Come organizzare scartoffie una volta per tutte in 3 semplici passi
Imparare a organizzare scartoffie per SEMPRE! Inoltre, il segreto per ridurre il 95% dei documenti e come mantenere organizzati i documenti domestici.
Avete mai sentito come i documenti stanno prendendo in consegna la vostra cucina? Se si lavora da casa o si sono solo avendo difficoltà a mantenere le bollette della vostra famiglia e documenti per i compiti ordinati, questi suggerimenti sono per voi!
Organizzare i documenti a casa è difficile perché non importa quanto sia efficiente il tuo sistema di archiviazione (e ammettiamolo, la maggior parte di noi odia i documenti di archiviazione e non è così efficiente), c’è sempre più in arrivo nella tua casa. Nonostante ciò, non dobbiamo lasciare che le scartoffie prendano il sopravvento. E non c’è bisogno di grandi schedari che occupano spazio prezioso o bidoni traboccanti di documenti scolastici o ricevute.
Ho sviluppato un sistema efficace per l’organizzazione di documenti in casa mia. Ha ridotto il 95% dei nostri documenti e organizza e gestisce in modo efficiente i documenti in arrivo su base continuativa. Inoltre ho venduto il mio schedario perché non ho più bisogno di archiviare nulla!
Come organizzare i documenti per sempre
Anche tu puoi organizzare i tuoi documenti una volta per tutte! Ho alcuni suggerimenti folli-facile che stanno per aiutarvi a fare la maggior parte del vostro lavoro di ufficio in modo da sapere cosa tenere, cosa conservare, e come conservarlo.
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Passo #1: Ordina & sbarazzarsi di quanto più possibile.
La maggior parte di noi trattiene molte più scartoffie del necessario. Mi sono ispirato a Marie Kondo
‘s prenota La magia che cambia la vita di riordinare
Raccogli tutte le tue pratiche burocratiche, incluse ricevute, manuali, estratti conto bancari e carte di credito, ecc., in un punto.
Ordina in tre pile:
1) Cestino
2) Forse mantenere
3) Mantenere
Si può prendere un po ‘ di tempo per ordinare attraverso tutto, ma questo passaggio è fondamentale. Ci sono volute circa 2 settimane per ordinare tutti i nostri documenti, lavorando un’ora o due ogni sera mentre guardavo gli episodi di The Office.
Distruggi o brucia spietatamente il maggior numero possibile di documenti. Ricorda che tutto ciò che tieni deve essere archiviato o organizzato.
Se non siete sicuri se avete bisogno di tenere qualcosa, qui ci sono un paio di risorse: Scartoffie Keeping e vecchi documenti.
La tua pila” forse ” sarà probabilmente la tua pila più grande. Ordinare attraverso questo, poi potare giù di nuovo.
L’ultima pila è per i documenti “must keep”. Questo dovrebbe essere riservato solo ai documenti essenziali, come certificati di nascita, documenti di scarico militare, ecc.
Il mio segreto per l’organizzazione di documenti
Ecco il mio segreto per il successo
Praticamente archivia la maggior parte dei tuoi documenti. Questo può includere la maggior parte, se non tutto il tuo “forse” mucchio e anche alcuni dei vostri “mantenere” mucchio! Se non sei sicuro di essere pronto a distruggere qualcosa, ma sai che è improbabile che ne avrai mai bisogno di nuovo, carica una copia digitale sul tuo computer e lancia l’originale.
Solo tu puoi decidere cosa ti senti a tuo agio con il deposito virtuale rispetto al mantenimento di una copia cartacea. Basta ricordare che più si mantiene, più si dovrà organizzare. Io? Non mi piace aggrapparmi alle cose “per ogni evenienza”, quindi praticamente il deposito era il mio compromesso. Ecco come mi sono sbarazzato di quasi il 90% dei nostri documenti.
Il modo più semplice per archiviare virtualmente?
Scatta una foto con il tuo smartphone, quindi caricala su Evernote, un’app/risorsa gratuita in cui puoi ordinare e archiviare i file per tutto il tempo necessario. Io uso l’applicazione gratuita CamScanner per scattare queste foto sul mio telefono, che ritaglia automaticamente, con conseguente pulito pulito immagini “documento”.
Ecco come alcuni dei nostri documenti sono archiviati in Evernote:
Passo # 2: Imposta un semplice sistema di archiviazione
Speriamo che tu abbia un mucchio di scartoffie molto più piccolo di prima di iniziare a organizzare. Ottimo lavoro!
Decidi dove conserverai i tuoi documenti rimanenti. Consiglio vivamente di non gettarlo di nuovo nel vecchio schedario. Se possibile, sbarazzati di quella cosa! Non te lo perderai!
Avrai bisogno di un posto per documenti importanti. Questa potrebbe essere una cassaforte a prova di fuoco, una piccola cartella o anche un raccoglitore.
Io uso questa bella cartella di file:
Avrai bisogno di un posto per i documenti a cui raramente devi accedere. Considera un robusto cestino di plastica o una cartella di file che può essere conservata in soffitta o in qualche altro posto poco appariscente.
Uso questo semplice contenitore di plastica per i nostri documenti ipotecari che tengo in soffitta.
Passo # 3: Imposta un sistema in corso per i documenti in arrivo
Continuerà a venire gente. Non importa quanto sei organizzato o quanto sei vigile sulla creazione di fatturazione senza carta, ecc., vedrai ancora più documenti in arrivo.
Quindi è necessario impostare un sistema realistico per gestirlo.
Lancia la posta indesiderata non appena arriva. Gettarlo nel cestino o cestino immediatamente. Non dargli nemmeno la possibilità di mettersi a proprio agio sul bancone della cucina o sul tavolo.
Ho anche un “cestino” designato dove vengono gettati documenti sensibili.
Ho un piccolo contenitore per gestire le ricevute in arrivo. (Più su come organizzo le ricevute un altro giorno.)
Tutto ha bisogno di un posto o troverà un posto dove non appartiene. Designare un posto per ogni categoria di documenti. Le riviste possono andare in un cestino nel tuo salotto o ovunque ti piaccia leggerle. Quando entrano nella tua casa, mettili immediatamente via.
Non aver paura di modificarlo in un secondo momento se qualcosa non funziona! Organizzare è di fare ciò che funziona per la vostra famiglia in modo più efficiente. Solo perché potrebbe essere necessario cambiare non significa che hai fallito.
Il mio set up originale ha funzionato bene, ma stavo ancora trovando documenti che si riunivano sulla mia scrivania. Così ho comprato un grazioso portariviste
da Amazon e ha chiesto a Nate di appenderlo al mio computer. Ora, è facile mettere i documenti” da fare ” lì dove mi viene ricordato di gestirli.
Inoltre, ho anche un’altra posizione sul mio scaffale armadio dove ho messo documenti che ho bisogno di eseguire la scansione in Evernote. Io di solito passare attraverso questo una volta al mese in modo da poter evitare che diventi troppo pazzo.
E questo è praticamente tutto: 3 semplici passaggi per organizzare i documenti una volta per tutte. Non è così spaventoso, si può fare gratuitamente senza alcuna fantasia organizzando bidoni, e si può fare durare!
Più organizzazione ispirazione:
Mentre continui a lavorare sodo e impari come organizzare i documenti, ecco alcuni dei miei consigli per organizzare i documenti, incluso come organizzare i documenti scolastici per bambini e ancora più consigli per organizzare le mamme occupate.
Cerchi più ispirazione per organizzare le pratiche burocratiche?
Ecco alcuni suggerimenti da alcuni blogger impressionante:
- Early Bird Mom utilizza metodi di archiviazione a lungo termine a breve termine.
- Organized Home raccomanda un semplice sistema di archiviazione, incluso un “File azione”
- Amo il “Contenitore di lettura di una buona cosa”
Qual è la tua più grande sfida quando si tratta di organizzare i tuoi documenti?