5 Consigli importanti per la pianificazione di un evento all’aperto
Con l’estate appena dietro l’angolo, sempre più eventi all’aperto vengono ospitati nei grandi spazi aperti. E perche ‘ non dovresti? Soprattutto se vivi in regioni fredde o in Canada, il bel clima caldo arriva solo pochi mesi all’anno. Tanto vale approfittarne mentre è qui!
L’outdoor può creare opportunità uniche e grandi parchi o strutture per conferenze spesso offrono spazio per grigliate e sport organizzati. Meglio di tutti, il bel tempo eccita le persone. Tutto ciò che ha detto eventi all’aperto presentano una nuova serie di sfide, complicazioni e preoccupazioni logistiche.
Ecco alcuni fattori importanti che dovrai considerare se organizzi un evento all’aperto:
1. Assicurati che il tuo evento funzioni in un ambiente esterno
Non tutti gli eventi funzioneranno fuori porta. Se stai eseguendo una conferenza di tecnologia o ingegneria, ad esempio, probabilmente è meglio prenotare un centro congressi. Prima di impegnarti a gestire un evento all’esterno, considera la funzione principale e gli obiettivi principali del tuo evento. Se anche uno o due dei tuoi obiettivi non possono essere raggiunti, non andare fuori.
2. Assicurati che ci sia un luogo adatto (e ottieni i permessi appropriati)
Una volta che sei certo che il tuo evento possa effettivamente essere eseguito all’esterno, vorrai quindi rintracciare un luogo adatto. Ci dovrebbe essere un sacco di parchi e sale da concerto all’aperto nella tua città che si può fare uso. Esattamente come faresti con una struttura interna, lavora con la gestione del sito e comprendi la capacità, i servizi e le attività che ogni struttura esterna può gestire correttamente.
Una volta che avete scelto la vostra sede di cui per acquisire i permessi adeguati. In caso contrario, è un modo infallibile per arrestare il tuo evento.
3. Prestare attenzione al tempo-e hanno un piano di backup
Dal momento che il vostro evento è in esecuzione al di fuori, è assolutamente fondamentale che si prevede per il tempo inclemente e monitorare le previsioni meteo come giorno dell’evento si avvicina.
Determina con largo anticipo la tua strategia “giorno di pioggia”: si può facilmente spostare il vostro evento all’interno, sarà padiglioni portatili fornire una copertura sufficiente, si hanno tende installazione pioggia o sole, si rinviare o annullare l’evento. Le risposte a queste domande informeranno molte altre decisioni di pianificazione.
Conosci le tue responsabilità di costo, le opzioni assicurative e i dettagli del contratto nel caso in cui il tempo inclemente porti a cancellazioni o danni; ciò si riferisce al noleggio di attrezzature e locali, servizi di catering, sicurezza, ecc.
4. Non dimenticare la tua attrezzatura
Solo perché stai eseguendo le cose all’aperto non significa necessariamente che non avrai bisogno di attrezzature. Esecuzione di cose all’aperto rende un po ‘ più complicato, ma è probabile che ancora bisogno di illuminazione, sistemi audio, altri tali elettronica e forse anche l’accesso Wi-Fi. La vostra sede può avere un generatore portatile o si potrebbe investire in uno.
Suggerimento: prolunghe, duck tape e cavi di sincronizzazione sono un evento all’aperto pianificatori migliore amico; tenere percorsi in mente quando si stabilisce fili, e prestare attenzione alle centrali elettriche.
5. Mantieni i tuoi ospiti a proprio agio
A volte, potresti ospitare un evento all’aperto in una struttura appositamente progettata per un’occasione del genere. Se è così, è fantastico! Una delle parti più difficili del vostro lavoro è preso cura di! Altrimenti, beh you hai un po ‘ di lavoro davanti a te.
È necessario vedere servizi come posti a sedere e tavoli, illuminazione (se un evento serale) e, soprattutto, dependance e servizi igienico-sanitari. Considerare se ombra naturale disponibile, o ventilatori elettrici sono un’altra idea. Si sta anche andando a voler mantenere una fornitura costante di acqua potabile e cibo a disposizione. Questo bocconcino potrebbe non attraversare la vostra mente, ma vale la pena controllare lo stato di controllo dei parassiti della zona. Un matrimonio sulla spiaggia con tafani non è divertente!
Un altro suggerimento: salviette per le mani e disinfettante, crema solare e spray per insetti, coperte leggere e un kit di pronto soccorso possono tornare utili.
L’estate è qui e barbecue, matrimoni all’aperto e gite in ufficio sono dietro l’angolo. Abbraccia il bel tempo e pianifica un affare all’aperto, ma copri le tue basi e goditi ciò che Madre Natura ha in serbo!
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