7 Strategie per migliorare l’efficienza di assunzione del paziente
È tipico per gli operatori sanitari sperimentare processi di assunzione del paziente lenti: ci possono essere infinite quantità di documenti e lunghi tempi di attesa, nonché procedure di archiviazione obbligatorie, che possono ritardare la velocità con cui i pazienti ricevono cure.
Tuttavia, come operatore sanitario, è fondamentale migliorare l’efficienza dell’assunzione del paziente, poiché le inefficienze possono dirottare le risorse e negare il trattamento medico a coloro che ne hanno più bisogno. Per evitare scarsi risultati, è importante capire non solo come garantire la conformità HIPAA per i coordinatori del paziente di assunzione, ma come risolvere eventuali soluzioni che miglioreranno ulteriormente i trattamenti sanitari e le operazioni quotidiane.
In questa guida, descriveremo sette strategie chiave per migliorare l’efficienza dell’assunzione del paziente per migliorare la qualità delle cure, nonché esplorare i numerosi vantaggi di una migliore efficienza. Dalla comprensione del processo di assunzione del paziente all’apprendimento di diversi modi per risolvere le inefficienze, abbiamo coperto!
Comprendere i processi di assunzione del paziente
Per prima cosa, esaminiamo esattamente quale sia il processo di assunzione del paziente, come ci si potrebbe chiedere, “cosa fa un coordinatore della cura del paziente?”
L’assunzione del paziente è il processo in cui un operatore sanitario raccoglie i dati del paziente per ottenere uno sguardo completo e olistico a ciascun paziente prima di fornire assistenza. In genere, un infermiere, receptionist, o servizio di segreteria ufficio medico raccoglierà:
- Informazioni sull’assicurazione
- Identificazione
- Informazioni sul pagamento
- Anamnesi
Queste informazioni vengono quindi archiviate utilizzando un sistema di archiviazione cartaceo o archivi della vecchia scuola, a seconda della tecnologia utilizzata all’interno dell’ufficio. Da lì, l’operatore sanitario può accedere ai documenti durante gli appuntamenti o trasferirli ad altri operatori sanitari o specialisti, se necessario.
Fortunatamente, con i progressi tecnologici del mondo, il margine di miglioramento per l’efficienza di assunzione del paziente è vasto. Le migliori strategie di assunzione dei pazienti possono liberare tempo per i pazienti e gli operatori sanitari, consentendo ai fornitori di dedicare il loro tempo a fare ciò che conta: diagnosticare e curare i loro pazienti.
Quindi, se vi state chiedendo come migliorare l’efficienza di assunzione del paziente, abbiamo coperto. Scaviamo.
#1: Vai senza carta con un database digitale
La transizione dai moduli cartacei ai moduli online può aiutare la struttura sanitaria a funzionare in modo più fluido e può aumentare l’accessibilità per i pazienti che non sono in grado di visitare l’ufficio.
È ottimale fornire a ciascuno dei dipendenti e dei pazienti un database online per accedere alle storie mediche e ai moduli online che potrebbero essere necessari per una particolare procedura o appuntamento. Ecco perché:
- Aumentare la sicurezza e la sicurezza: quando digitalizzi i tuoi documenti, è molto più difficile che i documenti vengano persi, rubati o distrutti da un’alluvione o da un incendio. Mantiene anche tutto in un unico luogo, che può essere facilmente accessibile da fornitori e pazienti.
- Aumentare la facilità-Quando i documenti sono digitali è molto più facile per i dipendenti per individuare rapidamente. È anche più facile compilare più moduli e tenere traccia dei file, oltre a aggiungerli nel tempo.
- Risparmiare denaro-Andando senza carta vi farà risparmiare denaro perché non dovrete comprare quasi quanto la carta per il vostro ufficio e si può risparmiare su inchiostro della stampante costoso. Può aiutare il tuo ufficio a ridurre anche i rifiuti.
- Cattura errori o informazioni mancanti-Se ci sono errori o elementi mancanti sui moduli di un paziente, il computer può rilevarlo. Si presta anche ad essere controllato da più occhi, il che significa che se qualcosa è storto, c’è un’alta probabilità che venga catturato.
Quando ai pazienti viene fornita la possibilità di fare i loro documenti in modo digitale, può migliorare l’efficienza di assunzione di un ospedale in modo esponenziale. Le informazioni vengono inviate e memorizzate direttamente nel sistema o nel database dell’ufficio, consentendo agli operatori sanitari di rivedere e tenere traccia delle informazioni facilmente.
#2: Fornire il lavoro di ufficio prima del tempo
Andare digitale fornisce anche il vantaggio di essere in grado di fornire il lavoro di ufficio per i vostri pazienti prima del loro appuntamento programmato con e-form e e-firme. Questo è un modo cruciale per ridurre il tempo di attesa del paziente e rendere l’intero processo più fluido ed efficiente:
- Diminuire il tempo in sala d’attesa – Invece di avere i pazienti sedersi in sala d’attesa per compilare una pila di moduli, operatori sanitari in grado di fornire i moduli prima del tempo in modo che i pazienti possono compilare i moduli sul proprio tempo, nel comfort della propria casa. Quando i pazienti arrivano in ufficio, possono rapidamente effettuare il check-in e iniziare il loro appuntamento senza il fastidio aggiunto di compilare moduli.
- Verificare la presenza di informazioni mancanti – Se i pazienti mancano qualsiasi forma o dimenticare di aggiungere la loro carta di assicurazione o fornire il loro ID, possono semplicemente aggiungere le informazioni digitalmente quando conveniente, piuttosto che presentarsi a un appuntamento senza le informazioni richieste e dover riprogrammare.
La maggior parte delle persone non piace compilare documenti, soprattutto se sono sotto qualsiasi tipo di stress o vincolo di tempo. Dare ai tuoi pazienti il lavoro di ufficio prima dell’appuntamento, con un’ampia quantità di tempo per completarlo, può aumentare significativamente la loro soddisfazione e migliorare anche il processo di assunzione in ufficio.
#3: Rendere il vostro sistema User-Friendly
Andare digitale è utile solo se si utilizza un sistema che è facile da navigare e user-friendly.
Quando si decide su un sistema digitale, una buona regola empirica è pensare a come i pazienti più anziani reagiranno al nuovo sistema. Cerca un database con caratteri grandi e schede e pulsanti chiaramente posizionati per evitare confusione.
Naturalmente, si dovrebbe sempre avere un professionista a portata di mano per rispondere a tutte le domande che i pazienti possono avere sulla navigazione del sistema, anche.
Ecco alcune cose da chiedersi quando si cerca di capire se i sistemi sono user-friendly:
- Si tratta di un sistema che funziona sulla maggior parte dei telefoni, tablet e computer?
- È facile accedere? O rende gli utenti scaricare applicazioni e software aggiuntivi?
- Ci sono difetti notevoli che possono confondere o riguardare i pazienti?
Fortunatamente, andare digitale significa che i tuoi sistemi possono essere aggiornati e migliorati se hai la tecnologia giusta. Ciò significa che se qualcosa non funziona perfettamente è possibile ruotare, ri-regolare e ripristinare il sistema per il successo.
#4: Mantenere i moduli il più concisi possibile
Quando si opera all’interno del settore sanitario, è importante che le informazioni sui pazienti siano inclusive, pertinenti e precise per offrire ai pazienti la migliore assistenza possibile. Come tali, forme disordinate o lunghe possono confondere i pazienti o impedire loro di riempirli accuratamente.
Per mitigare le inesattezze e fornire onnicomprensivo di cura, assicurarsi che le forme sono conciso con il seguente:
- Evitare di porre le stesse domande due volte
- Utilizzare lo stesso tipo di carattere e la dimensione in modo coerente in tutto il documento
- Essere consapevoli di utilizzo semplice e di facile lettura in lingua
#5: Automatizzare compiti noiosi ma necessari
Se si dispone di procedure specifiche che il personale deve seguire, come il completamento di una lista di controllo per esame camera clean-up, si può dare il vostro infermieri più tempo per fare il loro lavoro con la creazione di una lista di controllo digitale e automatizzato che può essere facilmente compilato su un computer o tablet
La maggior parte degli operatori sanitari forniscono compresse al loro personale che possono portare in ogni stanza e controllare ogni elemento come viene completato. Quando la lista di controllo viene aggiornata, il sistema rifletterà che la stanza è stata pulita ed è pronta per il prossimo paziente, riducendo i tempi di attesa del paziente e migliorando la comunicazione interna all’ufficio.
Liste di controllo automatizzate o moduli possono essere utilizzati anche per qualsiasi apertura interna, chiusura, o procedure di pianificazione che il vostro ufficio può implementare. I processi più snelli diventano il più veloce è possibile parlare con i pazienti e amministrare cure di alta qualità.
#6: Invia chiamate automatiche, e-mail e promemoria di testo ai tuoi pazienti
È prassi comune per gli operatori sanitari chiamare i pazienti per confermare gli appuntamenti. Mentre le telefonate di persona possono essere utili quando si risponde alle domande del paziente, è anche in termini di tempo per il personale ospedaliero e li toglie dalla cura del paziente.
Fortunatamente, i promemoria degli appuntamenti possono ora essere automatizzati per telefono, testo o e-mail, fornendo molti vantaggi, come ad esempio:
- Liberare il vostro personale-Eliminando i compiti che richiedono tempo come questi darà il vostro personale più tempo per concentrarsi su compiti cruciali, time-sensitive che hanno bisogno di tendere a, come la cura del paziente.
- Meno no-show-Anche se non ha bisogno di essere fatto di persona, è ancora una buona pratica per ricordare ai pazienti dei loro appuntamenti utilizzando e-mail, chiamata, o servizi di sms per evitare appuntamenti mancati o in ritardo. Alcuni promemoria automatici offrono anche ai pazienti la possibilità di aggiungere l’appuntamento al loro calendario, in modo che siano sicuri di presentarsi in tempo.
#7: Allena il tuo personale in modo efficiente sulla tecnologia (e renderli felici!)
Un sistema operativo sarà solo buono come la persona che lo gestisce. Se si passa attraverso il processo di digitalizzazione di ciascuno dei vostri processi di ufficio, anche prendere il tempo per formare correttamente il vostro personale su esattamente come ciascuno dei nuovi sistemi funziona e come si desidera alcune attività da eseguire.
Più il tuo staff sa come risolvere i problemi, meno problemi incontreranno con le comunicazioni e le operazioni sia del personale che del paziente. Come tale, il personale dovrebbe essere estremamente abile nell’aiutare i pazienti a capire come lavorare i sistemi e completare eventuali documenti in sospeso in modo tempestivo.
Oltre alla formazione del personale, è possibile tenere anche riunioni mensili in cui si valuta il livello di soddisfazione del personale sulle operazioni correnti del proprio ufficio. Uno staff felice è uno staff efficiente e mostrare loro che ti interessa il loro benessere può migliorare la qualità e l’efficienza operativa del tuo posto di lavoro.
Come Nexa può aiutarti a migliorare l’efficienza di assunzione dei pazienti
Digitalizzare il tuo posto di lavoro è il modo più efficace per migliorare l’efficienza di assunzione dei pazienti del tuo sistema.
Ecco dove entra in gioco Nexa. Gli esperti di Nexa possono aiutare a migliorare il processo di assunzione del paziente e massimizzare ogni opportunità di business. Più specificamente, Nexa è il vostro receptionist virtuale-i nostri servizi in grado di gestire le chiamate, testi, e-mail, vendite, e le esigenze di pianificazione.
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Fonti:
Fresia. Qual è l’assunzione del paziente? https://www.phreesia.com/2019/11/04/blog-what-is-patient-intake/
Assunzione. 4 Passi per semplificare qualsiasi processo sanitario. https://blog.intakeq.com/4-steps-to-streamline-any-healthcare-process/
Accesso. Processo di assunzione del paziente: 4 modi per migliorare la soddisfazione del paziente. https://www.accessefm.com/blog/patient-intake-process-4-ways-to-improve-patient-satisfaction