Best Practice per migliorare il tuo Reparto Acquisti
Il reparto acquisti è responsabile dell’acquisto di beni e servizi. Mentre che può sembrare abbastanza semplice, in realtà devono eseguire un sacco di compiti tra la ricerca delle migliori offerte e fare l’acquisto. Se sei una PMI, sai che il tuo reparto acquisti fa molto e spetta a loro prendere decisioni di acquisto intelligenti che abbiano un impatto sull’intera azienda.
Pensate in questo modo, il vostro ufficio acquisti è responsabile, almeno in parte, per il successo della vostra attività. Non si vuole mai sprecare soldi per l’acquisto di prodotti che si possono ottenere altrove, ed è responsabilità di questo reparto per assicurarsi che questo non accada.
Perché dovresti migliorare il tuo reparto acquisti?
La risposta a questa domanda è semplice: denaro. Migliorare questo reparto e il modo in cui funziona può finire per risparmiare tonnellate di denaro ogni anno. Ciò include il risparmio sui costi del prodotto e rendendo i dipendenti abbastanza efficienti che durante la loro giornata lavorativa di 8 ore, stanno realizzando di più e rendendo la tua attività più redditizia.
Come migliorare il tuo reparto acquisti
Quando inizi per la prima volta, può essere difficile inchiodare il processo di acquisto in modo che tutti nel reparto siano sulla stessa pagina. Tuttavia, utilizzando questi suggerimenti, puoi migliorare il tuo reparto acquisti e avere un impatto positivo sull’intera attività.
Migliorare l’acquisto
Non ogni singola persona nel reparto acquisti deve essere responsabile per chiamare i fornitori e trovare le migliori offerte. Invece, si può mettere un team in atto responsabile di questo compito e consentendo ad altri membri del dipartimento di concentrarsi sulle fasi successive.
È inoltre possibile gestire le acquisizioni sistematicamente acquistare nominando una persona di essere incaricato di chiamare i fornitori e un altro per il confronto dei prezzi. Qualunque cosa tu scelga di fare, devi avere un processo che delinea le regole di acquisto in modo che tutti lo facciano allo stesso modo e realizzino ogni attività.
Analizza la spesa
Per analizzare la spesa, è necessario condurre un’analisi della spesa. Questa analisi è una revisione dettagliata di come si spende, ed è fondamentale per rivedere al fine di migliorare il sistema di approvvigionamento. Assicurati di analizzare ogni fattore che influenza il prezzo dei prodotti, come ad esempio:
- costi delle Materie prime
- i costi di Inventario (compresi i requisiti di spazio, di riscaldamento e di assicurazione)
- spese di Trasporto
- Fornitore oneri
- termini di Pagamento
- costi di Spedizione
Da migliorare questo aspetto del vostro ufficio acquisti, si può risparmiare abbastanza soldi per altre aree di business, come il marketing, la e l’assunzione di più dipendenti, come si cresce.
Analizza la domanda
Per analizzare la domanda, è necessario scoprire le esigenze essenziali della vostra azienda quando si tratta di acquistare. Concentrati solo sulle decisioni di acquisto critiche che prendi. Per fare questo, potrebbe essere necessario riscrivere le politiche interne che includono nuovi criteri che determinano quali prodotti e servizi sono essenziali.
Dovrai anche concentrarti sulla quantità. Se stai acquistando alla rinfusa per un prezzo inferiore, considera quanto ti costa conservare oggetti che potresti non aver bisogno per i mesi a venire.
Potresti prendere in considerazione l’acquisto di beni più economici dall’estero. Tuttavia, l’acquisto da fornitori stranieri comporta costi che potrebbero non valerne la pena, come costi di spedizione più elevati. Poiché ci sono anche differenze di tempo, puoi anche aspettarti un ritardo, quindi non è consigliabile utilizzare questi fornitori per gli articoli di cui hai bisogno immediatamente.
Riduci la complessità
Puoi semplicemente acquistare più parti o merci standard dai fornitori invece degli articoli personalizzati più costosi. Se questo è possibile per la tua azienda, parla con i tuoi fornitori per assicurarti che gli acquisti si adattino alle tue esigenze e che non stai spendendo troppo su articoli personalizzati. Se hai un buon rapporto con il tuo fornitore, non dovrebbero avere problemi ad aiutarti a tagliare i costi, perché continuerai a fare acquisti che avvantaggiano sia la tua attività che la loro.
Costruire partnership strategiche
Costruire partnership è facile. Tuttavia, la costruzione di partnership strategiche può essere difficile per alcune imprese. Se si lavora con un sacco di fornitori, ti consigliamo di iniziare a ridurre l’elenco e provare a lavorare con solo pochi.
Se si lavora con un minor numero di fornitori, è possibile risparmiare tempo e risorse. Sarai anche in grado di costruire relazioni migliori perché hai meno aziende con cui lavorare.
I tuoi fornitori si sentiranno onorati perché sono stati scelti per essere i pochi con cui fai affari. Questo vi aiuterà a continuare a costruire relazioni in modo che ci si può aspettare una maggiore flessibilità da loro quando si tratta di vostre esigenze.
Ricorda sempre che la tua partnership dovrebbe essere reciprocamente vantaggiosa. Dovresti aiutarli ad avere successo tanto quanto ti stanno aiutando. Quando si negozia, tenere a mente che dovrete aiutarli a vedere come entrambe le parti possono beneficiare. Ciò contribuirà a stabilire la fiducia tra voi e loro in modo che si può continuare ad avere successo.
Valuta i fornitori
Una volta che hai un elenco più piccolo di fornitori con cui lavorare, assicurati di valutarli regolarmente. È possibile stabilire il proprio sistema per valutare le loro prestazioni, ma assicurarsi di includere questi fattori:
- Flessibilità
- Tempi di consegna
- Costi
- Qualità del servizio
Avere a disposizione un documento per la revisione dei fornitori li aiuterà anche a vedere dove le loro prestazioni possono essere migliorate, il che può aiutare la tua azienda e la loro in quanto hanno più acquirenti con cui si occupano.
Investire nel software di gestione degli ordiniacquistare il software degli ordini. software di approvvigionamento
Nell’età moderna, ci sono così tanti strumenti tecnologici che possono aiutare la tua azienda a crescere e avere successo. Il processo di approvvigionamento potrebbe essere stato una volta abbastanza semplice da giustificare l’uso di un foglio di calcolo. Tuttavia, man mano che cresci, troverai più errori umani e complicazioni che rendono impraticabile l’utilizzo di processi manuali.
Molte PMI iniziano a utilizzare QuickBooks per aiutarli a inviare ordini di acquisto più rapidamente creando un ordine di acquisto QuickBooks, che riempie automaticamente i campi per te. Mentre l’automazione è la chiave del successo nell’età moderna, questo programma non può fare tutto il necessario quando si tratta di approvvigionamento. Invece, gli utenti possono integrare Bellwether con QuickBooks per:
- Invio fatture in ePMX
- a Tre vie Fatture (PO, Ricevuta, scontrino e Fattura)
- Ponte fatture in QB per il pagamento
Integrato in materia di appalti software vi aiuterà a gestire tutti i giorno per giorno le funzioni del processo di acquisto in modo che si può risparmiare tempo e denaro, mentre i vostri dipendenti concentrarsi su attività più importanti, come la costruzione di relazioni con i fornitori.
Per le aziende che desiderano risparmiare tempo e denaro, un robusto software per gli ordini di acquisto può aiutarti a gestire le relazioni fornitore/ fornitore, trovare le migliori offerte e trasformare i POs in fatture con pochi clic del mouse. Queste tecnologie rivoluzionano completamente il modo in cui gestirai gli acquisti, rendendo tutto, dalle acquisizioni ai processi di approvazione molto più semplice.