Come organizzare in modo efficiente Viaggi d’affari per il tuo capo (7 suggerimenti)
Quanti boss organizzare il proprio viaggio? Proprio così: sono i loro assistenti esecutivi che assumono questo compito.
Ed è una grande responsabilità. Un evento fuori città di successo richiede lungimiranza e un’attenta pianificazione, dalla prenotazione di una limousine aeroportuale alla creazione del proprio itinerario. E anche se impegnativo, è possibile adottare misure per ridurre lo stress e tenerli felici mentre si fanno i loro accordi. Dopo tutto, è l’occasione perfetta per mostrare le tue abilità e capacità mentre guadagni la fiducia e la fiducia del tuo capo.
Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a organizzare in modo efficiente i viaggi d’affari del tuo datore di lavoro.
7 Suggerimenti per pianificare un viaggio d’affari per il tuo capo
Ecco un elenco di elementi da controllare per garantire il vostro capo ha un viaggio d’affari di successo.
1) Discuti le loro preferenze di viaggio
Prima di iniziare a pianificare il loro viaggio, scopri come gli piace viaggiare.
- Quale posto aereo preferiscono? Corridoio? Finestra? Davanti all’aereo? Medio?
- Stanno cercando di dare la priorità alla propria comodità e comfort o risparmiare denaro all’azienda?
- Preferiscono il loro itinerario stampato o come file digitale?
- Hanno piani prima o dopo la loro riunione/conferenza?
Rispondere a queste domande semplifica la pianificazione di un itinerario efficiente in quanto sia tu che il tuo capo sarete sulla stessa pagina.
2) Chiedi informazioni sui dettagli
Creare l’itinerario del tuo datore di lavoro significa sapere esattamente dove deve essere la persona e quando. Pensa attentamente a come sarà il tuo capo:
- Arrivare alla città di destinazione.
- Raggiungere l’hotel.
- Viaggiare dall’hotel alla loro destinazione.
- Incontra il loro contatto.
- Viaggio dall’hotel all’aeroporto.
- Raggiungere casa.
Una volta che conosci le specifiche del viaggio, puoi preparare un elenco di tutto ciò che devi fare. Inoltre, chiedi al tuo capo se ci sono uscite non pianificate o accordi speciali che devi fare che non fanno già parte del programma.
3) Prendere le disposizioni
Una volta che hai discusso le loro preferenze di viaggio e capito il loro itinerario, è necessario iniziare a fare le prenotazioni. Ciò può comportare il viaggio in aereo, in treno, in auto o in barca, a seconda di dove stanno andando e cosa faranno.
Quindi, è importante pensare al viaggio di porta in porta e bilanciare il tempo di viaggio con la convenienza e il costo complessivo. Immagina i passi che prenderanno dal punto A a B e considera la durata del viaggio. Inoltre, considera il tempo necessario per compilare i documenti in vari punti. Confronta i prezzi per essere sicuri di ottenere il miglior affare per il viaggio dall’inizio alla fine.
Ricordatevi di essere consapevoli dei piccoli dettagli. Avranno bisogno di bagagli conservati? È meglio arrivare un giorno prima per garantire che il tuo capo sia meglio preparato e ben riposato per il loro primo incontro? C’è il Wi-Fi sul volo in modo che il tuo capo possa lavorare durante il volo? Ricorda, più attentamente pianifichi, più rilassati e sicuri sarete entrambi.
4) Lavora all’interno del tuo budget
Questo è un suggerimento ovvio, forse, ma vale la pena menzionare il fatto che i viaggi aziendali possono facilmente superare il budget assegnato. Un ottimo modo per gestire questo è quello di abbattere il budget in piccole quantità. È possibile apportare modifiche a seconda del costo e dell’importanza di ciascun fattore, come viaggi, vitto e alloggio.
5) Pre-Prenotare il trasporto via terra
I viaggi d’affari tendono ad essere fisicamente impegnativi se includono più destinazioni. Se il tuo capo sta facendo un viaggio del genere, dovrai organizzare il trasporto via terra in anticipo per renderlo più gestibile. Prenotazione di una limousine aeroporto o servizio di auto con autista significa che il tuo capo ha un autista dedicato portarli dall’aeroporto al loro hotel e riunioni. Questo assicura che essi non saranno infastiditi con chiamare un taxi e quindi premuto per tempo.
6) Acquista biglietti rimborsabili
Sappiamo tutti quanto velocemente le cose cambiano nel mondo degli affari. Le riunioni vengono annullate e devono essere riprogrammate rapidamente. Quindi è meglio acquistare i biglietti rimborsabili quando possibile per evitare spese inutili. Questo ti segna come un pensatore in avanti negli occhi del tuo capo.
7) Controllare il tempo
Il tempo è qualcosa che non può essere cambiato secondo la nostra convenienza. Quindi, è meglio controllare le previsioni in ogni città in cui il tuo capo è in viaggio. Ad esempio, se stanno volando a New York a gennaio, probabilmente porteranno già un cappotto invernale. Ma se sono in viaggio per un paese caldo, assicurarsi che imballare luce, fresco ma abiti professionali. Un ombrello è sempre una buona idea troppo.
Ora sai quali passi prendere quando pianifichi un viaggio d’affari per il tuo capo. Essi vi aiuterà a preparare per il loro viaggio, mantenendo il loro itinerario e comfort in mente. Ne fanno un punto per comunicare con il tuo capo in modo da poter prendere accordi di conseguenza.