Cinque semplici modi per gestire virtualmente le finanze della tua Chiesa
Di Tim Vaughn
La pandemia di COVID-19 crea molti strati di incertezza nelle nostre vite. Per i pastori e i leader laici, una parte di questa incertezza esiste nel condurre le normali operazioni commerciali della vita della chiesa. Gli ordini di soggiorno a casa con cancellazioni di riunioni di culto e riunioni amministrative ci lasciano fisicamente disconnessi da quelli che normalmente aiutano a far funzionare le nostre finanze ecclesiastiche come un orologio. Con la durata del allontanamento fisico sconosciuta, la tecnologia facilmente implementabile può essere utilizzata per gestire virtualmente le finanze della tua chiesa. Ho cinque suggerimenti che faciliteranno questo fardello. Come bonus, questi cambiamenti ti faranno risparmiare tempo e ti lasceranno con processi finanziari più efficienti in qualsiasi situazione, non solo per una crisi.
1) Usa il software di contabilità online
Se i tuoi libri si trovano su un computer presso l’ufficio della chiesa, ti richiede di fare un viaggio speciale per inserire nuove transazioni o accedere ai record. Cosa succede se, ad esempio, il direttore del ministero dei bambini ha bisogno di sapere quanto rimane nel suo budget? Oppure, cosa succede se un altro leader ha bisogno di fare una rapida distribuzione dal fondo di benevolenza? Ospitando i tuoi libri nel cloud, puoi accedere ai tuoi record da qualsiasi luogo e dare risposte rapide e in tempo reale. La maggior parte delle società di software di contabilità online dispone di strumenti che è possibile utilizzare per trasferire alcuni dei dati storici nella nuova applicazione.
Strumenti consigliati: Quickbooks Online, Xero o Aplos
2) Utilizzare un’applicazione di gestione per le spese di carta di credito e rimborsi
Come pastore amministrativo, ricordo il noioso processo di raccolta delle ricevute per le transazioni sulla fattura mensile della carta di credito della nostra chiesa. Avevo bisogno del codice del conto per ogni spesa e della ricevuta per una traccia cartacea. Ora c’è una tecnologia che elimina completamente questo processo. I titolari di carta caricano la ricevuta sull’app, la corrispondono alla transazione scaricata dalla società della carta di credito e la inviano con altre transazioni su un rapporto. Il report viene quindi sincronizzato con il software di contabilità. La stessa applicazione può essere utilizzata per la raccolta dei documenti necessari per i rimborsi.
Consigliato: Expensify, Tallie, Concur o Receipt Bank
3) Vai senza carta con i tuoi documenti finanziari
Semplicemente eliminando la traccia cartacea dei documenti finanziari potresti risparmiare una gran quantità di tempo ed energia. Se si dispone di pile di documenti sulla scrivania, spinto in cassetti o anche in una sorta di schedario, è probabile che si sta ancora rimescolando per individuare le cose quando ne avete bisogno. Caricare tutti i tuoi record finanziari sul tuo computer significa che puoi accedere rapidamente e condividere informazioni importanti quando necessario. Se andare digitale sembra schiacciante, iniziare piccolo attraverso la scansione di un piccolo numero di elementi fino a quando ci si sente più a suo agio.
Consigliato: Adobe Scanner App o Fujitsu Scanner
4) Gestire il libro paga e HR in modo efficiente
Ogni azienda ha bisogno di un reparto HR, ma la maggior parte delle piccole organizzazioni non hanno la larghezza di banda per ospitare internamente uno. Con potenti strumenti online si può fare tutto ciò che un vero e proprio, reparto HR dal vivo farebbe. Pagare la tua squadra in tempo con deposito diretto, onboarding nuovi dipendenti, fornitura di moduli di imposta sul reddito, e tutto il resto necessario per sostenere i vostri dipendenti può essere fatto senza sforzo on-line.
Consigliato: Gusto
5) Rendere meno ingombrante il processo di approvazione del controllo
Se si sottolinea sui pagamenti delle bollette-ricevere pagamenti o renderli-non preoccuparsi più. Con il giusto software online è possibile gestire rapidamente e facilmente il processo di approvazione e inviare elettronicamente i pagamenti. Trattare in modo efficiente con i vostri crediti e pagabili in un unico luogo, mentre l’integrazione di lavorare con il software di contabilità scelto.
Consigliato: Bill.com
Circa l’autore Tim Vaughn è il proprietario di BeMissional Finance LLC-una società di contabilità virtuale dedicata ad assistere le chiese con le loro esigenze di contabilità e libro paga. Vive a Durham, NC con la moglie e tre figli.
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Foto di bongkarn thanyakij
