4 Modi per aiutare gli altri ad essere più concisi
E ‘ successo di nuovo. Nonostante i vostri migliori sforzi per evitarlo, sei bloccato su una riunione online, ascoltando il ragazzo che prende 15 minuti per spiegare nulla.
Quando qualcuno finalmente ottiene una parola, ascolta un po’, ma improvvisamente interrompe quando si rende conto che ha dimenticato, “Un altro dettaglio.”Cinque minuti dopo, sta ancora parlando e stai pensando a tutte le cose migliori che potresti fare.
Quando ci imbattiamo in questo, la risposta predefinita per molti di noi è lamentarsi della persona o strategizzare su come risolverli. La domanda che mi viene spesso posta è:
Come posso ottenere questo ragazzo di essere più conciso?
La cattiva notizia? Non molto, a meno che:
- Sono pienamente consapevoli del problema.
- Vogliono davvero migliorare.
Raramente sono entrambe queste cose vere. Ho visto molti leader perdere tempo e risorse cercando di” aggiustare ” le persone.
Ecco la notizia migliore: stai facendo la domanda sbagliata.
È molto più probabile spostare l’ago con gli individui se l’organizzazione nel suo complesso apprezza la comunicazione concisa. Quando questo è il caso, più persone prenderanno provvedimenti per sostenerlo. Ecco quattro modi per guidare la tua squadra in una comunicazione concisa:
Centra le persone sul pubblico
La maggior parte delle persone, quando prepara una presentazione, un rapporto o un briefing, apre un PowerPoint vuoto e si chiede: “Cosa dovrei mettere in questa presentazione?”Faranno anche porre questa domanda ai colleghi, e voi.
È la domanda sbagliata. Quando lo senti, è un’opportunità immediata per il coaching, anche se sei un pari o subordinato alla persona che chiede.
Una domanda molto migliore è: “Cosa deve sentire il tuo pubblico?”Una volta che la strategia è centrata sulle esigenze del pubblico, che fornisce il quadro per ciò che deve essere detto. Se non risponde a un bisogno del pubblico, è estraneo.
Quando la risposta a questa domanda non è chiara, i migliori leader consentono alle persone di trovare una risposta a questa domanda, prima di fare qualsiasi altra cosa.
Chiama Meeting Hogs
Non puoi (e non dovresti) entrare in ogni interazione, ma se stai eseguendo una riunione, imposta il tono. Quando qualcuno inizia ad andare avanti e avanti, allenatore dicendo:
Non sembra un dettaglio di cui tutti hanno bisogno. Così possiamo mantenere il nostro ordine del giorno, qual è la linea di fondo che tutti abbiamo bisogno di sapere?
Sii gentile, ma fermo. Dopo aver sentito questo in alcune riunioni, la maggior parte delle persone si presenterà con messaggi più concisi.
Naturalmente, questo presuppone che tu abbia un ordine del giorno. In caso contrario, inizia qui: quattro pratiche per condurre un incontro efficace.
Termina le riunioni in anticipo
Sul suo volto, questo può sembrare estraneo alla concisione, ma la dice lunga sulla cultura del team. I leader che riempiono ogni momento di ogni incontro permanente perdono l’opportunità di dimostrare che stanno curando ciò che è più importante.
Naturalmente le squadre devono incontrarsi per produrre il lavoro migliore e quel tempo dovrebbe essere usato bene. Quando di tanto in tanto terminare una riunione in anticipo o saltare tutto insieme, si dimostra a tutti che apprezzi la comunicazione concisa troppo.
Impiegare standard di stile
Praticamente ogni marchio aziendale globale ha standard per l’uso di loghi, colori, font e grafica nelle comunicazioni. Ogni istituzione accademica di nota utilizza una guida di stile popolare per la formattazione dei documenti per garantire la formattazione coerente e facilità per i lettori.
Puoi anche impostare l’aspettativa con il tuo team su una comunicazione concisa. Gli standard chiave per attività di alto profilo possono essere articolati, come ad esempio:
- I rapporti dei clienti possono essere emessi fino a cinque pagine.
- E-mail ai nostri fornitori sono 500 parole o meno.
- Affrontiamo tutti i punti previsti all’ordine del giorno della riunione.
Si noti che questi standard descrivono a cosa mirare, non cosa evitare. Naturalmente ci saranno eccezioni, ma si imposta il tono per lo standard da soddisfare nella maggior parte delle situazioni.
Quando tutto il resto fallisce, prova questo
Anche la cultura della comunicazione più sana non influenzerà sempre i peggiori trasgressori. Se hai provato quanto sopra e hai ancora problemi, ecco le abitudini 6 per impedire alle persone di sprecare il tuo tempo.