5 Passaggi per gestire il tuo progetto dall’inizio alla fine
In teoria, un progetto ha successo quando viene consegnato in tempo e in base al budget, entro i termini concordati dagli stakeholder partecipanti. In pratica, però, dovrai pianificare e assegnare risorse, affrontare ritardi e regolare le spese, il tutto assicurandoti che tutti siano sincronizzati.
Ma cosa fai quando hai poca o nessuna esperienza nella gestione di un progetto dall’inizio alla fine? Se questo è il tuo caso, i prossimi 5 passaggi serviranno da guida per configurare il tuo progetto attivo e funzionante. Daremo uno sguardo ad ogni dettaglio e vedere come un app di gestione del progetto come Paymo può aiutare lungo.
Concordare con gli stakeholder sul piano di progetto
Un piano di progetto è l’elemento chiave di un progetto di successo, che serve come tabella di marcia per il suo leader e gli stakeholder coinvolti. Contiene tre parametri in base ai quali viene misurato lo stato di avanzamento del progetto: l’ambito, la tempistica e il budget. Indica anche in quali circostanze possono verificarsi cambiamenti, nel caso in cui si verifichino deviazioni dal piano iniziale.
Dopo il suo completamento, le parti interessate lo esamineranno e lo accetteranno per avviare il progetto. E ‘ quindi essenziale che tutte le parti coinvolte siano d’accordo sui parametri concordati e sulle proprie responsabilità. Per fare ciò, crea una nota in Paymo e annota quante più cose possibili. Quindi collegalo al progetto una volta che tutti lo hanno approvato.
Crea un elenco di attività e raggruppale
A questo punto, devi identificare tutte le attività necessarie che porteranno all’adempimento dell’ambito. Questo potrebbe rivelarsi facile se hai gestito un progetto simile prima. Ma se stai entrando in acque inesplorate, la cosa migliore da fare è decodificare l’intero processo. Pensa al risultato finale e a cosa deve essere fatto per ottenerlo.
Annota tutte le attività richieste senza un ordine particolare, quindi raggruppale in elenchi di attività in base alla loro somiglianza. Se il progetto è più denso, puoi diventare più granulare e impostare un terzo livello di attività sotto forma di sotto-attività. Prestare attenzione però, come questo aggiunge complessità e rende il progetto difficile da seguire.
Budget di stima &costi per ogni attività
Una volta mappate le attività, devi fare la cosa che la maggior parte dei project manager teme: le stime, cioè quanto tempo ci vorrà per completare un’attività. Perché? Perché le stime iniziali sono spesso sbagliate. Non preoccuparti però, sarai più preciso una volta acquisita esperienza.
Ma per darti un vantaggio, ci sono tre tipi di attività: attività che hai fatto prima, attività che non hai fatto prima ma hai un’idea su come affrontarle e attività che non hai fatto prima e non hai idea della loro logistica. Per il primo tipo si conosce già il budget temporale e si possono calcolare i costi derivati dalla tariffa oraria media. Per il secondo tipo si stima in base alla propria intuizione e si moltiplica il budget per 1,5-2, e per il terzo tipo si moltiplica il budget per 3. Se questo suona troppo, ricorda: è sempre meglio promettere molto e overdeliver.
Monitorare e misurare i progressi del progetto
Hai già deciso l’ambito del progetto, i budget stimati delle attività e stabilito una timeline del progetto. E adesso? È necessario monitorare il progetto su base giornaliera per garantire che tutti i parametri concordati siano soddisfatti. Per fare ciò, devi definire un insieme di metriche, a seconda di cosa significa successo per te. Ad esempio, se sei interessato a inchiodare la scadenza a causa di vincoli specifici del progetto, misurerai la metrica della variante di pianificazione. Questo mostra come il progetto varia rispetto alla pianificazione iniziale e quali attività sono in ritardo. Se la soddisfazione degli stakeholder è più importante per te, pubblicherai un sondaggio sulla soddisfazione e misurerai l’output.
Una volta impostato, devi semplicemente misurarli regolarmente. Si potrebbe desiderare di utilizzare un cruscotto personalizzabile in un sistema di gestione del progetto che fornisce i dati in tempo reale. Il vantaggio è che puoi vedere l’intero progresso del progetto in un’unica vista, senza dover passare da un’app all’altra.
Tieni traccia del tempo e vieni pagato
Non dimenticare di tenere traccia del tempo per ogni attività in parte e classificarlo in ore fatturabili rispetto a quelle non fatturabili. In questo modo determinerai se sei coerente con l’ambito del progetto. La pratica ti aiuterà anche a fatturare i tuoi clienti e ad essere pagato per il lavoro effettivo, rimuovendo le ipotesi dall’equazione. Imbarazzanti controversie prezzo finale sono quindi evitati, mentre si sono ritenuti responsabili.