Come strutturare un rapporto di gestione per la tua azienda
Gestire un’azienda è una sfida importante, ma è ben lungi dall’essere una missione impossibile. Dopo tutto, ci sono tecniche, risorse e strategie per aiutare gli imprenditori a raggiungere il successo.
Gestione delle finanze, dipendenti, inventario, marketing e strategie di vendita sono alcune delle molte responsabilità di un leader. Potrebbe sembrare un sacco di lavoro, ma un rapporto di gestione può rendere tutto più facile e sicuro.
La premessa è semplice, ma alcuni manager non sanno come preparare un buon rapporto di gestione. Se sei uno di quei professionisti, non preoccuparti. Abbiamo elencato tutti i passaggi per aiutarti a farlo. Quindi, continua a leggere!
L’importanza del rapporto di gestione
Anche di fronte a un’economia instabile, gli imprenditori di tutto il mondo tendono ad essere persistenti. Secondo il Global Entrepreneurship Monitor (GEM) Global Report del 2015, il 66% degli adulti considera l’imprenditorialità come una buona carriera.
Ci sono 582 milioni di imprenditori nel mondo nei segmenti più svariati. Tuttavia, superare la tua paura e investire in questo sogno è solo il primo passo. Devi essere strategico e lavorare sodo per ottenere le massime prestazioni.
In questo contesto, un rapporto di gestione funge da strumento chiave per il funzionamento di qualsiasi impresa. Ti permette di guardare la situazione della tua azienda in modo più accurato e ti aiuta a prendere decisioni più sicure e assertive.
Con il report, è possibile analizzare i risultati raggiunti e ripensare le azioni che non funzionano. Questo perché presenta le particolarità del business e le sue prestazioni durante il periodo in esame.
I 6 elementi di un buon rapporto di gestione
Ora che comprendi l’importanza di questo documento, per imparare come preparare un rapporto di gestione completo ed efficace, devi conoscere gli elementi che devono essere inclusi nella sua struttura.
Pertanto, poiché lo scopo di questo post è quello di aiutarti a chiarire qualsiasi domanda tu possa avere sull’argomento e non affrontare problemi con questo compito nella tua vita quotidiana, iniziamo dalle basi. Date un’occhiata ai 6 elementi indispensabili per una buona relazione!
Titolo
Un rapporto di gestione è semplicemente un documento sotto forma di un rapporto che serve a misurare le prestazioni della tua azienda e aiuta nel processo decisionale. Per questo motivo, è importante che abbia un titolo.
Pertanto, poiché ci sono rapporti per vari dipartimenti e scopi, il titolo ti aiuterà a identificare l’argomento in modo rapido ed efficiente.
Contestualizzazione
La contestualizzazione è un altro elemento indispensabile e consente al destinatario – tu o un altro dipendente -, di capire cosa verrà analizzato nelle pagine seguenti.
Questo testo deve essere breve e obiettivo, che serve come introduzione per le metriche, le statistiche e i risultati che verranno presentati.
Obiettivi
Ogni rapporto di gestione è preparato per un motivo. Pertanto, non dimenticare di inserire gli obiettivi del documento e concentrarsi su ciò che è veramente importante e utile per il tuo business.
Le relazioni dovrebbero essere uno strumento facile da analizzare e il suo obiettivo dovrebbe essere molto chiaro. Pertanto, anche prima di iniziare il processo, selezionare attentamente le informazioni che verranno presentate in modo che siano coerenti con il proprio obiettivo.
Riepilogo
Un riepilogo è un testo per una lettura rapida che contiene solo le informazioni più rilevanti nel report. In questo modo, i manager possono evitare di doverlo leggere nella sua interezza ogni volta che devono prendere una decisione.
Un riepilogo ben redatto ottimizza il tuo tempo e porta a decisioni più rapide e sicure. Dopo tutto, le informazioni sono presentate in modo più oggettivo, come in una mappa mentale.
Risultati
Infine, il rapporto di gestione deve avere un’area per la presentazione dei risultati.
In questa voce, dobbiamo inserire tutte le osservazioni pertinenti che sono state fatte, così come le statistiche, le tabelle, i grafici e le metriche delle prestazioni osservate.
Conclusione
La conclusione è la chiusura del tuo rapporto e deve mostrare i tuoi risultati, che saranno basati sulle informazioni presentate in tutto il documento.
Come puoi vedere, non si tratta di opinioni personali. Con il supporto di Big Data, la conclusione è dimostrata in informazioni reali e aggiornate già raccolte. Pertanto, è così prezioso per la gestione del business.
Completa i passaggi su come preparare un rapporto di gestione
Molti manager considerano la preparazione dei rapporti di gestione davvero impegnativa. La verità è che questo documento è sempre stato parte di una gestione aziendale, ma ha acquisito ancora più importanza negli ultimi anni.
Per questo motivo, abbiamo preparato un elenco completo di passaggi in modo da poter avere uno strumento utile a portata di mano che può aiutare a fare più soldi, correggere gli errori e sfruttare le opportunità di mercato. Continua a leggere!
Passo 1: Piano prima di iniziare
La pianificazione è il modo migliore per produrre un documento completo che è vantaggioso per il vostro business. In caso contrario, si potrebbe perdere tempo a preparare un rapporto che è incompleto o ha informazioni irrilevanti.
Prima di fare qualsiasi cosa, definire gli obiettivi e identificare come le informazioni presentate aiuteranno la vostra azienda a crescere. Per fare ciò, inizia rispondendo alle domande descritte di seguito.
- Per chi è in preparazione questa relazione?
- Qual è lo scopo del rapporto?
- Quali informazioni verranno raccolte?
- In che modo le informazioni possono aiutare nel processo decisionale?
Fase 2: Investire in strumenti automatizzati
L’efficienza della gestione aziendale è un obiettivo comune per ogni imprenditore. Quindi, che ne dici di investire in strumenti di gestione automatizzati per creare il tuo rapporto di gestione?
Per fare ciò, ci sono tecnologie che semplificano questo compito, ottimizzano il tempo e garantiscono un risultato molto più soddisfacente.
Il nostro primo suggerimento è Google Data Studio, uno strumento di visualizzazione dei dati in grado di trasformare le informazioni in report gestionali piacevoli, intuitivi e di facile comprensione.
Il nostro secondo suggerimento è Primavera, che è una piattaforma per aiutarti a gestire facilmente i progetti e monitorare i risultati. Tra le sue caratteristiche è la sua integrazione con altri software di gestione, analisi dei dati e generazione di report.
Infine, assicurati di investire in strumenti di Business Intelligence (BI). Sono essenziali per un processo decisionale rapido e sicuro. I migliori sistemi raccolgono, organizzano, classificano e analizzano i dati, il che rende il tuo lavoro più facile.
Passo 3: Usa un linguaggio chiaro e obiettivo
Se pensi che un rapporto di gestione richieda termini specifici e un linguaggio complesso, è giunto il momento di cambiare idea.
Idealmente, il documento dovrebbe essere facile da leggere e interpretare. Pertanto, sii chiaro e usa un linguaggio informale e attieniti solo all’essenziale.
Pertanto, non essere prolisso e ricorda che la routine occupata di un manager richiede una lettura veloce e un processo decisionale. Più facile è l’interpretazione della relazione, più utile e importante sarà per il business.
Passo 4: Raccontare una storia per coinvolgere i lettori
Nel complesso, un rapporto di gestione è costituito da un sacco di dati e informazioni. In realtà, questo è uno dei motivi che rendono molti manager trovano ad essere un documento difficile da preparare e capire.
Tuttavia, dipenderà chiaramente dalla strategia durante la preparazione. Al fine di rendere il contenuto attraente e non sopraffare il lettore, una buona idea è quella di contestualizzare i fatti raccontando una storia.
In questo modo, sarai in grado di combinare l’esposizione e la descrizione della situazione analizzata in un modo più leggero che abbia senso. Ciò consente di comprendere i risultati, creando coinvolgimento mentre viene letto.
Passaggio 5: Definire le metriche e i KPI da utilizzare
Di solito si utilizzano le metriche e i KPI delle prestazioni per gestire la propria attività? Se ancora non fanno parte delle vostre strategie, si dovrebbe assolutamente guardare in esso.
In realtà, i KPI (key performance indicators) sono le metriche più importanti per la tua azienda. Di solito sono collegati ai tuoi obiettivi principali e quindi guidano la preparazione dei rapporti di gestione in modo positivo.
Pertanto, scegliere quali metriche verranno utilizzate, raccogliere i dati e ordinare le informazioni. Dopotutto, non tutto dovrebbe essere incluso nel documento.
Punto 6: Stabilire un punto di confronto
Ogni volta che vogliamo valutare le prestazioni di strategie, reparti, prodotti o dipendenti, stabilire un punto di confronto è essenziale.
Pertanto, questo dovrebbe essere il tuo prossimo passo. Selezionare il periodo in cui le informazioni verranno raccolte e analizzate e definire obiettivi o obiettivi per delineare i confronti.
Se si utilizzano tabelle, impostare le colonne in modo da poter visualizzare facilmente il confronto. Ad esempio, puoi aggiungere una colonna con i tuoi obiettivi e un’altra con i risultati raggiunti. Ciò renderà più facile comprendere la conclusione che verrà presentata alla fine del documento.
Passo 7: Inserire elementi visivi nel documento
Come accennato in precedenza, il rapporto di gestione deve essere chiaro e facile da interpretare. Una buona strategia è usare elementi visivi.
Routine difficili piene di obblighi richiedono strumenti dinamici e azioni. Consegnare un documento con centinaia di pagine non è affatto produttivo, ma l’uso di grafici, mappe mentali e persino video durante la presentazione può migliorare la comprensione delle informazioni.
Passo 8: Fai una recensione finale
Dopo che tutto è pronto, è il momento di fare un’attenta revisione finale. In questa fase, è necessario assicurarsi che il testo finale non abbia errori di ortografia, dati incompatibili e informazioni non veritiere.
Ricorda che ciò fornirà credibilità al documento e garantirà che sia veramente utile. In altre parole, svolge il suo ruolo di rendere più facile la gestione della tua attività.
Scrivere un rapporto di gestione è più facile di quanto pensi
Hai imparato come preparare un rapporto di gestione? Dopo aver letto questo articolo, probabilmente avete raggiunto la conclusione che questo non è un compito impossibile a tutti.
Questo documento è fondamentale per il funzionamento di qualsiasi attività commerciale e la sua creazione è più facile di quanto sembri. Pertanto, non perdere altro tempo e segui i nostri consigli!
Ma prima di farlo, che ne dici di imparare un po ‘ di più? Scopri come il grafico di Pareto può aiutarti a svolgere le attività in modo più efficiente!