Come gestire i conti da pagare in modo efficace

Come gestire i conti da pagare in modo efficace

Come gestire i conti da pagare in modo efficace

Nell’attuale clima economico, le aziende devono fare di più con meno, indipendentemente dal settore. Le organizzazioni non possono permettersi di perdere opportunità per aumentare il capitale circolante. Per avere successo, è necessario sviluppare una strategia che ti dà una maggiore flessibilità con il cash-legato sul vostro bilancio. Ciò aiuta a sviluppare la liquidità aggiuntiva necessaria per semplificare i processi, ridurre i costi, finanziare la crescita, migliorare il servizio e cogliere nuove opportunità di investimento. Tutto inizia con una gestione efficace dei conti da pagare.

Che cos’è la gestione dei conti da pagare?

gestione contabilità fornitori si riferisce alle procedure, alle politiche e alle pratiche utilizzate da un’azienda per gestire gli acquisti di credito commerciale. Questi compiti includono:

• Ricerca di linee di credito commerciale
• Gestione dei tempi e del flusso degli acquisti
• Acquisizione di condizioni di acquisto favorevoli

Tutto ciò se ciò viene fatto per controllare il capitale circolante di un’azienda. I conti da pagare dovrebbero essere inclusi nella sezione passività a breve termine dello stato patrimoniale. È principalmente costituito dal finanziamento a breve termine di cose come acquisti di inventario, spese maturate e altre preziose operazioni a breve termine.

Ritardare il pagamento

Quando si tratta di eseguire i conti da pagare, c’è sicuramente un modo giusto e un modo sbagliato. Perché è un sistema di gestione back-office, è raramente anteriore e centrale. Questo è particolarmente il caso quando un business sta cercando di crescere perché spesso viene messo nel dimenticatoio a favore di priorità concorrenti. Tuttavia, se si desidera ottimizzare il capitale circolante, una delle vostre priorità deve essere lo sviluppo di una strategia di debiti.

In risposta alla necessità di ottimizzazione, molte aziende fuori per ritardare i pagamenti. Estenderanno i loro debiti il più a lungo possibile per massimizzare il loro flusso di cassa gratuito. In generale, questo approccio non è il modo per gestirlo. Ritardare il pagamento può distruggere il morale e la buona volontà dei fornitori che si traduce in consegne più lente, meno disponibilità a risolvere i problemi, risposte ritardate alle query e termini di pagamento più rigorosi.

D’altra parte, il pagamento anticipato può fornire a un’azienda vantaggi Stancil come sconti e sconti per il pagamento anticipato. Si tratta di fare buoni affari. Gonfiare i soldi di un’altra azienda non avrà mai un bell’aspetto.

Benefici

Il cambiamento organizzativo è fondamentale per promuovere una cultura del capitale circolante. Per una piccola impresa, può produrre benefici significativi. Perfezionare il processo dei debiti migliora la precisione di previsione del flusso di cassa che consente al reparto pagabile di impostare un budget migliore. In definitiva, questo posiziona un’azienda a migliorare la liquidità e aiuta a mitigare le lacune nei finanziamenti mentre realizza profitti più elevati.

Una gestione efficace dei conti da pagare può fornire numerose informazioni per rafforzare il tuo potere negoziale e aiutarti a collaborare con fornitori migliori. Utilizzando contanti di una società il modo corretto significa termini di pagamento estesi, speciale tiene sulle scorte, e periodi di garanzia aumentati.

L’automazione non solo elimina le attività che richiedono molto tempo, ma rende anche più facile pagare le fatture e monitorare i pagamenti dei fornitori, dando così un maggiore controllo sul flusso di cassa.

Rischi

La mancata adozione di un processo AP efficace ostacola la capacità dell’azienda di elaborare le fatture in modo tempestivo, sfruttare gli sconti disponibili e impostare termini di pagamento più lunghi o più brevi con i fornitori in base alle esigenze, a seconda di quali sono i più favorevoli.

Evita questi errori:

• Basandosi pesantemente sui processi manuali in quanto questi sono fortemente soggetti a errori. Questo è specialmente il caso quando si tratta di approvare le richieste
• non riuscendo a confermare che le consegne di corrispondenza termini contrattuali
• Oltrecorsa la vostra paga ciclo, causando la perdita di accedere a sconti per il pagamento anticipato
• il Mancato rilascio di ordini di acquisto per ogni ordine
• Trascurando di prendere vantaggio di un risparmio attraverso il volume sconti o scambi trascorrere le iniziative
• Accettare sconti prima di calcolare il costo di investimento di capitale
• errori di immissione dei Dati per il fornitore o di un contratto di dati nel file master
• Mancato sviluppo di sistemi o processi che impediscono pagamenti imprecisi, duplicati, in ritardo o mancati

L’obiettivo è quello di fare il minor numero possibile di errori. Se non hai la manodopera disponibile, molte opzioni software di contabilità possono aiutare a tenere d’occhio tutto.

Gestione strategica dei conti da pagare

Le aziende devono adottare un approccio più strategico alla gestione dei conti da pagare. Il team di contabilità fornitori, insieme al dipartimento acquisti, deve collaborare con il senior management per stabilire una cultura del capitale circolante in tutta l’azienda.

Gran parte di questo si riduce all’elaborazione delle fatture. Le fatture vengono ricevute ed elaborate in modo tempestivo? Le organizzazioni devono adottare una strategia di gestione che dia priorità all’importanza di liberare capitale circolante attraverso l’ottimizzazione dei debiti. Mentre molte aziende possono scegliere di adottare un approccio personalizzato, alcune strategie funzionano su tutta la linea.

Implementazione di forti pratiche di governance

Ciò non solo rafforzerà i controlli interni, ma ridurrà anche gli errori manuali nell’intero processo di contabilità fornitori e nella revisione del contratto.

Contabilità centralizzata

Utilizzando un ambiente di servizio condiviso per l’elaborazione e la segnalazione, tutti i dipendenti aderiranno a standard e pratiche comuni. Rende anche più facile misurare le prestazioni di tutti rispetto alle metriche stabilite in modo che un’azienda possa svolgere più attività in un tempo più breve utilizzando meno risorse. Questo approccio è in definitiva ciò che riduce i costi.

Going Paperless

Considerare l’automazione della gestione dei debiti con l’interscambio elettronico dei dati. Anche se non è una soluzione per tutti, una società che considera la comunicazione elettronica con i fornitori semplifica il loro processo di approvazione e crea pagamenti più tempestivi. Ciò consente di usufruire di sconti e sconti disponibili per essere in anticipo o pagare in tempo.

L’utilizzo di un sistema elettronico garantisce che la tua azienda possa gestire una varietà di attività e risparmiare molto tempo nel processo, tra cui:

• Approvazione della richiesta
• Generazione automatica degli ordini di acquisto
• Convalida e accettazione delle fatture
• Tracciamento della ricezione delle merci
• Pagamento delle fatture alle date di scadenza corrette

A seconda del grado di automazione, potrebbe anche essere possibile scansionare elettronicamente le fatture, monitorare la consegna ricevute, e risolvere le controversie.

Adozione di portali fornitori

Un portale porter fornitore dovrebbe essere impostato per consentire ai fornitori di tenere traccia di ciò che la vostra azienda sta facendo. Questo può includere attività come:

• Stato degli ordini
• Potenziali carenze di prodotti
• Pagamenti ricevuti
• Consegne pianificate

L’implementazione di un portale fornitori riduce gli errori manuali e crea convenienza per i fornitori. Aiuta anche a migliorare la precisione dell’ordine.

Flussi di lavoro di gestione

La creazione di un flusso di lavoro di gestione aiuta a identificare rapidamente i problemi e migliora l’efficienza del processo di contabilità fornitori. Aiuta a risolvere i colli di bottiglia dei processi e semplifica tutto per migliorare efficacemente la gestione della liquidità.

Quando si tratta di approvazione degli acquisti, è imperativo definire sempre il livello di autorità richiesto per i vari acquisti. Questo può variare in base al prezzo o alla quantità.

Ottimizzazione dei processi

All’interno del reparto AP, ci sono sei funzioni principali che devono essere ottimizzate. Se ottimizzati correttamente, questi dovrebbero rafforzare notevolmente il capitale circolante.

Processo di selezione del fornitore

Imposta un elenco di fornitori preferiti per impedire l’acquisto di maverick. Questo approccio posiziona anche la tua organizzazione per negoziare le condizioni più favorevoli per ottimizzare il tuo capitale circolante. Lo farai:

• Stabilisci le priorità per il processo di negoziazione dei fornitori, assicurati che siano coinvolti i principali decisori, tra cui il Chief Financial officer (CFO) e il Chief Procurement Officer (CPO).
• Cerca regolarmente la possibilità di negoziare prezzi e termini di pagamento migliori, comprese tariffe ridotte in ritardo.
• Sviluppa le scorecard delle prestazioni dei fornitori per i tuoi fornitori più strategici per sfruttarli durante i negoziati per ottenere una migliore qualità in termini di prodotti e servizi, prezzi migliori o un migliore servizio clienti.

Processo di configurazione dei dati principali del fornitore

Dopo aver negoziato i termini con i fornitori, è necessario acquisire e mantenere i dati. L’inserimento di dati imprecisi può causare più di errori di pagamento. Può portare a account insolvenze, che ti impediscono di essere in grado di ottenere sconti disponibili, e può anche portare a interruzioni della fornitura. Per evitare questi problemi:

• Mantieni tutti i tuoi contratti sul livello di servizio (SLA) accuratamente riflessi nel tuo sistema contabile. I dati principali del fornitore devono dettagliare i dettagli del prodotto / servizio, i tempi di consegna, i mandati di conformità alle normative applicabili, le responsabilità del fornitore, gli standard di qualità, ecc.
• Aggiorna i termini di pagamento e la disponibilità di sconti sul volume su base regolare, insieme a qualsiasi altro sconto periodico. Se i termini del contratto cambiano, assicurarsi che i dati anagrafici siano modificati di conseguenza.
• Memorizzare correttamente il contratto con un sistema di gestione dei documenti.

Processo di revisione contrattuale

Per prevenire pratiche imprecise o fraudolente di fatturazione del fornitore, che possono causare pagamenti in eccesso o pagamenti duplicati, prenditi del tempo per rivedere regolarmente i contratti del fornitore. Fate questo da:

• Assegnazione della responsabilità dei dati a un team centrale di master data che può verificare la completezza, l’accuratezza e la conformità ai termini standard. Il team deve anche rivedere le prestazioni dei fornitori per assicurarsi che rimangano in conformità con i termini contrattuali.
• Comprese le clausole del contratto fornitore che passano la responsabilità per multe e sanzioni ai fornitori se si trovano ad essere sottoperformante in qualche aspetto.
• Revisioni completamente tempestive e periodiche dei contratti dei fornitori, rivedendo i contratti rispetto ai termini standard del settore.
• Discutere i limiti di autorizzazione del fornitore con il tuo team legale, insieme all’adeguatezza dei termini contrattuali e alla conferma della conformità normativa

Processo di approvvigionamento

In qualità di piccolo imprenditore, potresti lavorare con una manciata di fornitori o potresti lavorare con centinaia o addirittura migliaia di loro. Anche se hai semplificato il tuo ambiente, potresti comunque avere difficoltà a tenere traccia di tutte le fatture del fornitore e a riconciliarle con le merci ricevute e gli ordini di acquisto appropriati. La mancata gestione accurata dei debiti rende più difficile prevedere e gestire il flusso di cassa e anticipare le esigenze di liquidità a breve termine.

Considerare queste strategie:

• Emissione di un ordine di acquisto per ogni nuovo ordine, in modo che è possibile convalidare gli ordini ricevuti, bloccare i termini di pagamento in anticipo, tenere traccia di fatture contro il POs esistenti per assicurarsi che i fornitori di fatturazione in conformità con i termini del contratto
• Esplorare la fattibilità di sconti disponibili. Se non hai il denaro a portata di mano, o l’esborso di capitale supera il beneficio, potrebbe non avere senso pagare in anticipo.
• Traccia i debiti in essere dal venditore e dai termini di pagamento.
• Quando acquisti un prodotto più rischioso o nuovo, negozia termini di pagamento più lunghi in modo da poter aumentare il capitale circolante. In alternativa, chiedi di aggiungere il prodotto alle scorte di spedizione, piuttosto che all’inventario in modo da poter massimizzare la liquidità e ridurre il rischio.
• Imposta chiaramente le metriche AP, come la frequenza delle fatture che corrispondono agli ordini di acquisto,la percentuale di fatture pagate ai termini, ecc., e aderisca a loro durante l’organizzazione.

Processo di fatturazione

Una corretta gestione del processo di fatturazione è fondamentale per migliorare la liquidità. Considera:

• Rifiuto di pagare fatture inesatte – eventuali errori dovrebbero causare la restituzione della fattura al fornitore.
• Evitare il pagamento anticipato delle fatture, senza rischiare la chiave delle relazioni con i fornitori
• lo Sviluppo di canali appropriati e processi per gestire le eccezioni e reporting
• l’Implementazione di un sistema EDI, che consente di ricevere le fatture in formato elettronico
• Utilizzando tre vie per stabilire una corrispondenza del numero di fattura al PO, al ricevimento della merce
• Processo di fatture in modo tempestivo in conformità con Sla e da una data, timbro.

Processo di contabilità e reporting

Prima di poter gestire attivamente l’AP, è necessario assicurarsi che i report siano accurati e aggiornati. Senza queste informazioni, molte aziende non hanno un quadro chiaro di quanto stanno spendendo, quanto spesso pagano, e quando pagano i loro fornitori. Questo può rendere difficile ottenere i migliori termini di pagamento o scegliere i tempi giusti per effettuare i pagamenti.

Per migliorare il processo è necessario:

• Convalida le fatture rispetto agli ordini di acquisto e alle condizioni contrattuali
• Investi in funzionalità di reporting in tempo reale e funzionalità di automazione per gestire la riconciliazione.
• Risolvi regolarmente gli articoli non riconciliati
• Chiedi alle stesse persone di preparare e rivedere tutte le riconciliazioni per ridurre la probabilità di duplicati o pagamenti in eccesso
• Applica i pagamenti a ciascuna fattura alla data in cui vengono effettuati per mantenere il sistema accurato
• Tieni traccia di tutti i pagamenti effettuati, non solo dei pagamenti dei fornitori.

I reparti AP di successo non solo lavorano con l’automazione, ma comprendono quanto siano importanti le relazioni commerciali forti. Semplicemente pagare un fornitore non è sufficiente – si deve lavorare con loro. Meglio li tratti, migliore sarà l’affare che otterrai.

Da lì, trovare il software di contabilità che è meglio per il vostro business e guardare in vari modi è possibile ottimizzare il processo AP. Quindi guarda il tuo aumento di capitale circolante.