Consigli per Preparare una Presentazione Orale per i Risultati del Modello
Molti analisti e studiosi concordano sul fatto che parlare in pubblico non è la loro parte preferita del lavoro e, mentre può essere divertente immaginare il senior management in mutande, è probabilmente più utile essere preparati seguendo questi consigli di base.
Estratto dall’Utilizzo di Excel per Analisi di Business, Capitolo 12
Come la persona che ha costruito un modello finanziario, o fatto l’analisi di una particolare situazione, conosce il modello migliore, finanziaria modellisti spesso sono pregati di comunicare i risultati del modello finanziario di una presentazione formale al consiglio di amministrazione o dirigenti. Comprensibilmente, molti analisti orientati al dettaglio spesso trovano che è piuttosto una sfida distillare il loro modello finanziario da 20 megabyte che ha richiesto settimane per essere integrato in una presentazione di 10 minuti!
Sebbene la maggior parte dei dirigenti potrebbe non essere interessata a vedere il modello stesso, potrebbe gradire vedere scenari live e mutevoli. Se il modello è costruito correttamente, sarete in grado di apportare una singola modifica alle ipotesi di input e il pubblico sarà in grado di vedere gli effetti di questi scenari mutevoli in tempo reale. Assicurati di testare tutti gli input possibili in anticipo-niente sembra meno professionale di un #REF! errore durante un’analisi di sensibilità dal vivo.
Devo usare le diapositive di PowerPoint?
Non tutte le presentazioni richiedono di utilizzare PowerPoint, e non è sempre appropriato, ma in questo tipo di ambiente, dove è necessario trasmettere un sacco di informazioni, avendo le tabelle di riepilogo o grafici su una diapositiva dietro di voi, mentre si sta parlando, sia in formato PowerPoint, o il modello stesso, sarà utile. Può anche aiutare a prendere la messa a fuoco fuori di voi se siete un po ‘ nervoso.
Segui queste regole di base delle presentazioni:
- Visualizza solo un messaggio chiave per diapositiva. Non affollarlo o cercare di trasmettere troppo in una volta.
- Dai loro un rapporto più dettagliato da esaminare, ma ciò che mostri sullo schermo dovrebbe essere un riassunto molto conciso di questo rapporto.
- Assicurarsi che il carattere è abbastanza grande e chiaro su un proiettore di dati. Prova in anticipo se puoi-a volte i colori sembrano grandi su un monitor, ma sembrano sbiaditi quando proiettati sul muro.
- Se si mostra il modello stesso sullo schermo, aumentare lo zoom in Excel in modo che il pubblico possa vedere i numeri. Prova questo in anticipo, e ricordate sarete solo in grado di mostrare una piccola porzione dello schermo in questo modo.
- Utilizzare grafici e grafici per visualizzare il messaggio. Generalmente l’output di un modello sarà numerico e i grafici sono un ottimo modo per mostrarlo. La ricerca mostra anche che l’attenzione del pubblico e la conservazione delle informazioni aumenta in modo significativo quando la grafica viene utilizzata al posto del testo puro nelle presentazioni.
Soprattutto, preparati a domande riguardanti l’output, gli input, le ipotesi o il funzionamento del modello. Assicurati di poter difendere le ipotesi che sono state utilizzate o il modo in cui è stato calcolato qualcosa. Se non hai dimestichezza con alcune delle ipotesi, dirlo in anticipo. L’output del modello è buono solo come le ipotesi che sono state inserite, quindi è necessario assicurarsi che il pubblico accetti le ipotesi chiave prima che accetti i risultati del modello.
Se ne hai l’opportunità, trascorri un po ‘ di tempo con i membri chiave del pubblico in anticipo e guidali attraverso le ipotesi e la metodologia del modello. Potrebbero avere alcune domande o commenti che non avete anticipato, e vi darà la possibilità di apportare modifiche o preparare le risposte alle domande probabili in anticipo.
Il mio modello è 30 MB con 25 schede! Da dove comincio?
Se si dispone di uno slot di 10 minuti durante il quale è necessario trasmettere l’output di alto livello del modello, probabilmente sono necessarie circa quattro diapositive. Se abbiamo messo insieme un business case per un nuovo prodotto, ad esempio, gli output per un tipico modello finanziario, possono includere:
- Una sintesi dei flussi di cassa previsti o redditività. Non sarà in grado di montare più di circa cinque anni su una diapositiva di PowerPoint, quindi se avete bisogno di mostrare 20 anni, basta mostrare Anni 1, 5, 10, 15, e 20, per esempio.
- Ipotesi chiave. Usa il tuo giudizio qui per scegliere quali ipotesi sono importanti. Seleziona quelli che hanno un impatto maggiore sul modello o di cui sei più sicuro.
- Analisi degli scenari. Su una diapositiva probabilmente sarete comodamente in grado di adattarsi 4 5 scenari in modo da scegliere con saggezza. Come minimo, visualizzare uno scenario migliore, uno scenario base e uno scenario peggiore. Vedere “Scenari e analisi di sensibilità in un business case” nel Capitolo 11 per maggiori dettagli su come crearli.
- Risultati dei test di sensibilità. Mostra i risultati di tweaking una singola ipotesi. Per esempio, se dovessimo ottenere il nostro cliente take-up importo sbagliato da 1 per cento, questo causerà un cambiamento di $500.000 al VAN—e questo è qualcosa che il pubblico deve essere a conoscenza di!
Se hai più di 10 minuti, potresti essere in grado di mostrare il modello stesso se la presentazione è più un workshop che una presentazione formale. In entrambi i casi, si dovrebbe essere in grado di dare ad ogni persona un rapporto di sintesi cartaceo delle prime pagine del modello con i numeri più dettagliati di quanto siete stati in grado di includere nella presentazione di PowerPoint. Se il modello è stato ben scritto, ogni pagina formerà i dati di backup e le informazioni di origine per il modello e può essere stampata o distribuita se il destinatario dei risultati di riepilogo richiede ulteriori informazioni.
In sintesi, l’output e la presentazione dei risultati sono importanti quanto il resto del processo di costruzione del modello, perché non ha senso avere un modello fantasticamente costruito che nessuno dei decisori conosce! Una volta che un modello è stato costruito, abbiamo quindi bisogno di visualizzare i risultati in modo chiaro e conciso per ottenere il vostro messaggio attraverso, sia tramite una relazione scritta o una presentazione orale. Questa fase finale del processo di costruzione del modello a volte non viene data tanta attenzione da molti modellisti, in particolare quelli le cui abilità sono spesso più analitiche che visive.