4 způsoby, jak pomoci ostatním být stručnější
stalo se to znovu. Přes vaše nejlepší úsilí, abyste se tomu vyhnuli, uvíznete na online schůzce, poslouchat chlapa, který trvá 15 minut, než něco vysvětlíte.
když někdo konečně dostane slovo, trochu poslouchá, ale najednou přeruší, když si uvědomí, že zapomněl, “ jeden další detail.“O pět minut později stále mluví a přemýšlíte o všech lepších věcech, které byste mohli dělat.“
když na to narazíme, výchozí odpovědí pro mnoho z nás je stěžovat si na osobu nebo strategizovat, jak je opravit. Otázka, na kterou se často ptám, je:
Jak mohu přimět toho chlapa, aby byl stručnější?
špatné zprávy? Ne moc, pokud:
- jsou si plně vědomi problému.
- opravdu se chtějí zlepšit.
zřídka jsou obě tyto věci pravdivé. Viděl jsem mnoho vůdců ztrácet čas a zdroje se snaží“ opravit “ lidi.
zde je lepší zpráva: ptáte se na špatnou otázku.
je pravděpodobnější, že budete pohybovat jehlou s jednotlivci, pokud si organizace jako celek váží stručné komunikace. Když je to ten případ, více lidí podnikne kroky na jeho podporu. Zde jsou čtyři způsoby, jak vést svůj tým v stručné komunikaci:
centrum lidí na publiku
většina lidí při přípravě prezentace, zprávy nebo briefingu otevře prázdný PowerPoint a zeptá se sami sebe: „co bych měl dát do této prezentace?“Budou také klást tuto otázku kolegům a vám.
je to špatná otázka. Když to slyšíte, je to okamžitá příležitost pro koučování, i když jste vrstevník nebo podřízený osobě, která se ptá.
mnohem lepší otázkou je: „co vaše publikum potřebuje slyšet?“Jakmile je strategie zaměřena na potřeby publika, poskytuje rámec pro to, co je třeba říci. Pokud neřeší potřebu publika, jeho cizí.
když odpověď na tuto otázku není jasná, nejlepší vůdci zmocňují lidi, aby našli odpověď na tuto otázku, než udělají cokoli jiného.
zavolejte Meeting Hogs
nemůžete (a neměli byste) vstoupit do každé interakce,ale pokud provádíte schůzku, nastavíte tón. Když někdo začne dál a dál, trenér tím, že říká:
to nezní jako detail, který každý potřebuje. Abychom se mohli držet našeho programu, Co je nejdůležitější, co všichni potřebujeme vědět?
buďte laskaví, ale pevní. Po vyslechnutí na několika schůzkách, většina lidí se objeví se stručnějšími zprávami.
samozřejmě to předpokládá, že máte agendu. Pokud ne, začněte zde: čtyři postupy pro vedení efektivní schůzky.
ukončete schůzky brzy
na jeho tváři se to může zdát nesouvisející se stručností,ale hovoří o týmové kultuře. Lídři, kteří zaplní každý okamžik každého stálého setkání, promarní příležitost prokázat, že kurátorují to, co je nejdůležitější.
týmy se samozřejmě musí setkat, aby vytvořily nejlepší práci, a tento čas by měl být dobře využit. Když občas ukončíte schůzku brzy nebo ji přeskočíte společně, všem prokazujete, že si také ceníte stručné komunikace.
používají standardy stylu
prakticky každá globální obchodní značka má standardy pro používání log, barev, písem a grafiky v komunikaci. Každá akademická instituce poznámky používá populární průvodce stylem pro formátování dokumentů k zajištění konzistentního formátování a snadnosti pro čtenáře.
můžete také nastavit očekávání se svým týmem na stručné komunikaci. Klíčové standardy pro vysoce profilové činnosti lze formulovat, jako například:
- zprávy o zákaznících mohou být vydávány až do pěti stran.
- e-maily našim dodavatelům jsou 500 slov nebo méně.
- řešíme všechny plánované body programu schůze.
Všimněte si, že tyto standardy popisují, na co se zaměřit, ne čeho se vyvarovat. Samozřejmě budou výjimky, ale ve většině situací nastavíte tón, aby byl standard splněn.
když vše ostatní selže, zkuste to
ani nejzdravější kultura komunikace nebude vždy ovlivňovat nejhorší pachatele. Pokud jste vyzkoušeli výše uvedené a stále narazíte na potíže, tady je 6 návyků, aby lidé neztráceli čas.