úžasné schůzky: jak moderovat diskusi o schůzce?
diskuse jsou základním rysem každého setkání. Když je moderován, může se stát skvělým nástrojem, jak udržet všechny zúčastněné a řádně si vyměňovat nápady. Nicméně, vlevo nemoderovaný může zavést chaos, konflikt, a demotivovat účastníky, kteří se mohou cítit neslýchaní, nepochopení nebo vyloučení. Chceme vám ukázat některé principy a techniky, díky nimž se diskuse stanou produktivním nástrojem.
co je to diskuse? Pro jednoduchost předpokládejme, že jakákoli aktivita během setkání zahrnující dva nebo více řečníků mluvících, je diskuse. Na aktualizační schůzce se s tím nesetkáte, ale rozhodnutí nebo brainstormingové schůzky se většinou skládají z diskusí a výměny nápadů.
kdy by diskuse měla být vítána? Jen s ohledem na tvůrčí a konstruktivní charakter diskuse jako aktivity, je to viditelně dobrá aktivita v jakémkoli tvůrčím a rozhodovacím kontextu. Každý účastník přináší své jedinečné zkušenosti a perspektivu, které mohou být zase přineseny na světlo prostřednictvím diskuse. Když chcete rozšířit své obzory mysli, otestovat různé nápady, zahrnout věci, které byste sami nepřemýšleli, uspořádat diskusi o schůzce. Je to také způsob, jak zapojit každého jednotlivého účastníka a umožnit mu vyjádřit své vlastní názory, aby se cítili uznáni a přímo zapojeni do procesu a konečného řešení. Je to velmi důležitý bod pro každého, kdo řídí týmy a jejich úrovně motivace: je mnohem snazší jít navíc, když se člověk cítí nezbytný, uznán, a zapojeni!
kdy je třeba se vyhnout diskusi? Jsou situace, které neprospívají rozdílným názorům nebo řešením. Nejviditelnějším místem, kde diskuse nebudou snadno přijaty, jsou aktualizační schůzky: zatímco na některé otázky lze odpovědět, už není možné udělat nic pro změnu výsledku. V takové situaci je diskuse zbytečná a bude neproduktivní. Jedním z velkých důvodů, proč se diskusi vyhnout, je neschopnost ji moderovat: i malá diskuse se může při nemoderování proměnit v chaotický hluk.
jak nastavit diskusi? Pravidlo, které stojí za zapamatování, je: pokud není výslovně uvedeno, nepředpokládá se žádné moderování-při usnadňování schůzky byste to měli zahájit stanovením jasných a srozumitelných pravidel. „Dnes budeme diskutovat o našich nových nápadech jarní kampaně, zkuste prosím omezit dobu mluvení na 5 minut, aby všichni mohli vyjádřit své nápady. Budeme diskutovat o nich nápady poté, co všechny nápady jsou prezentovány “ je přátelský a konstruktivní diskuse otvírák. Znalost programu dopředu umožní účastníkům být připraveni, proto by měla zahrnovat i pravidla diskuse. V závislosti na účastnících, možná budete chtít připravit jasně viditelný časovač: někteří řečníci rádi mluví a dávají jim zpětnou vazbu o čase, zajistí, že se dostanou k bodu bez rizika nadměrného prodloužení přiděleného času.
jak moderovat diskusní proces? Facilitátor by měl organizovat řečníky, dávat jim hlas a sledovat diskusní proces. Věci, které je třeba dávat pozor, jsou:
- účastníci trvá déle, než je povoleno: jednoduše použijte časovač a informujte je, že jejich čas končí nebo již skončil, takže by se měli zabalit,
- účastníci řezání: pokud jste již stanovili pravidla diskuse, připomeňte nepoctivému účastníkovi, že jejich názor a argument budou slyšet po prezentační části,
- diskuse vstupující do cyklu, tj. jeden argument vede k druhému, vede k jinému (máchání a opakování), který se vrací k prvnímu: budete muset vstoupit a řešit tuto situaci, shromáždit všechny argumenty a pitvat je jeden po druhém, abyste našli způsob, jak konflikt vyřešit,
- nelze dosáhnout žádného řešení, konsensu nebo kompromisu: budete muset jednat jako nestranný poradce (ne soudce!), přeformulujte každé řešení jiným způsobem, abyste změnili perspektivu a transformovali chápání věci, zjednodušili ji.
zatímco první dva běžné problémy lze snadno vyřešit a vyžadují jemné a laskavé šťouchnutí nebo přátelské připomenutí, poslední dva jsou známkou konfliktu a strategie pro jejich řešení a řešení budou projednány jindy!
jak udržet účastníky zapojené a zapojené? Pravděpodobně můžete hádat, ale velkou výhodou zprostředkovatele schůzky je jejich schopnost číst místnost. Facilitátor není jen někdo, kdo si dělá poznámky a organizuje schůzku. Čtením tváří a základních emocí účastníků by si měli být schopni všimnout lidí, kteří jsou odpojeni: pomocí mobilních telefonů, negativní řeč těla, přísné nebo dotčené výrazy obličeje, a zapojte je zpět do diskuse. Úkolem facilitátora je dát hlas v moderované diskusi a někdy budou muset změnit pořadí řečníků nebo dokonce klást vlastní otázky! Dobrý facilitátor se bude zabývat nekonstruktivní kritikou a vyřeší špatnou náladu, kterou způsobil.
moderování diskuse není snadný úkol a vyžaduje hodně emoční inteligence, mezilidských dovedností a především … trpělivosti. Nezapomeňte, že každý konflikt lze vyřešit konstruktivní a pragmatickou komunikací a spoustou laskavosti!
Cubitoo nabízí personalizované koučování pro startupy a malé společnosti se zaměřením na efektivní setkání a další komunikační aspekty řízení úspěšné společnosti. Spojte se ještě dnes