů webů. 
příklad struktury dat v SharePoint
každý web v takové hierarchii má svou konfiguraci typů obsahu, uživatelů, oprávnění, metadatových polí a dalších nastavení webu. Weby na nižších úrovních v hierarchii mohou dědit a specializovat nastavení z webů umístěných na vyšších úrovních. A můžete změnit povolení porušením dědictví.
3. Definujte globální datový model v SharePoint
je čas definovat nový model metadat na základě rozhodnutí, které jste učinili v kroku 1. Během tohoto kroku můžete porovnat datové modely zdrojového systému s cílovým systémem a sloučit datové modely do jednoho globálního datového modelu, aby bylo možné pokrýt všechna data. Mít jeden globální model metadat zlepší kvalitu obsahu SharePoint a zjistitelnost.
společný datový Model v SharePoint
4. Klasifikujte veškerý obsah podle nového modelu metadat
Chcete-li zvýšit zjistitelnost obsahu, musíte pro klasifikaci dat přidat značky metadat. Ke správě klasifikace můžete použít „typy obsahu“ služby SharePoint, „spravovaná Metadata“ a „vyhledávací pole“. Pokud máte velké množství dat, doporučuji používat nástroje k automatické klasifikaci obsahu ze zdrojového systému.
5. Přeneste svá data do SharePoint
Nyní jste vyčistili svůj nový dům a dostali skříně a zásuvky, abyste vložili své věci. Je čas jít!
použití SharePoint import konektor pro přenos dat z libovolného systému do SharePoint
v nejvíce triviální scénářů, můžete přenášet data ručně. Pokud však chcete zajistit, aby během migrace nedošlo ke ztrátě dat nebo metadat, měli byste je přenášet automatizovaným způsobem. Wich umístí váš obsah na správné místo.
rozhodl se migrovat do SharePoint?
Stáhněte si tento bezplatný whitepaper a naučte se všechny výzvy migrace SharePoint a způsob, jak je překonat.
