5 kroků pro správu projektu od začátku do konce
teoreticky je projekt úspěšný, pokud je doručen včas a podle rozpočtu, za podmínek dohodnutých zúčastněnými zúčastněnými stranami. V praxi však budete muset naplánovat a přiřadit zdroje, čelit zpožděním a upravovat výdaje, a přitom se ujistit, že jsou všichni synchronizováni.
ale co děláte, když máte malé nebo žádné zkušenosti s řízením projektu od začátku do konce? Pokud je to váš případ, dalších 5 kroků bude sloužit jako vodítko pro nastavení projektu do provozu. Podíváme se na každý detail a uvidíme, jak může aplikace pro správu projektů, jako je Paymo, pomoci.
dohodněte se se zúčastněnými stranami na plánu projektu
projektový plán je klíčovým prvkem úspěšného projektu, který slouží jako plán pro jeho vůdce a zúčastněné strany. Obsahuje tři parametry, podle kterých se měří průběh projektu: rozsah, časová osa a rozpočet. Uvádí také, za jakých okolností mohou nastat změny v případě, že dojde k odchylkám od původního plánu.
po jeho dokončení zúčastněné strany přezkoumají a přijmou jej, aby zahájily projekt. Je proto nezbytné, aby se všechny zúčastněné strany dostaly na stejnou stránku, pokud jde o dohodnuté parametry a jejich vlastní odpovědnost. Chcete-li to provést, vytvořte poznámku v Paymo a zapište co nejpodrobněji co nejvíce věcí. Poté jej připojte k projektu, jakmile jej všichni schválí.
Vytvořte seznam úkolů a seskupte je
v tomto okamžiku musíte identifikovat všechny potřebné úkoly, které povedou k naplnění rozsahu. To by se mohlo ukázat jako snadné, pokud jste podobný projekt zvládli dříve. Ale pokud se dostáváte do nezmapovaných vod, nejlepší je udělat celý proces zpětně. Přemýšlejte o konečném výsledku ao tom, co je třeba udělat, abyste ho získali.
zapisujte všechny požadované úkoly v žádném konkrétním pořadí a poté je seskupte do seznamů úkolů podle jejich podoby. Pokud je projekt hustší, můžete jít podrobnější a nastavit třetí úroveň úkolů ve formě dílčích úkolů. Věnujte však pozornost, protože to zvyšuje složitost a ztěžuje sledování projektu.
odhad rozpočtu & náklady na každý úkol
jakmile jsou úkoly zmapovány, musíte udělat věc, které se většina projektových manažerů obává: odhady, tj. kolik času bude trvat na dokončení úkolu. Proč? Protože počáteční odhady jsou často špatné. Nebojte se však, budete přesnější, jakmile získáte zkušenosti.
ale abych vám dal náskok, existují tři typy úkolů: úkoly, které jste udělali dříve, úkoly, které jste předtím neudělali, ale máte představu o tom, jak s nimi jednat, a úkoly, které jste předtím neudělali a nemáte ponětí o jejich logistice. U prvního typu již znáte časový rozpočet a můžete vypočítat náklady odvozené od průměrné hodinové sazby. U druhého typu odhadujete na základě své intuice a vynásobíte rozpočet 1,5-2 a u třetího typu vynásobíte rozpočet 3. Pokud to zní příliš mnoho, pamatujte: vždy je nejlepší slíbit hodně a přehnaně.
Monitorujte a měřte průběh projektu
Již jste se rozhodli pro rozsah projektu, odhadované rozpočty úkolů a stanovili časovou osu projektu. Tak co teď? Musíte denně sledovat projekt, abyste zajistili splnění všech dohodnutých parametrů. Chcete-li to provést, musíte definovat sadu metrik v závislosti na tom, co pro vás znamená úspěch. Například, pokud máte obavy z přibití termínu kvůli specifickým omezením projektu, změříte metriku varianty plánu. Ten ukazuje, jak se projekt liší ve srovnání s původním plánem a jaké úkoly jsou pozdě. Pokud je pro vás důležitější spokojenost zúčastněných stran, vydáte průzkum spokojenosti a změříte výstup.
jakmile je nastaven, stačí je pravidelně měřit. Možná budete chtít použít přizpůsobitelný řídicí panel v systému řízení projektů, který poskytuje data v reálném čase. Výhodou je, že můžete vidět celý průběh projektu V jednom zobrazení, aniž byste museli přepínat mezi různými aplikacemi.
sledovat čas a dostat zaplaceno
nezapomeňte sledovat čas pro každý úkol částečně a kategorizovat jej v zúčtovatelných vs. nevyúčtovatelných hodinách. Tímto způsobem zjistíte, zda jste v souladu s rozsahem projektu. Praxe vám také pomůže při fakturaci vašich klientů a při placení za skutečnou práci, odstranění odhadů z rovnice. Trapným sporům o konečnou cenu se tak vyhnete, zatímco jste zodpovědní.