jak bezpečně zlikvidovat staré obchodní záznamy
vaše firma bude hromadit papírování rychle. Informace o zaměstnancích, daňové doklady, účetní závěrka, obchodní záznamy a mnoho dalšího rychle vyplní váš registrační systém. V těchto dnech se mnoho společností rozhodlo skenovat určité papírování, ale i elektronické informace se hromadí. Aby byla vaše data v bezpečí, je důležité vědět, jak dlouho uchovávat obchodní záznamy, a jak s nimi nakládat, když potřebujete.
obavy o ochranu údajů se starými obchodními záznamy
kdykoli máte citlivé informace, existují obavy o ochranu údajů. Pokud máte finanční nebo jiné obchodní údaje v kartotéce nebo na pevném disku, existuje riziko, že by mohly být ohroženy. Pevné disky mohou selhat, tištěné kopie se mohou stát obětí požáru nebo poškození vodou a vždy existuje riziko krádeže. Protože existují obavy o ochranu dat při ukládání starých záznamů, je důležité uchovávat pouze to, co potřebujete.
jak dlouho uchovávat staré obchodní záznamy
ať už jsou vaše obchodní záznamy tištěné nebo elektronické soubory, musíte zvážit, jak dlouho je třeba tyto záznamy uchovávat. Konzultace s právníkem nebo daňovým profesionálem je dobrý způsob, jak vědět, co byste měli mít a co můžete zlikvidovat.
obchodní daňové přiznání a podklady
obecně řečeno, IRS doporučuje, abyste tyto dokumenty uchovávali po dobu 7 let. Je to proto ,že existuje „doba omezení“, během které můžete daňové přiznání změnit nebo napadnout IRS, a toto období je obvykle šest let od podání. Nicméně, i když může být schopen nakládat s podklady po 7 léta, to může mít smysl, aby poslední kopii vašeho podnikání daňových přiznání a korespondence s IRS pomoci při přípravě budoucích přiznání.
záznamy o dani ze zaměstnání
IRS naznačuje, že si uchováváte veškeré záznamy týkající se daní zaměstnanců po dobu minimálně 4 let po datu, kdy byly tyto daně splatné nebo zaplacené. Patří mezi ně vaše EIN, mzdy, důchodové platby, osobní údaje vašich zaměstnanců a cokoli jiného, co se týká daní ze zaměstnání.
obchodní majetek
pokud již aktivum nevlastníte, měli byste záznamy uchovávat až do konce období omezení. Veškeré skutky a tituly je třeba uchovávat, dokud nemovitost neprodáte nebo nebudete nakládat.
obchodní účetní knihy
vaše CPA vám poradí, jak dlouho uchovávat výkazy zisku a ztráty, účetní závěrky, kontrolní registry, výroční zprávy, Informace představenstva, výroční zápisy z jednání, dokumenty o založení podniku, faktury a zprávy o výdajích a firemní zákony. Minimálně 7 let je konzervativní doporučení.
bankovní informace
pokud jsou záznamy použity pro daňové účely, doporučení 7 let má smysl. Pokud však výpisy nemají žádné daňové důsledky, mohou být měsíční bankovní výpisy zlikvidovány po roce.
jak nakládat se starými obchodními záznamy
když je čas nakládat se starými obchodními záznamy, chcete se ujistit, že jsou zničeny a nelze je získat a odcizit. Existují renomované společnosti, které mohou pomoci s skartace tištěných kopií mnohem efektivněji a bezpečněji než vaše kancelář drtič může, a některé jsou také schopni zničit hardware sám, když potřebujete likvidovat elektronických dat.
nechcete riskovat, pokud jde o důležité informace o vašem podnikání. Mluvit s finančními a právními odborníky vám může pomoci rozhodnout, co si ponechat a co zničit, a skartovací společnosti, jako je AccuShred, mohou zajistit, že až budete připraveni zlikvidovat staré záznamy ve jménu ochrany údajů, bude práce provedena správně. Kontaktujte nás ještě dnes a dozvíte se více.