Come migliorare la reputazione del reparto IT nella vostra azienda? / DeskAlerts
Sai che il tuo reparto IT è composto da dipendenti competenti, qualificati e laboriosi. Ma la percezione detenuta dal resto dell’organizzazione potrebbe essere l’opposto.
I reparti IT, come altri servizi essenziali all’interno delle organizzazioni, sono spesso colpevoli di non riuscire a commercializzarsi efficacemente internamente. Spesso lavorano sul presupposto che tutti gli altri reparti comprendano il loro ruolo all’interno dell’azienda e il valore che aggiungono.
Senza capire cosa succede dietro le quinte, o le diverse imposizioni tecniche e restrizioni con cui il tuo dipartimento deve lavorare costantemente, le persone provenienti da lavori non tecnici possono sentirsi costantemente ostacolate dai guasti IT e dai tempi di inattività del sistema.
In molte organizzazioni il reparto IT ha la reputazione di essere “il dipartimento di no” e resiste attivamente assistendo altri team con progetti innovativi che necessitano di soluzioni IT personalizzate. Anche se la realtà potrebbe essere a causa di vincoli di sistema o timori di sicurezza, la percezione può essere che è inflessibile e crea ostacoli.
Secondo un sondaggio di 275 professionisti aziendali e 375 professionisti della tecnologia di CompTIA, il 52% dei manager aziendali ha riferito di avere “un buon rapporto” con il reparto IT della propria azienda.
In alcune organizzazioni, anche quando i reparti IT sono mantenuti in-house, ci può essere un “silo” definito e il reparto avrà una reputazione di outsider. I professionisti IT si considerano professionisti IT e non necessariamente parte del settore in cui opera la tua azienda.
I reparti IT a volte sono nascosti in parti di un edificio in cui non sono seduti con il resto del personale e possono sembrare che non siano sempre “parte del team”.
Se si desidera migliorare la reputazione e l’immagine del reparto IT all’interno della propria azienda, è necessario commercializzarlo efficacemente ad altri dipendenti. Ci sono semplici misure che puoi mettere in atto che daranno facilmente alla tua squadra la spinta di cui ha bisogno.
1. Pianificazione
Inizia sempre con un piano. Il reparto IT dovrebbe avere un business plan che stabilisce obiettivi, KPI, benchmark e altri obiettivi di performance.
Idealmente il tuo piano sarà stato sviluppato in collaborazione con, o dopo aver consultato, i principali stakeholder interni. Coinvolgere altri team a questo livello può aiutare a cucire i semi tra gli altri dipendenti sull’importante ruolo svolto dal reparto IT.
2. Internal market research
Potresti sentire cose che non vuoi sentire, ma è meglio strappare il cerotto e andare avanti con esso. Chiedi ai tuoi dipendenti un feedback su cosa funziona e cosa non funziona quando si tratta del servizio che ricevono dal reparto IT.
Chiedi anche cos’altro vorrebbero vedere. Non abbiate paura di innovare e di pensare fuori dagli schemi. Non esiste una regola che dice che il tuo reparto IT deve essere esattamente come ogni altro reparto IT in ogni altra azienda. Cogli l’opportunità di lavorare con la tua organizzazione per trovare soluzioni personalizzate a supporto del lavoro svolto.
3. Promuovere il lavoro che fai
Quali canali di comunicazione interni vengono utilizzati dalla tua organizzazione per condividere informazioni e buone notizie tra i dipendenti? Stai usando regolarmente questi per condividere le notizie IT? In caso contrario, si dovrebbe essere.
Ciò può includere la condivisione di informazioni quando hai completato con successo un nuovo progetto, riconoscendo i dipendenti che sono andati oltre, facendo conoscere alle persone le modifiche alle politiche e alle procedure o persino gli aggiornamenti al software e all’hardware che contribuiranno a semplificare il loro lavoro.
Incontra regolarmente i responsabili di linea interni per “vendere” il tuo dipartimento e cosa fa e come può aiutarli.
4. Comunicare meglio con altri team
La condivisione delle informazioni non riguarda solo l’auto-promozione. La comunicazione è importante per la collaborazione e la condivisione delle conoscenze e per garantire che i team possano lavorare insieme in modo efficace ed efficiente come unità coesa.
Quando non comunichi bene con altre parti dell’organizzazione, i silos di informazioni possono svilupparsi, le persone non hanno le informazioni di cui hanno bisogno per fare bene il loro lavoro, si possono commettere errori, la produttività può diminuire e nel complesso la tua azienda non si sta comportando al meglio. Se pensi alla tua azienda come a una macchina, la comunicazione è ciò che la mantiene ben oliata.
Esistono una serie di misure che i reparti IT possono adottare per comunicare meglio. Uno di questi sta usando DeskAlerts per inviare notifiche pop-up sulla sicurezza e le informazioni sui sistemi a tutti i dipendenti.
Quando si sa che è prevista la manutenzione programmata, ad esempio, è possibile inviare notifiche in anticipo in modo che le persone possano essere preparate e organizzare altre forme di lavoro mentre il sistema è inattivo. Oppure, se succede qualcosa di imprevisto, puoi inviare a tutti un messaggio per far loro sapere qual è lo stato e il tempo di ripristino stimato, togliendo pressione al tuo help desk IT.
I clienti di DeskAlerts stanno segnalando che questo strumento sta contribuendo a migliorare la reputazione del reparto IT nelle loro aziende. E con le sue metriche di misurazione integrate, il personale recalcitrante non può più dare la scusa di “non aver sentito” di un’interruzione IT che ha influenzato le loro prestazioni di lavoro individuali. Il back-end del software DeskAlerts ha un potente strumento di misurazione che mostra le statistiche su chi ha visto i messaggi.
5. Ottieni feedback regolari
Non puoi migliorare se non sai qual è il problema. Ottenere un feedback regolare può aiutare a determinare quali aree hanno bisogno di più lavoro e dove si sta andando bene.
Ci sono diversi modi per farlo – può essere chiedere un feedback dopo il completamento di un lavoro e chiedere al cliente di valutare il servizio che hanno ricevuto. Oppure puoi inviare sondaggi più ampiamente a tutti i dipendenti chiedendo come si sentono sulle funzioni del tuo reparto e cosa si può fare per migliorare.
Puoi fare entrambe queste cose con lo strumento di indagine di DeskAlerts, inviando notifiche pop-up al personale, mirate a individui o inviate ampiamente all’intera organizzazione.
È importante valutare l’usabilità del tuo reparto e se gli altri team della tua azienda percepiscono che aggiunge valore al lavoro che svolgono.