5 Cose da fare prima dell’inizio della riunione
Abbiamo tutti mostrato fino a quella riunione.
Quello senza scopo. Quello senza preavviso o dettagli. E quello in cui nessuno poteva nemmeno trovare dove si teneva l’incontro.
Finisce per essere uno spreco di tempo per tutti.
Per garantire che il tuo incontro sia un successo, devi prepararti in anticipo.
Essere pronti prima della riunione
Ciò che voi e il vostro team uscire da una riunione dipende da ciò che si mette in riunione in preparazione.
“Non è un incontro se non ti prepari in anticipo.”(Tweet questa citazione)
Per evitare una riunione sprecata, è necessario essere pronti per la riunione prima che inizi.
Ecco 5 cose da fare prima dell’inizio della riunione:
- Invia inviti in anticipo-Le riunioni non dovrebbero essere affari dell’ultimo minuto. A nessuno piace ricevere un invito alla riunione del giorno stesso. Per un incontro formale, gli inviti dovrebbero andare almeno 2-3 giorni prima del tempo.
- Distribuire un ordine del giorno – Una riunione senza un ordine del giorno è solo un free-for-all. Crea un ordine del giorno e distribuiscilo ai partecipanti in modo che possano essere pronti a discutere gli argomenti.
- Fornire materiali di revisione-Se ci sono materiali avanzati che devono essere rivisti, assicurati di fornirli abbastanza presto che i partecipanti possano effettivamente leggerli. Altrimenti, il tuo incontro diventerà una ” sessione di lettura.”Questo non è un uso produttivo del tempo di nessuno.
- Prenota spazio per riunioni – Tutti abbiamo avuto l’esperienza di provare ad andare a una riunione solo per scoprire all’ultimo momento che non esiste un luogo di incontro collegato all’invito. Assicurati di prenotare uno spazio di riunione adeguato che si adatti al numero di partecipanti e al lavoro da realizzare.
- Set Meeting Expectations-Forse, la cosa più importante che si può fare prima della riunione è quello di impostare l’aspettativa di, ” Qual è l’obiettivo della riunione?”Alla gente piace sapere in anticipo perché stanno frequentando. Imposta l’incontro con uno scopo. Sii descrittivo con il tuo argomento di riunione. “Catch-up” non è un buon argomento di incontro. “Briefing sullo stato del Progetto XYZ” è molto meglio e porterà a un incontro più mirato.
Non è una riunione Se non si prepara in anticipo
La maggior parte delle riunioni sono un fallimento prima ancora di iniziare.
In molte aziende, le riunioni sono così disfunzionali che rappresentano la più grande perdita di tempo sul posto di lavoro.
Preparati per le tue riunioni in anticipo e saranno un uso più efficace del tempo di tutti.