Creazione di un sistema di gestione dei documenti con Microsoft

Creazione di un sistema di gestione dei documenti con Microsoft

Creazione di un sistema di gestione dei documenti con Microsoft

Trovare il sistema giusto per gestire i documenti è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda. L’utilizzo di un sistema di gestione dei documenti Microsoft può aiutare a risolvere le tipiche sfide che le aziende devono affrontare quando cercano di creare un flusso di lavoro scalabile.

Che cos’è un sistema di gestione dei documenti?

Un sistema di gestione dei documenti è per la gestione di file digitali come Word, Excel, PowerPoints e altro ancora. In questa era, abbiamo bisogno di software sicuro, robusto e personalizzabile che offre una grande esperienza utente. Il passaggio da un sistema di gestione dei documenti legacy a un sistema più recente ha il potenziale per migliorare le prestazioni e ridurre i costi.

Problemi tipici dei sistemi di gestione documentale legacy

Microsoft dispone di un sistema di gestione documentale?

Sì, lo fa. Microsoft Office 365 fornisce varie soluzioni software tra cui SharePoint, Microsoft Dynamics e Microsoft OneDrive per la gestione dei documenti. Qualsiasi di quanto sopra può essere utilizzato a seconda delle esigenze di ciascuna organizzazione. Questo sistema ci aiuta a memorizzare, collaborare e condividere i documenti su diverse piattaforme. Ci sono anche diversi modi in cui possiamo analizzare le prestazioni del sistema.

1. Gestione della sicurezza e delle autorizzazioni
   Molti sistemi di gestione dei documenti non offrono agli utenti un modo per impostare restrizioni su chi può vedere determinati documenti. Alcuni documenti dovrebbero poter essere visualizzati solo da utenti specifici. I membri di un dipartimento potrebbero non volere che un altro dipartimento sia in grado di accedere ai propri file. Oppure, un reparto o un gruppo di utenti dovrebbe essere in grado di avere l’autorizzazione aggiungi/modifica mentre un altro gruppo ha l’autorizzazione di sola lettura.
2. Cerca e filtra
   Quando ci sono molte cartelle e documenti, può essere difficile trovare il documento specifico che stai cercando. Molti sistemi di ricerca per la gestione dei documenti non sono configurati per risolvere questo problema.
3. Notifica e approvazione
   Alcuni documenti, come la politica delle risorse umane o le fatture, devono essere approvati prima che possano essere visualizzati da tutti gli utenti. Sfortunatamente, la maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti non offre questa funzionalità.
4. Cronologia documenti
   Hai mai apportato modifiche a un documento, solo per aver bisogno di ripristinare l’ultima versione ma non è stato possibile? Molti utenti citano l’incapacità di mantenere la cronologia dei documenti e ripristinare le versioni passate un punto dolente con i sistemi di gestione dei documenti legacy.
5. Collaborazione tra team
   In genere non esiste un modo per i team di mantenere documenti specifici del progetto. I progetti dovrebbero essere in grado di essere assegnato un team che è in grado di gestire i documenti tra i membri del team.
6. Mantenere la struttura delle cartelle e la denominazione
   La maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti manterrà la stessa struttura delle cartelle e le stesse convenzioni di denominazione in tutto lo spazio. Ciò significa che gli utenti non sono in grado di organizzare o denominare le cartelle in un modo che abbia senso per loro, poiché tali modifiche si riflettono su ogni altro utente.

Come le applicazioni Microsoft di base lavorano insieme per supportare la gestione dei documenti

SharePoint

SharePoint offre al tuo team un’area di lavoro collaborativa con dashboard, calendari, attività, notifiche e aggiornamenti. La piattaforma SharePoint li mantiene situati in un portale centrale associato ai siti aziendali. Puoi impostare un sito SharePoint a cui accedere a ciascuno dei tuoi team, con dashboard che forniscono notifiche a team e azienda. È inoltre possibile impostare un portale aziendale in cui le librerie e le notifiche a livello aziendale ricercabili vivono. Assegnare a ciascun dipendente un livello di sicurezza per consentire l’accesso.

10 anni fa, le aziende utilizzavano SharePoint per il consolidamento dei documenti, Skype per la comunicazione istantanea e Outlook per la messaggistica e la pianificazione. SharePoint si è evoluto in un robusto centro di condivisione dei documenti, con spazi di lavoro condivisi, archiviazione e presentazione.

OneDrive

OneDrive è una piattaforma di archiviazione di documenti/file online. In genere viene utilizzato da individui e team aziendali che necessitano di una posizione centrale per archiviare e accedere ai file. Le funzionalità di versioning e condivisione di OneDrive rendono facile lavorare insieme, quindi è più di un semplice schedario online. Microsoft distingue tra le versioni personali e aziendali dello strumento.

OneDrive (for Business) ora contiene tutte le offerte originali di documenti di SharePoint, inclusi i flussi di lavoro, il controllo, i modelli e il controllo della versione. Ciò che non include sono le tue risorse di marketing, come il sito Web e le connessioni ai social media. L’azienda possiede l’account e a ciascun utente viene assegnato un account personale nell’account dell’azienda. È qui che i singoli documenti possono essere prodotti e archiviati prima di essere condivisi con il pubblico aziendale più ampio.

OneDrive non offre la possibilità di pubblicare i tuoi contenuti sul web. Mentre è possibile inviare link ai documenti via e-mail, non è possibile pubblicare tali documenti direttamente in una pagina Web dalla piattaforma OneDrive. Puoi rendere i documenti rilevabili al tuo team, ma avrai bisogno di Office 365 o di un’altra piattaforma CMS/sito Web per pubblicare pubblicamente il tuo lavoro.

Azure

Sfrutta le condivisioni di file completamente gestite nel cloud accessibili tramite il protocollo SMB (Server Message Block) standard di settore. Monta le condivisioni di file contemporaneamente nel cloud o in locale su Windows, Linux e macOS. Inoltre, memorizza nella cache le condivisioni di file Azure sui server Windows con sincronizzazione di file Azure per le prestazioni di accesso locale. Utilizzare quote di premio per le prestazioni di sensibili, IO per carichi di lavoro e azioni standard, affidabile, general-purpose di archiviazione di file

Dynamics 365

Dynamics 365 è una soluzione basata su cloud che offre tutto il necessario per il CRM e ERP in un unico pacchetto

Vedere di business e dati dei clienti in un unico luogo—su centinaia di fonti—per una singola visione a 360 gradi della vostra organizzazione.

Microsoft Teams

Microsoft Teams è progettato per consolidare ogni aspetto della collaborazione, non solo la gestione e la condivisione dei documenti. Attraverso Microsoft Teams, i dipendenti sono in grado di monitorare la loro messaggistica istantanea, e-mail, calendari, progetti e altro ancora.

Microsoft Planner

Microsoft Planner è un’applicazione to-do che viene fornito con Office 365. E ‘ utilizzato per la pianificazione personale e il lavoro di squadra, con una semplice interfaccia basata su carte.

Microsoft Planner fornisce un hub per i membri del team per creare piani, organizzare e assegnare attività a diversi utenti, e per controllare gli aggiornamenti sui progressi attraverso dashboard. Fornisce inoltre un luogo centralizzato in cui i file possono essere condivisi e visibili a tutto il team. Come un ufficio 365 app, è possibile trovare Planner all’interno del vostro Ufficio 365 casa.

Planner si integra nativamente con tutte le altre applicazioni di Office 365 e l’utilizzo di uno strumento all’interno dell’ecosistema Microsoft è molto efficiente. Microsoft ha creato una suite di applicazioni che si completano a vicenda e lavorare splendidamente insieme. Utilizzando Planner significa che si può facilmente integrare le attività in Outlook, collegare e visualizzare documentazione relativa alle attività di collegamento a SharePoint, discutere di un progetto all’interno dei Team, pur avendo in agenda aperta, hop su una chiamata video (con Squadre, precedentemente Skype for Business), e molto di più

Vantaggi dell’Utilizzo di Software Microsoft per la Gestione dei Documenti

Un’efficace soluzione di gestione dei documenti consente di specificare il seguente:

1. tipi di documenti e di altri contenuti può essere creato in una organizzazione
2. il modello da utilizzare per ogni tipo di documento
3. che Cosa sono i metadati fornire, per ogni tipo di documento
4. Dove salvare un documento in ogni fase del suo ciclo di vita
5. Come controllare l’accesso a un documento in ogni fase del suo ciclo di vita
6. Come spostare documenti all’interno dell’organizzazione, come membri del team di contribuire ai documenti di creazione, revisione, approvazione, pubblicazione, e la disposizione

Microsoft fornisce le migliori soluzioni per tutte le sopra. Di seguito sono riportate le caratteristiche e i vantaggi dell’utilizzo di Microsoft come partner DMS. Ha fornito queste soluzioni per molti anni ed è una delle aziende leader in questo campo. Con il cloud, on-premise, o ibrido, qualsiasi struttura si sceglie, Microsoft fornisce una soluzione migliore.

Queste soluzioni e vantaggi includono:

• Possibilità di trovare/cercare le informazioni di cui hai bisogno
• Mobile-friendly: Creare, modificare e collaborare in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo
• Sicurezza Globale: è Più sicuro rispetto a un server locale
• Cartella e sicurezza a livello di file: Concedere l’accesso solo alle persone che ne hanno bisogno
• Conformità-friendly
• controllo di Versione, in modo che non ci sono le iterazioni di un file galleggianti intorno
• cronologia File in modo che si può vedere chi ha fatto cosa cambia, quando
• Facile collaborazione con colleghi, collaboratori e clienti
• Veloce e sicuro, e la condivisione all’interno o all’esterno dell’organizzazione
• Integrazione & Compatibilità: Le soluzioni Microsoft si integrano facilmente in molti altri sistemi
• Document imaging/scanning consente di risparmiare spazio fisico memorizzando i file online
• Scalabile: cresce facilmente con la tua organizzazione. Non sarai in grado di superarlo come soluzione di gestione dei documenti
• basata su cloud: non devi preoccuparti della sicurezza fisica dei server o perdere tutti i tuoi dati quando tutto è nel cloud. Accedi ai file di cui hai bisogno in qualsiasi momento e ovunque tu abbia una connessione Internet
• Modifica offline: se stai andando da qualche parte senza una connessione Internet, puoi facilmente portare i tuoi file con te
• Risparmia sulle risorse umane: non avrai bisogno di tanto personale IT quanto faresti per un server legacy in loco

Inoltre, la migrazione da server legacy o altre soluzioni è facile.

Come HingePoint aiuta i nostri clienti a sfruttare le soluzioni Microsoft per le loro esigenze di gestione dei documenti

Possiamo aiutarti a implementare SharePoint come soluzione di archiviazione documenti. Progetteremo l’Information Architecture (IA) in base alle vostre esigenze aziendali specifiche. IA copre le raccolte di siti richiesti, sottositi, libreria di documenti, metadati, campi e altro ancora.

Organizzare i file in categorie logiche per aiutarti a rimanere organizzato

Ci prendiamo cura di creazione di librerie predefinite di metadati per assicurarsi di trovare il contenuto che si sta cercando, ogni volta che si ricerca e di filtro.

Possiamo implementare un flusso di lavoro che consente di impostare l’approvazione e le notifiche su determinati documenti. Se hai bisogno di un sito di team per la collaborazione, possiamo crearlo. Possiamo anche trasformare quel sito in un modello che consente di creare facilmente spazi separati per ogni cliente o progetto che mantengono la stessa struttura di base.

Se vuoi portare la collaborazione in team ad un altro livello, possiamo aiutarti a integrare Microsoft Teams. I tuoi team saranno in grado di gestire facilmente tutti i documenti relativi a una discussione in un unico luogo e trovarlo facilmente in futuro.

Gestione di documenti relativi a attività di progetto? Possiamo aiutarti ad aggiungere Microsoft Planner all’equazione per tenere traccia delle attività di avanzamento. È possibile associare facilmente i documenti di SharePoint alle attività e collegarli alle conversazioni con Microsoft Teams.

Utilizzare moduli personalizzati per gestire le richieste del team e creare schede con report personalizzati per monitorare i progressi complessivi.

Come puoi vedere, ci sono molti modi per semplificare i processi di gestione dei documenti utilizzando gli strumenti Microsoft.

Puoi persino utilizzare SharePoint per gestire i documenti che stai utilizzando per pubblicare contenuti sul tuo sito web.

Quale sarebbe per te un sistema di gestione dei documenti migliore?

La tua organizzazione utilizza ancora un sistema di gestione dei documenti legacy datato per gestire i tuoi record? Entra in contatto con Hingepoint oggi, e vedere i nostri consulenti esperti possono rendere il vostro lavoro più facile con un sistema che gli utenti ameranno!