Come condurre una chiamata in conferenza / 16 Consigli per conquistare il vostro prossimo incontro
“Pronto? Mi senti?”
” Oh, scusa, vai prima tu.”
” No, vai prima tu!”
” Scusa, chi sta parlando ora?”
Le chiamate in conferenza sono una sfida. Quando hai più persone che si affidano interamente all’audio, ti stai perdendo i ricchi segnali visivi che possono aiutare una riunione a funzionare senza intoppi.
Sebbene le videoconferenze stiano rapidamente superando l’audio, ci sono ancora occasioni in cui la telefonata del buon vecchio è un’opzione migliore, come ad esempio:
- Quando si lavora da casa o in un altro luogo in cui non si desidera che l’invasione della privacy di chiunque, vedendo il tuo background
- Per incontri brevi
- Per riunioni con un numero inferiore di persone
- Per incontri “on the go”, come ad esempio mentre si viaggia
- Quando una connessione Internet e una larghezza di banda è un problema, di partecipanti e’ di connessione non supporta video ben
naturalmente, l’audio in chiamata in conferenza viene fornito con sfide uniche, come:
- e ‘ difficile capire chi parla.
- È difficile sapere quando parlare.
- Si potrebbe essere limitato sugli aiuti visivi è possibile utilizzare per una presentazione.
A causa delle sfide uniche della conference call, è ancora più importante venire preparati. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti su come condurre una chiamata in conferenza senza il mal di testa.
Prima della chiamata in conferenza
Scegliere l’applicazione web conferencing giusta.
Mentre si potrebbe certamente condurre una chiamata in conferenza che è puramente audio, può essere utile e più coinvolgente per integrare la chiamata con una condivisione dello schermo. Ci sono molte applicazioni di web conferencing che consentono di fare questo.
Ad esempio, potresti ospitare una chiamata Zoom solo audio ma essere comunque in grado di condividere lo schermo. Ecco come:
- Quando pianifichi la riunione Zoom, assicurati che il video dell’host e il video dei partecipanti siano ” Disattivati.”Sotto” Impostazioni avanzate, “assicurarsi” Abilita sala d’attesa ” è selezionata.
- All’arrivo dei partecipanti, si terranno nella sala d’attesa. Ciò significa che puoi scegliere quando ammetterli alla riunione effettiva (non possono partecipare automaticamente). Ciò garantirà che non ci sia nulla di tutto questo imbarazzo di persone che entrano in vari momenti e si presentano, tagliando fuori altre persone. Puoi ammettere tutti alla riunione quando sei pronto e poi presentarti e i partecipanti contemporaneamente.
- Una volta che tutti sono ammessi e introduzioni sono finiti, è possibile utilizzare la funzione lavagna o condividere ciò che è sullo schermo.
Elimina l’elenco dei partecipanti.
Con le chiamate in conferenza, meno partecipanti, meglio è. Con troppe persone su una chiamata audio, può diventare confusa perché devi distinguere tra così tante voci. Chiunque tu scelga di invitare, assicurati che abbiano davvero bisogno di essere lì. Per il resto, puoi semplicemente inviare loro note dalla riunione.
Assegnare un notetaker.
Come leader, avrai le mani piene di gestire gli altoparlanti e assicurarti che la riunione funzioni senza intoppi. Richiedi a qualcun altro di prendere appunti in modo da poter inviare i minuti della riunione a tutti dopo la chiamata.
Imposta un limite di tempo per la riunione.
A nessuno piace un incontro che viene tirato fuori inutilmente, ma è ancora peggio quando l’incontro viene fatto via audio perché, senza la stimolazione di vedere i volti, questi tendono a diventare noiosi rapidamente.
Se stai ospitando una chiamata in conferenza solo audio, mira a mantenerla a 30 minuti e non più di un’ora.
Crea l’agenda.
Delineare chi parlerà, di cosa parleranno e in quale ordine. Con le sfide inerenti alle chiamate audio, è essenziale domare il caos determinando chi presenterà e quando.
Per quanto riguarda il formato, è meglio che tutti diano prima la loro intera presentazione e poi aprano la parola alle domande. Ciò ridurrà la confusione e ridurrà il numero di volte che le persone parlano l’una sull’altra.
Condividi l’agenda e i dettagli della riunione con tutti via e-mail.
Ora che hai confermato l’elenco dei partecipanti e creato l’ordine del giorno, assicurati di condividerlo con tutti i presenti ben prima della riunione. Questo darà ai partecipanti il tempo di prepararsi se stanno presentando e familiarizzare con l’ordine dei presentatori.
Fornire tutte le informazioni di cui avranno bisogno per partecipare alla chiamata. Questo include il link, il codice di accesso e il codice di accesso. Assicurati di inviarlo a loro con largo anticipo, e magari inviarlo di nuovo 30 minuti prima della riunione.
Oltre all’ordine del giorno e ai dettagli di accesso alle riunioni, condividi alcuni puntatori alle riunioni che dovrebbero seguire, come ad esempio:
- Prima di comporre, assicurati di essere in un ambiente tranquillo. Rumore di fondo da più linee può rendere molto difficile per tutti di sentire. Per garantire la migliore qualità audio, chiedi ai partecipanti di installare un’app di cancellazione del rumore, come Krisp, in anticipo per eliminare il rumore che non possono evitare nel loro spazio.
- Annunciare se stessi come si partecipa alla riunione (fino a quando non sei in ritardo). Questo suggerimento dipende molto dal tipo di web conferencing app che si sta utilizzando. Alcuni, come GoToMeeting, suoneranno un campanello quando qualcuno entra. Altri, come WebEx, hanno un’opzione in cui l’app annuncia automaticamente il nome del partecipante mentre si uniscono alla chiamata. E altri ancora, come Zoom, ti permetteranno come ospite di tenere i partecipanti in una sala d’attesa, e mostrerà un elenco di partecipanti presenti, quindi annunciare se stessi potrebbe non essere necessario.
Esegui una corsa a secco con l’app di conferenza scelta.
La nuova tecnologia ha un modo di sorprenderci. Vuoi limitare le sorprese il più possibile. Dopo aver selezionato un’app per conferenze per la tua chiamata in conferenza, prova le sue funzionalità. Invita un paio di colleghi fidati a partecipare a una chiamata in conferenza di prova in modo da poter familiarizzare con il formato e le caratteristiche.
Testare il collegamento e dial-in codici prima del tempo. Niente rovina una riunione come i partecipanti che non sono in grado di accedervi.
Durante la chiamata
Ricorda le tue responsabilità come leader.
Come leader della conference call, è compito tuo presentare tutti, spostarli da un argomento all’altro e così via.
Quando le persone entrano, assicurati di essere in una sala d’attesa (come Zoom), o assicurati di riconoscerle pubblicamente dicendo qualcosa del tipo: “Sembra che Janet si sia unita. Come stai, Janet?”
Se non c’è sala d’attesa, probabilmente sarai seduto sulla chiamata con alcune persone per alcuni minuti mentre aspetti che arrivino tutti. In modo che le persone non pensino di aver perso la connessione, assicurati di dire qualcosa del tipo: “Stiamo ancora aspettando un altro paio di persone. Aspetteremo ancora un minuto per dare loro il tempo di unirsi.”
Inoltre, non aver paura di iniziare una conversazione amichevole prima di immergerti nella carne dell’incontro (purché tu abbia più tempo!).
Una volta che tutti hanno aderito, dare il via alla riunione annunciando chi sei, chi altro è sulla chiamata, e qual è lo scopo della riunione è. Si può anche andare oltre alcune regole di base, come ad esempio:
- “Dopo ogni presentazione, io carillon e aprire il pavimento alle domande. Si prega di attendere fino a quando la presentazione è finita e ho annunciato che è Q & Un momento per dire qualsiasi cosa. Questo è così che nessuno tagli involontariamente qualcuno.”
- ” Chiedo a tutti di tacere se non state parlando. È possibile trovare il pulsante mute … ”
- Se l’applicazione è nuova per i partecipanti, dare loro una breve panoramica del software, mostrando loro dove possono trovare alcune caratteristiche.
Attenzione all’ordine del giorno.
Tieni sempre l’agenda davanti a te in modo da avere un’idea migliore di chi sta parlando dopo e quando concludere qualsiasi sessione Q&A. Avrete anche bisogno di fare riferimento ad esso per la transizione più agevolmente. Ad esempio, ” Ok, tutti, questo conclude le domande sulle nostre finanze Q1. Passiamo ora ai piani di marketing per il nostro prossimo lancio del prodotto.”
Disattivare se necessario.
Rimani in sordina quando non parli e chiedi agli altri di fare lo stesso. A seconda della tua app per conferenze, tu come host potresti essere in grado di silenziare le persone come meglio credi.
Sapere quando suonare.
- Se hai una domanda o un commento per qualcuno in particolare, indirizzali sempre per primo con il loro nome in modo che sappiano che stai parlando con loro.
- Se un’idea o una domanda viene a voi mentre qualcuno sta presentando, prendere appunti e attendere che l’altoparlante per finire prima di carillon in.
- Se le persone stanno andando oltre il loro tempo di parola, sentitevi liberi di interrompere quando il loro tempo è scaduto per spostare la riunione lungo.
- Ogni volta che un presentatore ha finito di parlare, ringraziali, riassumi ciò che è stato detto e chiedi se ci sono domande o commenti.
Dai a tutti la possibilità di parlare.
Alcune persone non si sentono a proprio agio a parlare durante una conference call rispetto a una riunione di persona, quindi cerca di incoraggiare queste persone. Allo stesso tempo, non vuoi metterli sul posto o metterli in imbarazzo.
Una volta che la conversazione si spegne alla fine di un argomento, se noti che qualcuno non ha detto una parola, puoi chiedere:”, c’è qualcosa che vorresti aggiungere?”Se dicono di no, andare avanti rapidamente.
Terminare la chiamata
- Durante la riunione, carillon per dare un conto alla rovescia riunione, come, “Abbiamo cinque minuti per concludere qui.”Questo assicura che le cose funzionino secondo il programma e che la riunione non vada nel tempo.
- Se c’è tempo rimanente, è possibile aprire il piano per eventuali osservazioni o domande finali.
- Prima di licenziare tutti, riassumere ciò che è stato deciso e delineare eventuali passi successivi. Assicurati di ringraziare tutti per aver partecipato.
- Una volta terminata la chiamata, invia i minuti della riunione e i passaggi di azione ai partecipanti.
Cura i tuoi problemi di chiamata in conferenza
Sì, le chiamate in conferenza sono una sfida, ma non sono nulla che non puoi gestire. Con questi suggerimenti su come condurre una chiamata in conferenza, potrai conquistare il vostro prossimo incontro con facilità.