5 Důležité tipy pro plánování venkovní akce
s létem hned za rohem, stále více a více venkovní akce jsou hostovány v přírodě. A proč ne? Zvláště pokud žijete v chladných oblastech nebo v Kanadě, krásné, teplé počasí přichází jen několik měsíců v roce. Mohl by to také využít, když je tady!
venku mohou vytvářet jedinečné příležitosti a velké parky nebo konferenční prostory často poskytují prostor pro grilování a organizované sporty. Nejlepší ze všeho je, že dobré počasí povzbuzuje lidi. Všechny uvedené venkovní akce představují zcela nový soubor výzev, komplikace a logistické obavy.
zde je několik důležitých faktorů, které budete muset zvážit, pokud organizování venkovní akce:
1. Ujistěte se, že vaše akce bude fungovat ve venkovním prostředí
ne každá událost bude fungovat mimo dveře. Pokud například provozujete technologickou nebo inženýrskou konferenci, pak je pravděpodobně lepší rezervovat Kongresové centrum. Než se rozhodnete spustit událost venku, zvažte základní funkci a hlavní cíle vaší akce. Pokud ani jeden nebo dva z vašich cílů nelze dosáhnout, nechoďte ven.
2. Ujistěte se, že je vhodné místo (a získat řádná povolení)
jakmile jste si jisti, že vaše akce může být skutečně spustit venku, budete Další chtít vystopovat vhodné místo. Ve vašem městě by měla být spousta parků a venkovních koncertních sálů, které můžete využít. Přesně jako byste s vnitřním zařízením, pracovat se správou webu a porozumět kapacitě, vybavení a činnosti, které každé venkovní zařízení dokáže správně zvládnout.
poté, co jste si vybrali místo stanoveno získat řádné povolení. Pokud tak neučiníte, je to jistý způsob, jak ukončit vaši událost.
3. Dávejte pozor na počasí-a mají záložní plán
vzhledem k tomu, že vaše událost je spuštěn venku, je naprosto důležité, že máte v plánu na nepříznivé počasí a sledovat zprávy o počasí, jak se blíží den události.
určete v dostatečném předstihu svou strategii „den deště“: můžete snadno přesunout událost uvnitř, budou přenosné pavilony poskytují dostatečné pokrytí, budete mít stany nastavení déšť nebo lesk, budete odložit nebo zrušit svou akci. Odpovědi na tyto otázky budou informovat mnoho dalších rozhodnutí o plánování.
znáte své náklady, možnosti pojištění a podrobnosti smlouvy v případě, že nepříznivé počasí vede ke zrušení nebo poškození; to se týká pronájmu vybavení a místa konání, stravovacích služeb, bezpečnosti atd.
4. Nezapomeňte na své vybavení
jen proto, že provozujete věci venku, nemusí nutně znamenat, že nebudete potřebovat vybavení. Běh věcí venku je trochu komplikovanější, ale je pravděpodobné, že stále potřebujete osvětlení, zvukové systémy, další takovou elektroniku a možná i Wi-Fi přístup. Vaše místo může mít přenosný generátor nebo můžete investovat do jednoho.
Tip: prodlužovací šňůry, kachní pásky a synchronizační šňůry jsou nejlepším přítelem venkovních plánovačů událostí; při pokládání vodičů mějte na paměti cesty a věnujte pozornost elektrárnám.
5. Udržujte své hosty v pohodlí
někdy můžete uspořádat venkovní akci v zařízení speciálně navrženém právě pro takovou příležitost. Pokud ano, je to skvělé! Jedna z nejtěžších částí vaší práce je postaráno! Jinak máš před sebou trochu práce.
je třeba dbát na vybavení, jako je posezení a stoly, osvětlení (pokud je večerní událost) a, co je nejdůležitější, přístřešky a hygienické zařízení. Zvažte, zda přírodní odstín k dispozici, nebo elektrické ventilátory jsou jiný nápad. Budete také chtít udržet stálý přísun pitné vody a jídla k dispozici. Tato pochoutka vám možná nepřekročí mysl, ale stojí za to zkontrolovat stav ochrany před škůdci v oblasti. Plážová svatba s koňmi není žádná zábava!
další tip: ruční ubrousky a dezinfekční prostředek, opalovací krém a sprej na chyby, lehké přikrývky a lékárnička se mohou hodit.
léto je tady a grilování, venkovní svatby a kancelářské exkurze jsou za rohem. Přijměte pěkné počasí a naplánujte si venkovní záležitost, ale zakryjte své základny a užijte si to, co má matka příroda v obchodě!
Toto je příspěvek hosta od Tweetwall. Tweetwall zobrazuje Twitter a Instagram na obrazovkách na vaší akci, zapojení do řízení, vytváření interakcí účastníků a zvyšování povědomí o vaší akci. Každý měsíc spolupracují se stovkami manažerů událostí, aby jejich akce byly více společenské, od malých akcí až po známé klienty jako Microsoft, Samsung, CNN, Syfy, PayPal,Telefonica, Sony, Citrix, Intel, Intuit, Sprint, Walmart, Docusign a mnoho dalších. Vytvoření Tweetwall pro vaši událost trvá jen několik minut-zamiřte na tweetwall.com Chcete-li vytvořit Tweetwall.